Cuando un empresario desea mejorar la eficiencia y la productividad de su plantilla, una buena opción es cambiar a un sistema de gestión documental digital (DMS), y si es posible, a la mayor brevedad. Cuanto antes se pueda utilizar el DMS, mayores serán los beneficios para la empresa.Los retrasos o incluso un fracaso del proyecto de DMS resultarían fatales. Y este es exactamente el peligro que se corre cuando se parte de un planteamiento centrado en el producto. Siendo así, se incurre en el error de «embutir» procesos empresariales y la organización de la compañía en la estructura técnica de un producto de DMS concreto, en lugar de adaptar este marco técnico a las necesidades específicas de la empresa. La consecuencia es la frustración de todos los involucrados y lo que nosotros denominamos «parálisis de análisis». Los problemas no solo no se solucionan, sino que con frecuencia incluso se agravan.
Este planteamiento centrado en el producto es típico en los usuarios primerizos que se enfrentan por primera vez con la tecnología DMS. A la hora de buscar las distintas ventajas, acuden a cuatro o cinco fabricantes, quienes les presentan una demostración de sus productos, casi siempre poniendo de relieve sus prestaciones exclusivas. Partiendo de esta información, los encargados de la decisión esbozan primeras ideas de cómo podría utilizar su empresa la tecnología DMS. Para ello se limitan a comparar las funciones y características de los productos, lo que en la menor parte de los casos resulta esclarecedor. Mucho más efectivo es responder de antemano a las tres siguientes preguntas:
- ¿Qué problemas del trabajo cotidiano se pretende resolver con la gestión documental electrónica?
- ¿Cuál es la mejor manera de resolver estos problemas con un DMS?
- ¿Qué producto DMS es el más adecuado para ello y brinda el mejor rendimiento de la inversión (ROI)?
Quien se limita a comparar simplemente diferentes productos en lugar de explorar las ventajas de la tecnología DMS para su empresa, difícilmente encontrará un producto que responda a sus objetivos. En lugar de adoptar una decisión, seguirá perdiendo el tiempo comprobando sus opciones y analizando sus prestaciones. El temor a elegir el software incorrecto paraliza el avance en las fases tempranas de los proyectos de DMS, e impide que progresen.
En realidad, la puesta en marcha de un proyecto de DMS radica en la mayoría de los casos en problemas muy concretos que afectan a la actividad cotidiana. Así pues, los retrasos en la introducción del DMS conllevan considerables gastos adicionales. Esto se trasluce especialmente si se parte de un ejemplo de una compañía con varias sucursales, en la que los pedidos y facturas se reciben todavía por correo postal o por fax, se van recopilando y se reenvían a diario o semanalmente a la central. Los gastos de envío y franqueo, así como del procesamiento manual de estos documentos en papel se acumulan rápidamente. Aunque la empresa funcione bien, malgasta mucho esfuerzo, tiempo y dinero en problemas que se solucionan instantáneamente con un sistema de gestión documental digital.
Romper el bloqueo
La mejor forma de romper este bloqueo es adoptar rápidamente una decisión por un sistema determinado que elimine un problema especialmente grave de la empresa. En un siguiente paso puede optimizarse un nuevo proceso de trabajo en el área en cuestión, o introducirse el DMS en otro departamento.
Adoptar la decisión con rapidez no es siempre fácil. Algunos productos de DMS están diseñados específicamente para aplicaciones concretas, como la contabilidad, o para sectores determinados, como hospitales, servicios financieros o la administración pública, mientras que otros están concebidos para la aplicación universal. No existe un criterio generalizado que permita afirmar cuál es el tipo de DMS más adecuado para el caso concreto de una empresa. Y en cualquier caso, la decisión es siempre difícil cuando todos los departamentos tienen que ponerse de acuerdo en una solución. Entonces surge el peligro citado de un análisis excesivo con la consecuencia fatal de que el proyecto de DMS quede estancado o acabe por descartarse.
Naturalmente, esto no significa que deba acelerarse la elección del producto DMS con compromisos insostenibles. Pero en la mayoría de los casos, lo que se busca es un producto DMS con una amplia gama de funciones y la escalabilidad necesaria para crecer con la empresa y adaptarse a la infraestructura de TI existente. Concentrando la selección en el rendimiento de la inversión y en eliminar un problema sustancial, la decisión resulta más sencilla. Con todo, el producto DMS elegido servirá también para eliminar los siguientes problemas, aportando un valor añadido muy favorable.
Algunos empresarios recurren a asesores externos para evitar el problema de la parálisis. El asesor es contratado para elaborar un catálogo de requisitos, encontrar la mejor solución y calcular su rentabilidad. Esta puede ser una buena opción en algunos casos, pero sin duda esta tarea puede encomendarse igualmente a los proveedores o fabricantes de los productos DMS. También aquí no tarda en separarse el grano de la paja: cuando se trata de abordar los problemas del cliente con la gestión documental y de elaborar una solución económica que los ataje.
¿Está preparado para dar el siguiente paso hacia la «oficina sin papel»? Entonces, es decisivo contar con una hoja de ruta a medida para alcanzar el máximo rendimiento de la inversión. Solicite una cita para un asesoramiento sin compromiso. El servicio es gratuito.
