SUISSIMAGE, la sociedad de gestión colectiva de la industria cinematográfica y audiovisual en la Suiza alemana e italiana, protege los derechos de autor de los cineastas de todo el mundo. La cooperativa cuenta con estructuras eficientes y sistemas de información modernos para poder explotar de forma rentable y rastreable los derechos que aproximadamente 3.500 socios suizos le han confiado. A día de hoy, un sistema de gestión documental garantiza la transparencia y rapidez en la administración.
«En el pasado, la puesta a disposición de los documentos para la colaboración entre departamentos era lenta y problemática», afirma Martin Hettich, Director de informática de SUISSIMAGE en Berna. Aunque existía un sistema de almacenamiento digital a nivel de archivos, muchos documentos también se archivaban en carpetas en papel en los distintos departamentos, lo que dificultaba el acceso para los demás. El objetivo más importante era, por tanto, archivar todos los documentos en un archivo central de documentos a prueba de auditorías, de modo que todos los trabajadores autorizados pudieran acceder a cualquier documento en cualquier momento, incluso desde diferentes lugares. «El sistema de gestión documental de DocuWare nos convenció sobre todo por el alcance de sus servicios. No obstante, la reputación del fabricante del software también fue un criterio decisivo», afirma el especialista en informática Martin Hettich. Otros argumentos de peso fueron la interfaz disponible con el programa de contabilidad Sage, así como la posible integración en la base de datos RaC, desarrollada por la empresa, donde se almacenan todos los datos sobre películas y derechos de autor.
Se mantienen los flujos de trabajo conocidos
En SUISSIMAGE, la fase de planificación e implementación del proyecto DMS se preparó minuciosamente con el experimentado Partner de DocuWare, AlosSolution de Obfelden, y la puesta en marcha se desarrolló de manera impecable. Se hizo especial hincapié en el desarrollo de una estructura de archivo coherente y uniforme para toda la empresa. Esto mereció mucho la pena, ya que a día de hoy, tanto el Departamento de Contabilidad, como el de Recursos Humanos, Administración de los miembros, Fundaciones, Documentación y los Servicios jurídicos están conectados al archivo central de documentos y pueden ejecutar procesos nuevos y mejores formas de cooperación. Los pequeños obstáculos que conlleva un cambio y la familiarización que exigió la introducción del sistema DMS se superaron sin mayor problema.
Martin Hettich ve la implementación del DMS como un paso esencial hacia la digitalización en estos momentos. «El almacenamiento en papel es ancestral, el almacenamiento digital en carpetas es historia. Gracias a la cómoda «Búsqueda de texto resaltada» puedo consultar cualquier documento que haya sido guardado por un miembro en nuestro archivo central de documentos con sólo pulsar una tecla; esto supone una gran ventaja para la gestión de miembros y de derechos».
Lo que más le gusta al especialista informático del DMS es la flexibilidad y la apertura del sistema: «DocuWare ofrece la posibilidad de crear una estructura propia que se adapte a nuestra cultura y nuestras necesidades». Martin Hettich también valora que el DMS haya demostrado su eficacia, especialmente durante la crisis de COVID, y ayudado a garantizar una explotación empresarial impecable durante el teletrabajo.
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