A medida que pasa el tiempo y nos alejamos más de la era del Covid, la recuperación económica avanza mucho más. Cuatro años después, muchas empresas han recurrido a la tecnología para permitir un trabajo eficiente en casa y proporcionar la agilidad empresarial que exigen los cambios rápidos e inesperados del clima económico. Según un artículo de la revista CFO, 10 funciones vitales para los directores financieros, "la fluidez digital es más importante a medida que los departamentos financieros utilizan cada vez más la tecnología para agilizar y automatizar los procesos."
Indice
- ¿Puedes encontrar fácilmente las facturas, no sólo buscarlas, sino encontrarlas realmente?
- ¿Puedes extraer detalles clave de las facturas, y cotejarlos automáticamente con los pedidos de compra correspondientes?
- ¿Puede tu personal revisar y aprobar facturas en cualquier dispositivo móvil? ¿En cualquier lugar?
- ¿Tienes un archivado de facturas y una trazabilidad de auditoría seguros, organizados y con capacidad de búsqueda para los auditores y la planificación presupuestaria?
- ¿Procesas las facturas con rapidez, aprovechas los descuentos por pronto pago, haces un seguimiento de las fechas de vencimiento y los cambios de estado, y tienes el control de la gestión de tu tesorería?
- ¿Has estandarizado los flujos de trabajo básicos necesarios para acelerar los procesos de aprobación?
- ¿El proceso de incorporación de proveedores sigue siendo una pesadilla manual?
- ¿Puedes dirigir las solicitudes de aprobación de facturas en función de los importes, el nombre del proveedor o la facturación con varios niveles?
- ¿Puedes contabilizar automáticamente las facturas aprobadas en tu sistema contable o ERP, eliminando la doble introducción de datos y los errores?
- ¿Has estandarizado los flujos de trabajo necesarios para acelerar el proceso de aprobación?
Hoy en día, se espera que el director financiero y su equipo proporcionen una visión más profunda y una dirección más estratégica, con presupuestos y recursos que siguen siendo limitados. Implantar una solución de gestión documental debe ser parte fundamental de su estrategia. Aumenta la eficacia en áreas como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las auditorías financieras. Los sistemas de gestión documental también se integran con el software contable y los ERP. Muchas empresas siguen recibiendo facturas principalmente a través de formatos no estructurados como el papel y el correo electrónico, y automatizar estos procesos manuales -aunque sólo sean excepciones- ahorra tiempo y reduce costes. La gestión de documentos permite a tu equipo capturar, clasificar y archivar facturas desde cualquier dispositivo o formato (papel escaneado, correo electrónico, captura móvil, aplicaciones empresariales y más).
Adoptar nuevas tecnologías es un activo vital para las empresas con visión de futuro, con poca inversión, que pueda dar a una organización una ventaja competitiva sostenible. ¿Dónde más puede invertir una empresa que aumente los beneficios, la eficacia operativa y la colaboración de los empleados? Si estás preparado para dar el salto, no inviertas en un sistema de gestión documental hasta que tengas la respuesta a estas preguntas
1. ¿Puedes encontrar fácilmente las facturas, no sólo buscarlas, sino encontrarlas realmente?
Se pueden obtener enormes beneficios de productividad proporcionando a todas las oficinas acceso a un repositorio centralizado e incorporando directamente los documentos generados sobre el terreno a los flujos de trabajo de la oficina. Piensa en la diferencia que supondría que cada persona dispusiera de la información que necesita para hacer su trabajo, sin tener que esperar una cola en una sala de archivos física o buscar documentos en carpetas compartidas y personales.
2. ¿Puedes extraer detalles clave de las facturas, y cotejarlos automáticamente con los pedidos de compra correspondientes?
3. ¿Puede tu personal revisar y aprobar facturas en cualquier dispositivo móvil? ¿En cualquier lugar?
El acceso independiente a la información repercute positivamente en todos los miembros de la empresa.Identifica y aplica las mejores prácticas
4. ¿Tienes un archivado de facturas y una trazabilidad de auditoría seguros, organizados y con capacidad de búsqueda para los auditores y la planificación presupuestaria?
Uno de los momentos más estresantes para cualquier departamento de contabilidad es el esfuerzo inútil que supone responder a las solicitudes de documentos de los auditores: sacar documentos en papel, copiarlos y volver a archivar los originales.
5. ¿Procesas las facturas con rapidez, aprovechas los descuentos por pronto pago, haces un seguimiento de las fechas de vencimiento y los cambios de estado, y tienes el control de la gestión de tu tesorería?
Estandarizar los procesos
6. ¿Has estandarizado los flujos de trabajo básicos necesarios para acelerar los procesos de aprobación?
Organizations typically do not realize how much wasted time and effort — and money — is tied up in simply waiting for a manual process to move from one manual stage to another.7. ¿El proceso de incorporación de proveedores sigue siendo una pesadilla manual?
Esto es fuente de una gran ineficacia, sobre todo para las organizaciones más grandes y las que tienen un gran número de oficinas en diferentes localidades.
8. ¿Puedes dirigir las solicitudes de aprobación de facturas en función de los importes, el nombre del proveedor o la facturación con varios niveles?
Los flujos de trabajo automáticos dan a una organización la flexibilidad necesaria para que el trabajo siga avanzando incluso cuando alguien está fuera de la oficina.
9. ¿Puedes contabilizar automáticamente las facturas aprobadas en tu sistema contable o ERP, eliminando la doble introducción de datos y los errores?
Los datos sólo deben introducirse una vez, ya sea manualmente o mediante indexación automatizada, y luego se comparten entre sistemas. Esta integración con otras aplicaciones permite agilizar los flujos de trabajo en todas las funciones empresariales.10. ¿Has estandarizado los flujos de trabajo necesarios para acelerar el proceso de aprobación?
Las organizaciones no suelen darse cuenta de cuánto tiempo, esfuerzo y dinero se pierden simplemente esperando a que un proceso manual pase de una fase a otra.
Una vez que inicies el proceso de automatización de facturas y encuentres la solución, recuerda estas preguntas adicionales cuando hables con los proveedores.
- ¿Cómo gestiona tu producto la ciberseguridad dado que el trabajo remoto e híbrido son cada vez más importantes?
- ¿Se puede implantar la solución en la nube o en local, sin sacrificar la funcionalidad?
- ¿Con qué rapidez puede implantarse la solución?
- ¿Puede el proveedor de la solución darte una lista de referencias de clientes de tu sector?
- ¿Puedes comprar la solución mediante un modelo de suscripción o se requiere una gran inversión inicial?
- ¿Se puede ampliar fácilmente la solución a otros procesos distintos de los financieros, o es sólo una solución puntual?
Aunque las iniciativas de automatización de los procesos financieros pueden comenzar con la intención de reducir costes, el impacto organizativo a largo plazo brinda la oportunidad de redefinir el papel del director financiero. De cara al futuro, el director financiero seguirá siendo el principal administrador de la organización. Pero el director financiero también tiene un papel más importante que desempeñar, liderando la transformación de procesos más amplios y, en última instancia, la transformación de la propia empresa.
¿Estás listo para eliminar la parte manual de tu proceso de facturación?
Si quieres saber más sobre cómo empezar tu proyecto de automatización de facturas, DocuWare puede ayudarte. Con DocuWare y su solución preconfigurada basada en la nube, puedes automatizar completamente tu proceso de facturación, desde la captura de datos hasta la aprobación, en sólo unos días; ¡así de fácil es empezar!
