Los archivadores contienen las pruebas que demuestran que su organización ha alcanzado los hitos que afirma haber alcanzado. La mejora de su sistema de archivos debería ser un proceso gradual, en especial si incorpora herramientas de gestión documental electrónica por primera vez. Le ofrecemos seis prácticas recomendadas de gestión documental para ayudarle a crear archivos más eficaces para su organización.
Tanto si los mantiene por requisitos legales o por prudencia, lo cierto es que sus archivos contienen las pruebas que demuestran que su organización ha alcanzado los hitos que afirma haber alcanzado. Si su sistema de archivado sigue las prácticas recomendadas de gestión documental, recuperar y presentar estas pruebas debería ser rápido, fácil y eficaz.
El primer paso debe ser comprender los objetivos del archivado. La mayoría de empresas archivan los documentos en papel y los archivos electrónicos como elementos clave de su gestión de registros financieros. Puede que estos materiales se utilicen solo en contadas ocasiones, pero pueden resultar indispensables para garantizar el cumplimiento y ser de gran ayuda cuando es necesario llevar a cabo una recuperación en casos de desastre o resolver disputas con clientes.
Por lo tanto, el reto es garantizar que esta información se encuentre a buen recaudo frente a pérdidas, daños o uso no autorizado, a la par que quienes necesiten acceder a ella por motivos empresariales lo puedan hacer de forma rápida y fácil. En algunos casos, las empresas desean permitir que determinados empleados accedan a estos documentos, pero la seguridad del sistema es tan estricta que dificulta que puedan acceder a tales documentos. Llegados a este punto, los empleados sencillamente no utilizarán el archivo y se perderá el potencial que tiene para la empresa tal documento.
Le ofrecemos seis prácticas recomendadas de gestión documental para ayudarle a crear archivos más eficaces para su organización:
1) Cree su archivo de forma que sea compatible con los procesos empresariales actuales: es una buena idea analizar los procesos empresariales actuales antes de desarrollar procesos de archivado y configurar programas de software. El archivo debería hacer que fuera más fácil recuperar todos los documentos pertinentes para cada proceso empresarial, independientemente del tipo, el formato, el año u otros factores.
Por ejemplo, con documentos en papel, podría optimizar el acceso a los archivos utilizando un archivador para los procesos de producción y otro archivador para los procesos internos, como, por ejemplo, los de RR. HH.
2) Menos es más: no dote a su archivo de complejidad o seguridad innecesaria solo porque tiene la capacidad tecnológica para hacerlo. No necesita todos los tipos posibles de información de indexación para un documento. Céntrese solo en aquellos que sean necesarios. Los diálogos de búsqueda dirigidos a distintos grupos de usuarios ayudan a reducir la sobrecarga de información.
3) Empiece por lo pequeño y construya paso a paso: cuando desarrolle un sistema de archivos, comience con solo un departamento o proceso empresarial: cuanto más simple sea, mejor. Hay quien podría pensar que es mejor empezar con los procesos más complejos, pero lo cierto es que es recomendable empezar por un proceso sencillo, ya que esto permite poner a prueba nuevas formas de trabajo. Una vez que haya resuelto todos los pormenores, amplíe la solución a otros departamentos, uno a uno.
4) No lo cambie todo en la primera implementación: tras incorporar un nuevo sistema de archivos sin documentación en papel, los empleados deberían poder seguir trabajando más o menos como siempre, pero con mayor eficiencia. Cuando los empleados se sientan cómodos con el nuevo sistema sin documentación en papel, es momento de pasar a la siguiente fase y consolidar un nuevo aumento de eficiencia.
5) No se olvide de los usuarios: procure estar en contacto con los empleados en los primeros compases del nuevo proceso. Cambiar la forma de trabajo o aprender a utilizar nuevos programas no suele ser algo que guste a los empleados, en especial cuando no reciben información sobre el proyecto o sienten que no pueden contribuir a mejorarlo. Si opta por mantener al margen el personal hasta bien iniciado el proceso, a los empleados les será más difícil aprender a utilizar el nuevo sistema y tenderán a resistirse al cambio.
La última de estas prácticas recomendadas de gestión documental es sencilla, pero a menudo se pasa por alto:
6) Revise el sistema y haga los retoques precisos: seis meses después de lanzar el nuevo sistema de archivos, vuelva a repasarlo e intente optimizarlo. Ahora que los usuarios comprenden el sistema, probablemente tendrán ideas para mejorarlo que pueden beneficiar a la organización.
La mejora de su sistema de archivos es un proceso gradual, en especial si incorpora herramientas de gestión documental electrónica por primera vez. No haga demasiado al principio, pero a medida que pasa el tiempo, pregunte a los usuarios qué se podría mejorar. A medida que el personal conozca mejor el sistema, deberá realizar cambios, así que sea flexible y admita sugerencias de mejora del sistema.
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