Los contratos laborales son acuerdos donde ambas partes se comprometen a cumplir con una serie de obligaciones respaldadas por la ley. Como una carta de instrucciones donde se definen los compromisos y se previenen malentendidos.
Se trata de un documento de suma importancia, ya que garantiza a empleadores y trabajadores unas condiciones claras y seguras.
Las organizaciones deben gestionar contratos de forma continua: supervisar vencimientos, tramitar renovaciones, localizar información... Una tarea que puede convertirse en un verdadero reto en grandes empresas y que, hoy en día, se simplifica gracias a herramientas como los software para gestión de contratos.
Tanto si tienes una empresa como si trabajas de forma independiente o eres empleado de una organización, te interesa conocer los elementos de un contrato y familiarizarte con ellos para evaluarlo correctamente. En este artículo, te los explicamos de forma clara y sencilla.
Índice:
- ¿Por qué es importante conocer las partes de un contrato en el mundo empresarial?
- Elementos esenciales de un contrato
- Anatomía de un contrato
- Consejos antes de firmar - Qué revisar en las partes de un contrato
- Cómo la gestión documental puede ayudarte a gestionar tus contratos
- Conclusión
¿Por qué es importante conocer las partes de un contrato en el mundo empresarial?
Es esencial conocer los elementos de un contrato y familiarizarse con ellos para tener herramientas con las que poder evaluarlo. Entender cómo se construye un contrato no se trata de un mero formalismo, ni tampoco requiere estudiarse profundamente las leyes, los reales decretos o el Código Civil para comprenderlo. Pero saber los elementos básicos que han de aparecer en un contrato y lo que significan es una herramienta fundamental de protección.
Los contratos suponen un modo de garantizar que los acuerdos se cumplan, minimizando los riesgos legales y facilitando la negociación y resolución de conflictos.
Un contrato bien estructurado fortalece tu posición y mejora tu competitividad.
Elementos esenciales de un contrato
Para que un contrato sea válido, debe incluir tres elementos esenciales: el sujeto, el objeto y la causa.
Sujeto
Para que un contrato tenga validez ha de existir un acuerdo entre las partes. Ambas partes aceptan, de manera libre y consciente, los derechos y obligaciones con los que se vinculan en ese contrato. Este principio se apoya en dos conceptos fundamentales:
- Capacidad.
- Consentimiento.
Ambos deben concurrir plenamente. Todas las partes deben tener la capacidad legal para firmar el contrato y el conocimiento necesario para aceptar libremente sus condiciones, comprendiendo sus obligaciones y consecuencias, sin mediar coacción o intimidación.
Ejemplos de personas que no tendrían capacidad legal para firmar un contrato son los menores de 18 años, las personas bajo los efectos del alcohol u otras sustancias, o quienes no comprendan el idioma en el que está redactado el contrato.
Objeto cierto
El objeto del contrato son las obligaciones que asumen las partes: los bienes o servicios que serán entregados o prestados conforme a lo pactado.
El objeto debe ser posible, lícito y determinado o determinable. Según el código Civil, que tiene varios artículos que refieren al objeto del contrato, “pueden ser objeto del contrato todas las cosas que no están fuera del comercio de los hombres, aun las futuras e igualmente todos los servicios que no sean contrarios a las leyes o a las buenas costumbres”.
Causa de la obligación
La causa es la razón que motiva a las partes a comprometerse. Puede ser económica, de colaboración, de servicio, entre otras.
- En un contrato de compraventa, la causa es la entrega o la promesa de dar algo a cambio.
- En un contrato de prestación de servicios, la causa es el servicio que se remunera.
- En un contrato de donación, la causa es la voluntad de donar.
El Código Civil no distingue claramente entre la causa del contrato y la causa de la obligación, lo que puede generar cierta confusión. Lo esencial es recordar que un contrato sin causa, o con una causa ilícita, es nulo.
Anatomía de un contrato
Una vez que conocemos los elementos esenciales, veamos cómo suelen organizarse en la estructura de un contrato.
Título
El título es donde se indica la naturaleza del contrato. Debe reflejar el acuerdo de forma concisa y clara.
Tradicionalmente, los contratos españoles constaban de un encabezamiento con los nombres y datos de las partes, la introducción con los considerandos y las cláusulas numeradas. Pero la influencia anglosajona ha introducido, además, el uso de los títulos o encabezados (titles o headings) que anticipan el contenido de cada cláusula para facilitar su comprensión.
Lugar y fecha
El lugar y la fecha de celebración del acuerdo aparecen tanto en el encabezado como en el cierre del documento.
Esta información es fundamental, ya que no solo da validez al contrato, sino que también permite determinar la jurisdicción competente en caso de conflicto.
Identificación de las partes
El contrato debe incluir siempre los datos personales de las partes implicadas: personas físicas o jurídicas.
Ha de recoger el nombre o razón social, el número de identificación fiscal, domicilio o sede fiscal o los datos del representante legal, si lo hubiera.
Exposición/Antecedentes/Considerando
También denominada preámbulo o introducción, esta sección recoge los antecedentes y las razones que motivan la firma del contrato.
Además, sirve para aclarar posibles ambigüedades o explicar términos técnicos que serán relevantes en el desarrollo del acuerdo.
Cláusulas (cuerpo del contrato)
El clausulado, parte dispositiva, es donde se recogen los pactos, derechos y obligaciones de las partes. Estas son algunas de las cuestiones que suelen abordarse en las distintas cláusulas:
- Objeto del contrato: especifica aquello a lo que se obligan las partes, como la prestación de un servicio o la compraventa de un bien.
- Obligaciones de las partes: son los compromisos y deberes que adquieren las partes en virtud de lo pactado.
- Precio y condiciones de pago: recoge los montos, plazos y las formas de pago.
- Duración y vigencia: estipula el periodo en el que el contrato está en vigor.
- Condiciones de terminación o resolución: regula la forma o los motivos por los que se puede terminar el contrato.
- Garantías: incluyen compromisos adicionales que aseguran el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
- Propiedad intelectual e industrial: regula el uso y explotación de los derechos de autor y sobre invenciones, marcas u otras creaciones.
- Protección de datos (RGPD, etc): establece las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales y asegura el cumplimiento de las normativas aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Limitación de la responsabilidad: establece un tope a las indemnizaciones que una parte deberá afrontar en caso de incumplimiento o daños derivados del contrato.
- Cesión de contrato: determina si es posible transferir el contrato a terceros y bajo qué condiciones.
- Fuerza mayor: libera a las partes de sus obligaciones en caso de eventos imprevisibles e inevitables, como guerras, huelgas o desastres naturales.
- Legislación aplicable, jurisdicción, arbitraje: la legislación aplicable determina qué leyes regirán el contrato y la resolución de disputas; la jurisdicción indica los tribunales que tendrán competencia y el arbitraje es la alternativa donde las partes deciden resolver el conflicto mediante un árbitro o tribunal arbitral en vez de los tribunales ordinarios.
- Canales para notificaciones: son los medios establecidos para comunicar información relevante a las partes.
- Proceso para modificaciones: estipula el procedimiento para introducir cambios en los términos del acuerdo.
- Cláusula de integridad / Acuerdo completo: establece que el contrato constituye el único acuerdo entre las partes, dejando sin efecto cualquier negociación o comunicación previa no recogida en el documento.
Anexos
Los anexos son documentos que se incluyen en un contrato para añadir detalles, modificar cláusulas, incluir nuevas disposiciones o aportar información adicional.
Permiten ampliar o ajustar las condiciones del acuerdo sin necesidad de reescribir o sustituir el contrato original.
Firmas
Las firmas son fundamentales para expresar la aceptación y consentimiento de las partes involucradas.
Hasta hace poco los contratos solo podían firmarse de forma presencial, pero hoy en día, gracias a la firma electrónica, reconocida legalmente en muchos países, es posible firmar contratos de manera remota con plena validez jurídica.
Consejos antes de firmar - Qué revisar en las partes un contrato
Firmar un contrato es asumir una serie de compromisos legales importantes, por ello es fundamental verificar todo el contenido del mismo, especialmente estos puntos:
- Verificar que todos los datos personales y de la empresa sean correctos.
- Confirmar que las obligaciones, derechos y plazos estén claramente definidos.
- Asegurarse de comprender todas las cláusulas y, en caso de duda, consultar con un especialista.
- Revisar que todos los anexos mencionados estén efectivamente incluidos y sean comprensibles.
Cómo la gestión documental puede ayudarte a gestionar tus contratos
Gestionar contratos no consiste solo en redactarlos y firmarlos: también implica archivarlos, controlar sus vencimientos para renovarlos, buscar información relevante, y verificar los plazos de cancelación. Es un trabajo minucioso, en el que cualquier error puede tener graves consecuencias.
Gracias a la gestión documental, hoy es posible automatizar muchos de estos procesos, incluidos los de aprobación. Además, la digitalización de documentos impresos permite protegerlos del deterioro y de riesgos como el robo de datos, gracias a sistemas de almacenamiento seguros.
Algunos software de gestión documental incluyen específicamente un software de gestión de contratos, como DocuWare, que ofrece todas estas funcionalidades mencionadas, y muchas otras, para configurar procesos contractuales de forma segura y transparente.
A continuación, te contamos algunas funcionalidades clave que debe ofrecer un buen software de gestión documental.
Búsquedas
Cuando se manejan numerosos contratos o se necesita localizar un dato específico con rapidez, no es viable revisar manualmente todos los archivos. Un software de gestión documental permite acceder a la información relevante en cuestión de segundos.
Con DocuWare, los contratos se almacenan en un archivador electrónico seguro y centralizado, lo que facilita la búsqueda y recuperación de documentos, así como el acceso a sus detalles e historial de manera rápida e intuitiva.
Control de versiones
El control de versiones evita confusiones y trabaja siempre sobre el documento actualizado.
Con Docuware, cada vez que se realizan cambios en un contrato, se genera una nueva versión, permitiendo acceder a todas las versiones anteriores y conocer quién realizó cada modificación. Esto aporta un nivel extra de seguridad en la gestión de documentación sensible.
Flujos de trabajo
Muchas tareas pueden automatizarse para agilizar los flujos de trabajo, haciéndolos más eficientes y seguros.
Entre las tareas que pueden automatizarse destacan las revisiones, las respuestas a solicitudes, las aprobaciones y las renovaciones de contratos. Además, se puede contactar automáticamente a las partes interesadas y mantener una trazabilidad completa del proceso de aprobación, lo que se traduce en un ahorro considerable de tiempo y costes.
Seguridad y acceso
Asegúrate que el software que contrates tenga medidas de seguridad para la información sensible.
Con soluciones como las que ofrece DocuWare, los contratos se almacenan de forma segura en un archivador electrónico centralizado. Además, el acceso a los documentos puede configurarse individualmente según la función y responsabilidad de cada trabajador, permitiendo restringir el acceso a los contratos confidenciales a departamentos o personas autorizadas.
Compliance
Es fundamental trabajar con herramientas que te garanticen cumplir con las normativas de protección de datos, archivado y auditorías de manera sencilla.
Contar con un software para gestión de contratos como el de DocuWare te permite centralizar toda esta actividad, agilizar tus procesos y reducir riesgos. Desde la firma hasta el control de vencimientos mediante alertas automáticas, todo está pensado para que tus contratos estén siempre bajo control.
Conclusión
Un contrato bien construido es la base de cualquier relación comercial sólida. Por ello es tan importante conocer qué elementos debe contener y cómo gestionarlo a lo largo del tiempo.
Y para hacer que todo resulte mucho más sencillo, la clave está en apoyarse en herramientas digitales especializadas, como las soluciones de DocuWare.
Si quieres que te contemos cómo tu departamento legal podría beneficiarse de nuestras soluciones, contáctanos y te lo explicamos en detalle. ¿Firmamos el contrato?
