Cuando los archivadores se apilan por la oficina y los escritorios están cubiertos de formularios en papel, definitivamente ha llegado la hora de buscar un sistema de gestión documental, pero debe elegir cuidadosamente. Muchas organizaciones cometen errores costosos al elegir su plataforma y proveedor. En algunos casos, tras poco tiempo, una solución que parecía completa resulta ser insuficiente para solucionar los problemas documentales de la organización.
Estos errores son fáciles de evitar cuando se sabe cómo identificarlos.
Mantenga sus ojos abiertos y evite estos cinco errores frecuentes:
1) Problemas para definir los objetivos de la gestión documental: cuando comienza la planificación para implementar un sistema de gestión documental, es frecuente en algunas empresas no haber pensado detenidamente en qué objetivos desean cumplir, lo cual aumenta el riesgo de elegir un proveedor poco apropiado.
Es una buena idea tomarse un tiempo para definir algunos aspectos básicos, como cuáles serán los principales departamentos que utilizarán el sistema, qué tipos de documento se utilizan en la empresa y qué procesos empresariales específicos se desean mejorar. No definir estos aspectos hace que resulte difícil seleccionar un proveedor adecuado.
2) Confundir archivado de documentos y gestión documental: estos términos parecen similares, pero mezclarlos puede generar problemas. Muchas organizaciones ya tienen formas de archivar sus documentos en una ubicación central, ya sea en un servidor de la empresa o en un espacio de archivado basado en la nube, como Dropbox o OneDrive. Pero tenerlo todo archivado en un sitio no significa que sus empleados no vayan a malgastar tiempo buscando los documentos.
La gestión documental incluye dicha función básica de archivado pero va mucho más allá, ya que debe ofrecer funciones de indexación que archiven los documentos de forma estructurada. En general, el valor más destacable de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) es la posibilidad de utilizarlos para encontrar todos los documentos pertinentes para un proceso empresarial. El hecho de tener todos los documentos organizados en un depósito central es el punto de partida, que permite integrar la gestión documental con las aplicaciones existentes y gestionar los flujos de trabajo y procesos empresariales.
3) Tener perspectivas limitadas sobre el uso de la gestión documental: las personas que no comprenden en profundidad las posibilidades de los sistemas de gestión documental suelen buscar soluciones únicamente para los problemas más evidentes. Imaginemos que su empresa tiene una particular necesidad de disponer de archivos y documentos de una forma eficaz para archivarlos y recuperarlos. Pero al cabo de un tiempo se da cuenta de que también puede ganar en eficiencia si además envía electrónicamente tales documentos a distintas personas de la organización. Sin embargo, a estas alturas descubre que las características del ECM que adquirió no permite crear y gestionar un flujo de trabajo digital como el que usted quiere.
Otro ejemplo podría ser la indexación. En un primer momento, puede que una empresa no conozca todos los métodos de indexación disponibles o que utilice solo uno en particular. El hecho de disponer de una capacidad de indexación limitada puede hacer que en el futuro no se puedan automatizar determinados procesos. Por este motivo es importante elegir una plataforma que incluya varias opciones de indexación, desde indexación manual y búsquedas de texto completo hasta métodos basados en la utilización de bases de datos externas.
4) Pasar por alto el coste total de adquisición: este es un error frecuente en todo tipo de proyectos de TI. No se debe confundir el precio de compra inicial con el coste total de adquisición. Mire hacia el futuro y calcule lo que va a gastar en formar a los empleados, configurar el sistema, y ofrecer asistencia y mantenimiento. Al igual que con cualquier otra inversión, es esencial contar con la perspectiva a largo plazo para tomar la decisión correcta.
5) Olvidar la experiencia del usuario: cuando las empresas empiezan a analizar un software de gestión documental es posible que se centren en la parte interna de los procesos y en las funciones y características globales del sistema. Sin embargo, lo que realmente deberían plantearse es si un usuario medio de su organización podrá desenvolverse bien con ese sistema. Disponer de las mejores funciones no sirve de mucho si la mitad de su equipo no sabe cómo utilizarlas. Recuerde que un sistema de gestión documental es una aplicación que se utiliza en varias plataformas y que todo el mundo debería poder utilizar. Para sacar el máximo partido de la gestión documental, todos los empleados deben poder utilizarla, desde contables e ingenieros hasta trabajadores en una fábrica.
En conclusión, muchos de estos errores se deben a una toma de decisión en función de los requisitos actuales en lugar de pensar en las necesidades de la organización a largo plazo. Puede que cambien muchas cosas en su empresa y su sistema de gestión documental debe ser lo suficientemente potente y flexible para poder dar cobertura a esta evolución.
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