Cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, es necesario coordinar la prevención para evitar que los riesgos de una actividad afecten a las demás. Esto es precisamente la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), un conjunto de medidas que permite compartir información, organizar las actuaciones preventivas y comprobar que todas las empresas cumplen los requisitos necesarios.
DocuWare reduce la complejidad de la gestión documental digital
Como es comprensible, la documentación CAE puede multiplicarse rápidamente: certificados, evaluaciones, seguros, autorizaciones, acreditaciones… Y, entre tantos archivos, no es difícil que justo el documento más urgente termine perdido en una cadena de correos. Una correcta gestión documental CAE permite centralizar la información relacionada con la prevención de riesgos, comprobar que está actualizada y facilitar su consulta siempre que sea necesaria.
En este artículo te damos las claves para automatizar la gestión de la documentación CAE, reducir las tareas manuales y coordinar las actividades preventivas de una forma más sencilla y eficaz.
Índice:
- ¿Para qué sirve la gestión documental en la CAE?
- Procesos de la gestión documental CAE
- Qué documentación se gestiona
- Los retos de gestionar la CAE de forma manual
- Cómo un sistema de gestión documental complementa la digitalización de la CAE
- Preguntas frecuentes sobre la gestión documental CAE
- Conclusión. Una documentación CAE más ordenada para una prevención realmente eficaz
¿Para qué sirve la gestión documental en la CAE?
Primero entendamos de dónde parte la necesidad de la gestión documental CAE. La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) organiza la prevención cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. Para ello, las compañías deben compartir información sobre sus riesgos y validar la documentación CAE necesaria para garantizar que todas cumplen los requisitos preventivos. Su finalidad es coordinar las actuaciones preventivas para que la convivencia de diferentes trabajos no genere nuevos riesgos ni agrave los ya existentes.
Esta obligación parte del artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y está desarrollada por el Real Decreto 171/2004. Ambas normas establecen deberes de cooperación, información, comunicación y vigilancia en materia de coordinación de actividades empresariales y en materia de prevención de riesgos laborales.
En todo este contexto, la gestión documental de la CAE sirve para:
- Mantener la documentación actualizada y comprobar que las acreditaciones necesarias siguen siendo válidas antes de que comiencen los trabajos.
- Facilitar el intercambio de información entre la empresa titular, la empresa principal, las empresas contratistas, las subcontratistas y los trabajadores autónomos.
- Acreditar que se han comunicado los riesgos, las instrucciones preventivas y las medidas de emergencia aplicables.
- Mejorar el cumplimiento documental y disponer de evidencias ante inspecciones o auditorías.
- Proteger la seguridad de las personas y contribuir a evitar accidentes provocados por la falta de coordinación entre actividades.
- Centralizar toda la documentación y cumplir con la normativa.
La gestión documental CAE no se limita a recopilar documentos CAE. Una gestión adecuada debe conseguir que la información llegue a quien la necesita y se pueda usar para tomar medidas preventivas concretas.
Procesos de la gestión documental CAE
La gestión documental CAE no empieza el día en que una empresa externa entra en el centro de trabajo ni termina cuando finaliza el servicio. La coordinación debe estar presente durante todo el proceso, desde la elección del proveedor hasta la evaluación de los trabajos realizados. Por eso, una gestión de la documentación adecuada debe incluir tanto el intercambio inicial de información como el posterior seguimiento de la actividad.
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo divide la Coordinación de Actividades Empresariales en cuatro etapas y la gestión de los documentos CAE debe estar presente en todo el proceso. Vamos a ver las etapas:
- Contratación: antes de seleccionar a una empresa, se deben identificar los posibles riesgos, establecer los requisitos preventivos y decidir qué documentación CAE será necesario solicitar. Definirlo desde el principio evita las prisas de última hora, reduce la carga de trabajo y ayuda a que las empresas aporten únicamente la documentación relacionada con la actividad que van a realizar.
- Planificación y organización: una vez contratada la empresa, llega el momento de compartir información sobre las actividades, los riesgos y las medidas preventivas. También deben concretarse las instrucciones, los medios de coordinación, las personas responsables y, cuando sea necesario, la designación de recurso preventivo. En esta fase, los distintos equipos deben tener claro qué documentos CAE deben aportar, quién tiene que revisarlos y qué condiciones deben cumplirse para autorizar los trabajos.
- Ejecución y control: antes de empezar, se comprueba que la información está completa y que se dispone de la documentación actualizada. Si durante los trabajos cambia una actividad, aparece un riesgo que no estaba previsto o se produce una emergencia, hay que actualizar la evaluación de riesgos laborales y sus documentos asociados y comunicarlo cuanto antes.
- Finalización y evaluación: cuando terminan los trabajos, es importante revisar las incidencias, los resultados y el grado de cumplimiento legal documental de las empresas participantes. Esta información ayuda a detectar qué ha funcionado, corregir posibles deficiencias y mejorar la gestión CAE en futuras contrataciones.
Para que todo este proceso resulte más sencillo, conviene reunir el intercambio documental en un único canal de comunicación para centralizar toda la información. Con una plataforma CAE se mejora la eficiencia en la gestión documental gracias a que se mantiene un registro de cada revisión y se puede comprobar rápidamente qué documentos están aprobados, rechazados, pendientes o próximos a caducar.
De esta manera se facilita la colaboración en tiempo real, mejora el acceso a la información y agiliza la toma de decisiones. En definitiva, con un sistema de gestión documental CAE se consigue un ahorro de tiempo y una mejora de la eficiencia operativa.
Qué documentación se gestiona
No existe una lista única e idéntica de documentación aplicable a todas las situaciones. Los requisitos deben adaptarse al tipo de actividad, los riesgos, el papel que ocupa cada empresa, las características del centro y la normativa sectorial.
Te damos algunos ejemplos de documentación relacionada con la CAE:
- Información empresarial: datos identificativos de las empresas, información sobre su organización preventiva, pólizas y seguros, contratos o documentación administrativa. Dependiendo del contrato o de otras obligaciones aplicables, también pueden solicitarse certificados de estar al corriente con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria. Sin embargo, estos documentos no deben presentarse como un requisito preventivo universal de la CAE.
- Documentación preventiva: acreditaciones relacionadas con la evaluación de riesgos laborales, la planificación de la actividad preventiva y los procedimientos de trabajo. Las evaluaciones de riesgos deben considerar aquellos peligros y posibles accidentes laborales que puedan surgir o agravarse como consecuencia de la convivencia de las diferentes empresas.
- Formación e información: acreditaciones que demuestren que los trabajadores han recibido la información preventiva necesaria y los certificados de formación exigibles para las tareas que van a realizar.
- Trabajadores y autorizaciones: relación del personal autorizado, cualificaciones profesionales, permisos para el uso de determinados equipos o acreditaciones de entrega de equipos de protección.
- Maquinaria y equipos: fichas técnicas, inspecciones, mantenimiento, autorizaciones de uso y documentación exigible para vehículos, maquinaria o equipos de trabajo.
- Evidencias de coordinación: información sobre los riesgos del centro, instrucciones impartidas, medidas de emergencia, actas de reuniones, comunicaciones, autorizaciones de acceso, incidencias y acuerdos alcanzados entre las empresas concurrentes.
La gestión de documentos debe aplicar permisos y medidas de control de accesos, especialmente cuando los archivos contengan datos personales. También es importante disponer de control de versiones para evitar que una evaluación, un procedimiento o una acreditación antigua se confunda con la versión vigente.
Los retos de gestionar la CAE de forma manual
Cuando el número de proveedores, trabajadores y centros de trabajo es reducido, gestionar la CAE de forma manual puede ir funcionando incluso con algunos documentos físicos, pero el problema aparece cuando el volumen empieza a crecer y cada incorporación genera decenas de comprobaciones, se necesita relacionar la documentación o acceder a esta desde diferentes dispositivos.
Los principales retos de gestionar la CAE de forma manual son:
- Información dispersa: los archivos pueden estar repartidos entre correos electrónicos, carpetas compartidas, aplicaciones y documentos físicos. Esta fragmentación dificulta encontrar documentos y conocer el estado real de cada expediente.
- Vencimientos difíciles de controlar: una póliza, una formación o una acreditación pueden caducar durante la prestación del servicio. Sin alertas automáticas, el control depende de revisiones manuales y calendarios paralelos.
- Falta de trazabilidad: si los documentos circulan por email, resulta complicado comprobar quién los recibió, revisó, rechazó o aprobó. Esta carencia se hace especialmente visible durante las auditorías o inspecciones.
- Duplicidades y versiones incorrectas: varias personas pueden guardar copias distintas de un mismo archivo. Sin control de versiones, aumenta el riesgo de autorizar una actividad basándose en información desactualizada.
- Dispersión organizativa: la dispersión geográfica complica todavía más la coordinación cuando existen múltiples proveedores o centros. Cada ubicación puede acabar aplicando criterios distintos para solicitar, revisar y archivar la documentación.
- Exceso de tareas administrativas: perseguir documentos por correo, actualizar hojas de cálculo y comprobar fechas incrementan la carga de trabajo. Esto resta tiempo a las funciones preventivas que verdaderamente ayudan a evitar accidentes laborales.
- Dificultad para proteger la información: las carpetas convencionales no siempre permiten controlar con precisión quién puede consultar, modificar o eliminar cada documento.
La falta de orden no solo afecta al cumplimiento legal. También ralentiza las autorizaciones, dificulta el acceso a la información y perjudica la coordinación entre departamentos. Una estructura más clara aporta ahorro de tiempo, favorece el ahorro de costes asociados a las tareas manuales y agiliza la toma de decisiones.
Cómo un sistema de gestión documental complementa la digitalización de la CAE
Una plataforma de gestión documental CAE permite reunir en un único entorno certificados, evaluaciones de riesgos, pólizas, autorizaciones y acreditaciones. Pero su función va mucho más allá del simple almacenamiento de documentos, también ayuda a conocer su estado, realizar un seguimiento de las revisiones, controlar los vencimientos y mantener un historial de todas las acciones realizadas.
Con un software de gestión documental, como DocuWare, puedes gestionar los documentos CAE durante todo su ciclo de vida, desde que se reciben y clasifican hasta que se revisan, aprueban, actualizan, consultan o eliminan. De esta manera, la digitalización de la gestión documental no consiste simplemente en sustituir el papel por archivos digitales, sino en crear un proceso más organizado, seguro y automatizado.
Estas son algunas de las funcionalidades con las que DocuWare ayuda a optimizar la gestión de documentos relacionados con la CAE:
- Centralización y búsqueda: reúne certificados, evaluaciones de riesgos, pólizas, autorizaciones y acreditaciones en un único espacio. Los documentos pueden clasificarse mediante datos como la empresa, el trabajador, el centro de trabajo, el proyecto o la fecha de vencimiento para localizarlos rápidamente.
- Control de vencimientos: utiliza las fechas registradas para enviar avisos cuando una póliza, una formación o una acreditación está próxima a caducar. Así, los responsables pueden solicitar su renovación antes de que afecte al acceso o al desarrollo de los trabajos.
- Flujos de revisión y aprobación: establece quién debe comprobar cada documento y qué pasos tiene que seguir. Si falta información o una acreditación no cumple los requisitos, puede devolverse al responsable indicando el motivo, sin recurrir a largas cadenas de correos.
- Automatización de procesos: reduce las tareas repetitivas mediante asignaciones, avisos, recordatorios y escalados automáticos. La revisión documental puede avanzar sin depender de comprobaciones manuales continuas.
- Trazabilidad completa: registra las acciones realizadas sobre cada documento y permite saber quién lo incorporó, revisó, aprobó o consultó. Este historial facilita la preparación de auditorías e inspecciones y ayuda a acreditar el cumplimiento documental.
- Seguridad y permisos: configura los derechos de acceso según el rol, el departamento o las responsabilidades de cada usuario. De esta forma, cada persona consulta únicamente la información que necesita y se protegen los datos personales o confidenciales.
- Conservación documental: permite establecer durante cuánto tiempo debe mantenerse cada tipo de documento y gestionar posteriormente su eliminación de acuerdo con las políticas definidas por la organización.
- Acceso desde diferentes ubicaciones: al trabajar en entornos digitales, los usuarios autorizados pueden consultar la información desde distintos centros de trabajo. Esto facilita la coordinación cuando participan varias sedes, contratistas o equipos.
DocuWare permite establecer una forma común de trabajar para que las diferentes empresas gestionen sus documentos siguiendo criterios homogéneos de clasificación, revisión y seguridad. Así, la documentación se mantiene actualizada, protegida y disponible durante todo el proceso, sin importar qué centro o persona sea responsable de gestionarla.
Por eso, no solo es importante digitalizar la gestión documental, sino hacerlo con una solución que permita controlar todo el recorrido de los documentos. DocuWare proporciona una base centralizada, segura y trazable para simplificar la gestión documental CAE, reducir la carga administrativa y dejar más tiempo a los responsables para centrarse en la prevención.
Preguntas frecuentes sobre la gestión documental CAE
Te resolvemos las dudas más frecuentes sobre la gestión de documentos CAE.
¿Qué es la gestión CAE?
Las gestiones CAE son las actuaciones necesarias para coordinar la prevención cuando trabajadores de varias empresas o autónomos coinciden en un mismo centro de trabajo. Incluye el intercambio de información sobre riesgos, la definición de medios de coordinación, la transmisión de instrucciones, el control de las actividades y la comunicación de incidencias o emergencias.
La parte documental permite conservar evidencias de estas actuaciones, comprobar las acreditaciones necesarias y mantener la información organizada.
¿Cuáles son las 4 etapas de la gestión documental?
En el contexto de la CAE, el INSST estructura el proceso en cuatro etapas: contratación; planificación y organización; ejecución y control; y finalización y evaluación del desempeño.
La documentación se genera y actualiza durante todo el recorrido. Primero se definen los requisitos, después se intercambia y valida la información, durante la ejecución se registran los controles e incidencias y, al finalizar, se conservan las evidencias y conclusiones necesarias.
¿Qué es la documentación CAE?
La documentación CAE es el conjunto de archivos, acreditaciones y comunicaciones utilizados para apoyar la coordinación preventiva entre las empresas que concurren en un mismo centro. Puede incluir información sobre riesgos y medidas preventivas, planificación de la actividad, formación, procedimientos de trabajo, autorizaciones, maquinaria, instrucciones de emergencia y evidencias de coordinación.
Los documentos concretos dependen de cada escenario. Deben solicitarse aquellos que resulten relevantes para los riesgos, las actividades contratadas y las obligaciones de las partes, evitando peticiones indiscriminadas que no aporten valor preventivo.
¿El CAE es obligatorio?
Sí, cuando se produce alguno de los supuestos de concurrencia regulados por el artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004. Por ejemplo, cuando trabajadores de dos o más empresas desarrollan actividades en un mismo centro o cuando una empresa contrata o subcontrata determinados trabajos en su propio centro.
No obstante, las obligaciones no son exactamente iguales para todas las organizaciones. Dependen de si se actúa como empresa concurrente, empresario titular o empresario principal, así como de los riesgos y de las características del trabajo.
Conclusión. Una documentación CAE más ordenada para una prevención realmente eficaz
La gestión documental CAE permite mantener bajo control la información necesaria para la coordinación entre empresas en materia de prevención de riesgos, como documentos vigentes, riesgos identificados, instrucciones comunicadas y revisiones trazables. Digitalizar y automatizar este proceso reduce errores, tiempos de búsqueda y ayuda a que las medidas preventivas se apliquen y puedan supervisarse.
Para gestionar todo el ciclo de vida de estos documentos CAE un software de gestión documental, como DocuWare, permite crear una base documental centralizada, segura y automatizada sobre la que organizar todo el proceso. Sus flujos de aprobación, alertas, permisos, búsquedas y registros de actividad facilitan el control de la información y ayudan a que los responsables dediquen más tiempo a la prevención y menos a perseguir documentos. Si quieres comprobar cómo DocuWare puede ayudarte en el manejo de la documentación CAE, solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
