Cuando sus empleados no pueden acceder a los documentos empresariales necesarios, se crea un cuello de botella que reduce su productividad y la eficiencia de procesos. Veamos un ejemplo: Supongamos que un administrativo del departamento de cobros llama a un cliente para preguntar por qué no se ha abonado una factura que ya ha vencido. El cliente responde que el producto que le han enviado no es el que el agente de ventas le prometió en su propuesta.
Para resolver el problema y cobrar la factura, el administrativo debe averiguar qué es lo que le prometió el agente de ventas. Desafortunadamente, el agente guardó la propuesta en su disco duro local, de manera que el administrativo solo puede ver que hay una factura pendiente. Por lo tanto, este asunto queda en punto muerto hasta que se puedan responder estas cuestiones.
La situación anterior presenta uno de los problemas típicos que se dan cuando se archivan documentos en varias ubicaciones físicas o electrónicas: muchas veces los compañeros o miembros del equipo no pueden acceder a los documentos cuando los necesitan. Estos silos de documentos no tardan en convertirse en importantes lastres para toda la organización. Para superar estos obstáculos, debe ser capaz de identificar los silos de su organización y eliminar las barreras mediante un sistema de gestión documental o un sistema de gestión de contenido empresarial.
¿Qué es exactamente un silo de documentos?
Podría definir un silo de documentos como una ubicación de archivado que no permite a sus empleados recuperar de forma rápida y fácil todos los documentos relacionados con un proceso empresarial.
En primer lugar, se crean silos de documentos al utilizar distintos formatos de documentos: documentos en papel en archivadores, mensajes de correo electrónico en carpetas de Outlook, archivos de MS Office en discos duros locales o servidores, o bases de datos independientes que albergan documentos de plataformas empresariales como software de contabilidad y gestión de relaciones con clientes (CRM).
Asimismo, los distintos departamentos, por ejemplo Ventas, Contabilidad o Producción, suelen crear sus propios silos de documentos al utilizar sus propios procedimientos y estructuras de archivado para sus documentos.
Estos dos tipos de silos hacen que encontrar todos los documentos apropiados para una transacción o un expediente de cliente sea muy lento y laborioso y que, a menudo, sea necesario preguntar a varios compañeros.
Cómo detectar sus silos de documentos
Estas son algunas de las señales que indican que tiene un problema con silos de documentos:
1. Dispone de documentos en distintas ubicaciones de archivado, tanto físicas como electrónicas, lo cual deriva en tediosas búsquedas.
2. Los empleados no disponen de los niveles de acceso necesarios y tienen que ponerse en contacto con otros compañeros para obtener los documentos.
3. Los empleados utilizan varias versiones de un mismo documento.
4. Hay archivos duplicados en los discos duros locales, las carpetas de correo y los recursos compartidos.
Para mejorar la eficiencia de procesos, elimine estos silos de documentos, libere a sus empleados de tediosas búsquedas para dar con los documentos necesarios, y reduzca la dependencia de la organización respecto a determinados departamentos o personas para obtener acceso a documentos o datos.
Erradicación de silos mediante la gestión documental
La única forma de eliminar por completo estos silos es implementar un sistema de gestión documental o un sistema de gestión de contenido empresarial. Básicamente, estas plataformas capturan todos los documentos de su organización, los archivan de forma electrónica en una ubicación central y, posteriormente, los organizan e indexan para crear una estructura coherente.
Gracias a la gestión documental digital, todos los silos de documentos de su empresa se sustituyen con una sola ubicación de archivado de documentos, que se conoce como el «archivador de documentos» o «depósito de documentos». Esta ubicación central permite al personal de la empresa archivar y recuperar documentos rápidamente, y utiliza potentes herramientas automatizadas de indexación y búsqueda para encontrar información sobre transacciones empresariales, clientes y otros criterios específicos.
Por descontado, puede asignar derechos de acceso muy específicos a cada usuario para que solo puedan ver los documentos que se correspondan.
Por otra parte, es obvio que no puede vaciar sus silos y crear una montaña de datos desestructurados, ya que ello no le permitiría encontrar y consultar la información necesaria sin tener que filtrar primero todos los datos no pertinentes. Es por esta razón que los sistemas de gestión documental eficaces también indexan y estructuran la información de formas inteligibles para su organización, y alinean los documentos con transacciones empresariales específicas.
No deje que silos de documentos generen frustración en sus empleados ni que creen cuellos de botella que mermen su productividad. La implementación de un sistema de gestión documental digital es una muy buena forma de mejorar su eficiencia de procesos.
