Con la versión actual, puede agilizar y reforzar los procesos de compra con DocuWare: mediante una amplia comprobación cruzada de las posiciones de las facturas, la comparación de datos de tablas de distintas fuentes y nuevas funciones para formularios y facturas XML.
Tablas en DocuWare Forms
Ahora puede insertar tablas en los formularios Web de DocuWare. Esto simplifica la recopilación estructurada de datos y sienta las bases para un procesamiento adicional totalmente automatizado. Como parte del proceso de compra, también conocido como purchase-to-pay, esto se utiliza en el formulario de solicitud de compra con una tabla para los artículos que solicitan los compañeros. Pero esta innovación también es útil en otros escenarios. Por ejemplo, en los formularios de gastos de viaje podrían utilizar una tabla para hacer un seguimiento de los gastos durante un viaje de negocios..
Formulario web con tabla para introducir los artículos a comprar
Importación de datos de facturas XML a tablas
Después de realizar un pedido, inevitablemente se recibirá una factura. Las tablas de DocuWare también desempeñan un papel importante en este tipo de documentos, concretamente añadiendo contabilizaciones de diferentes partidas en DocuWare. Para las facturas en papel o PDF, la indexación inteligente ya es una gran ayuda, pero la novedad es que ahora también se puede utilizar para transferir automáticamente los datos de las partidas listadas de una factura XML a una tabla de índices de DocuWare. De este modo, la factura queda perfectamente preparada para el flujo de trabajo de aprobación posterior.
Conciliar y sumar datos de múltiples tablas
Para la verificación automática de facturas, ahora se pueden utilizar datos de hasta 20 documentos para la conciliación y también se pueden sumar valores numéricos. Esto es especialmente útil, por ejemplo, cuando se combinan artículos de diferentes pedidos o entregas en una sola factura. Se recuperan los datos de todos los pedidos y/o albaranes para compararlos con la factura. Si el mismo artículo aparece en varios pedidos o varios albaranes, se suman las cantidades individuales.
Para ilustrarlo, este es un ejemplo:
El empleado A encarga 400 tornillos, el empleado B encarga 600 tornillos del mismo tipo, al mismo proveedor.
La entrega se realiza en dos paquetes de 500 tornillos cada uno.
La factura incluye ambos pedidos, es decir, 1000 tornillos.
Para la conciliación automática de facturas, las cantidades de tornillos se suman para cada tipo de documento, es decir, 400+600=1000 para los pedidos y 500+500=1000 para las notas de entrega.
Como las cantidades de los pedidos, los albaranes y la factura coinciden, la factura puede liberarse inmediatamente.
Por supuesto, esto también funciona con distintos tipos de artículos, como tornillos, tuercas y varillas roscadas.
Gracias a la concordancia "difusa", la correspondencia de datos también es más robusta, lo que ayuda a evitar que se cuelen pequeños errores de escaneado u OCR. Por ejemplo, el número de artículo "S523-A336MS" de una factura con el número de artículo "S523-A336M5" del pedido se considerará coincidente si existe una similitud del 95%.
Otros aspectos destacados de la versión 7.9 de DocuWare
- Filtrado en la papelera de reciclaje
- Más flexibilidad en la exportación de datos
- Búsqueda optimizada de elementos destacados
Encontrará más información sobre estas y otras novedades -incluidas aplicaciones y ventajas- en Novedades de DocuWare versión 7.9 en línea o en el Knowledge Center. Para obtener información adicional sobre los cambios técnicos, entre aquí.
La actualización funciona así
Como cliente de DocuWare Cloud, recibirá la actualización sin tener que preocuparse por ello. El equipo de DocuWare Cloud le informará de cuándo se producirá con suficiente antelación.
Como cliente de DocuWare con un sistema local, póngase en contacto con su partner autorizado de DocuWare o con su persona de contacto en DocuWare. Ellos le informarán sobre las nuevas funciones y le aconsejarán sobre todas las opciones de actualización.
