Un sistema de gestión documental (DMS) evita muchos dolores de cabeza asociados al cumplimiento de las normativas legales. Un DMS y su flujo de trabajo automatizado permiten confirmar de forma rápida y directa que los empleados siguen las políticas de la empresa, al tiempo que reducen el tiempo que dedican a las tareas rutinarias. La adopción de la gestión digital de documentos ofrece la opción de elaborar informes para poder detectar posibles problemas antes de que se conviertan en tales. Es una forma segura de aumentar significativamente las probabilidades de que su organización pase las auditorías legales y financieras internas y externas.
La capacidad de una empresa de cumplir con las normativas legales en cuanto a la digitalización, son aún más importantes ahora que muchos empleados trabajan a distancia. Si no cuentan con las herramientas adecuadas, existe la tentación de que su personal utilice software de mensajería y plataformas de redes sociales no autorizadas para realizar su trabajo sin tener en cuenta la seguridad de la información. Los miembros del equipo también pueden enviarse documentos por correo electrónico entre sí, lo que puede comprometer la seguridad y hacer que sea más probable que se pierda la pista de qué versión es la definitiva.
Un sistema de gestión documental proporciona una plataforma única y autorizada para la realización de tareas colabortivas y aplica las políticas de la empresa de forma coherente sin intervención humana.
Minimice el riesgo de incumplimiento con estos consejos sobre gestión documental
1. Deshágase de los procesos manuales
Transforme sus procesos poniendo fin a la dependencia del papel, de los archivos electrónicos no estructurados o de las hojas de cálculo de Excel para el seguimiento y almacenamiento de los documentos relacionados al cumplimiento de las normativas legales. Los procesos empresariales que dependen de métodos susceptibles de cometer errores, como la introducción de información en una hoja de cálculo, especialmente si lo hacen varios empleados, son arriesgados. Aunque todos los participantes hagan lo posible por mantener la precisión, es inevitable que se produzcan errores. Si no se detectan esos errores a tiempo, se puede incumplir la normativa. Herramientas como DocuWare Intelligent Indexing automatizan estos procesos manuales mediante tecnología basada en IA. La indexación inteligente identifica la información más valiosa de un documento y la convierte automáticamente en datos de índice altamente estructurados y utilizables.
En un caso real, un fabricante de dispositivos médicos utilizaba un proceso manual que implicaba la impresión de una hoja de cálculo de Excel para un miembro del personal que marcaba cada documento después de revisarlo. Ahora, la organización utiliza un flujo de trabajo digital automatizado que sella el documento con la fecha, la hora y el nombre del revisor para verificar que ha sido revisado y aprobado. Los procesos electrónicos como éste reducen los errores de forma significativa y proporcionan una prueba de que se ha completado la revisión requerida.
2. Considere la automatización basada en la nube
La seguridad avanzada y la planificación de la recuperación de los datos en caso de catástrofe son pilares fundamentales de una estrategia de cumplimiento. Las plataformas basadas en la nube establecen requisitos claros de seguridad y privacidad y los cumplen sistemáticamente. Estas plataformas proporcionan un cifrado de documentos y de comunicaciones por Internet de última generación que protege los servicios en la nube contra los ataques de bajada de protocolo, el secuestro de cookies, malware y otras ciberamenazas. También proporcionan una copia de seguridad mediante la duplicación de datos en centros externos. Trasladar su sistema de gestión documental a la nube, garantiza que su organización cumple con las normativas legales, a la vez que reduce la tensión en los recursos internos de TI.
3. Facilitar el cumplimiento limitando el acceso
Si todos los empleados de una organización pueden acceder a los documentos e informes y modificarlos, la situación puede descontrolarse. Con un sistema de gestión documental, el acceso a los documentos y a la información del flujo de trabajo se basa en una amplia estructura con privilegios. El control basado en derechos restringe qué documentos y datos de índice pueden almacenar, recuperar, editar, modificar y eliminar los usuarios de un archivador digital. Los datos sensibles se protegen para garantizar su autenticidad y bloquear las anulaciones y soluciones no autorizadas.
4. Gestione todo el ciclo de vida de los documentos
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Dado que cada categoría de documentos tiene un calendario de conservación diferente, los métodos manuales requieren mucho trabajo y son propensos a errores. Su empresa necesita un plan, y un sistema de gestión documental simplifica su ejecución. Este sistema gestiona los calendarios de retención y programa la eliminación automática o con el envío de una notificación por correo electrónico a un miembro del personal antes de la eliminación. La automatización, basada en sus reglas de negocio, hace que sea mucho más fácil mantener a su empresa en conformidad con Sarbanes-Oxley, HIPAA, RGPD, FINRA, FERPA y otras regulaciones federales y estatales.Aunque las organizaciones pueden ser multadas por no conservar la información durante un tiempo determinado, retener los documentos más allá de su periodo obligatorio también pone a las empresas en riesgo de sufrir violaciones de seguridad y de incumplir la normativa sobre privacidad.
5. Promueva el control de versiones
Almacene los documentos con el control de versiones activado. Busque un sistema de gestión documental con un listado que muestre cuándo se editó por última vez un documento y quién lo editó. Evite confusiones y cambios innecesarios limitando el acceso a las versiones anteriores. Cuando distribuya un documento para su revisión, puede enviar un enlace de la versión de trabajo, no al documento en sí, para no tener que lidiar con diferentes versiones editadas por miembros del equipo al mismo tiempo.Con este control sobre los documentos, las versiones correctas y aprobadas son siempre las que se utilizan. También desempeña un papel importante en el cumplimiento de la normativa legal, ya que garantiza que se realicen, revisen y acepten todos los cambios necesarios en un documento. En un grupo hotelero con varias ubicaciones, los contratos pasan por un riguroso proceso de revisión. Con un sistema manual, era difícil hacer un seguimiento de las modificaciones a medida que el contrato pasaba por la cadena de aprobación. Al implantar el flujo de trabajo electrónico, el gestor de contratos puede estar seguro de que todas las marcas se conservan, y el personal autorizado puede volver atrás y ver la progresión si es necesario.
6. El "As" de las auditorías internas y externas
Los organismos gubernamentales, las organizaciones sin ánimo de lucro y las empresas privadas y públicas pueden ser objeto de una auditoría. Una auditoría legal revisa las acciones de una empresa, negocio o departamento específico para ver si sus reglamentos y procedimientos se ajustan a las políticas de la empresa. Algunas auditorías de cumplimiento también determinan si una empresa está actuando en una organización que cumple con las normas externas, como las regulaciones federales o de la industria.
Un sistema de gestión documental garantiza el cumplimiento de las políticas y prácticas corporativas mediante la elaboración de informes que confirman el uso de los procedimientos operativos estándar de una organización. Con un sistema de gestión documental, los informes pueden elaborarse rápidamente y distribuirse a los auditores de forma eficiente.
Esto permite a su equipo responder rápidamente a las solicitudes de los auditores y mantener un mayor control sobre la información de su empresa. Cada captura, versión y anotación de un documento se registra para una completa trazabilidad, y cada paso del flujo de trabajo se registra para una mayor transparencia del proceso. Ésto ahorra tiempo al personal y a los auditores.
7. Habilite iniciativas de protección de datos
La privacidad de los datos preocupa cada vez más a todas las organizaciones. Además de los requisitos de cumplimiento actuales esbozados por la HIPAA, RGPD, la Ley Shield, la COPPA y las normativas específicas del sector, prepárese para otras nuevas y potencialmente más estrictas que llegarán en un futuro próximo. El cumplimiento de estas regulaciones significará que su empresa debe tener una imagen clara del estado de sus datos y las herramientas para garantizar que estén seguros, resguardados y actualizados.
Con un sistema de gestión documental, puede garantizar una alta integridad de los datos y demostrar que la información está completa, es precisa y se almacena con la correspondiente seguridad administrativa, física y técnica para garantizar que no se altere, dañe o elimine de forma inapropiada. Además de proporcionar seguridad interna, la solución puede salvaguardar los datos de los clientes y los afiliados. Los procesos electrónicos también se adaptan rápidamente a los cambios en la normativa o a las nuevas leyes. Y aplicar las políticas de toda la empresa de forma centralizada es mucho más eficiente que hacerlo departamento por departamento.
¿Cómo las funciones de gestión documental apoyan el cumplimiento de la normativa?
Un sistema de gestión documental proporciona herramientas de flujo de trabajo que mantienen a su empresa de conformidad con la ley y protegida de multas y litigios.
Define las funciones y responsabilidades de cada usuario
Ayuda a la prevención de fraudes
Crea registros de auditoría detallados
Define las funciones y responsabilidades de cada usuario 
- Automatiza la identificación y autentificación de los usuarios con un nombre y una contraseña únicos.
- Permite asignar derechos de acceso específicos a cada empleado.
- Asigna privilegios a nivel individual para ayudar a eliminar la actividad no autorizada.
- Garantiza una trazabilidad auditable sobre el documento al que se ha accedido, quién lo ha hecho y qué acciones se han llevado a cabo.
Restringe el acceso a los usuarios
- Proporciona múltiples niveles de control.
- Permite que los grupos tengan privilegios de acceso a diferentes categorías o tipos de documentos.
- Puede configurar permisos a los miembros del grupo lo que se les permite hacer con un documento. Por ejemplo, una parte del personal puede ver e imprimir un documento pero no editarlo.
Ayuda a la prevención de fraudes 
- Ofrece una mayor capacidad para revisar y supervisar los perfiles de usuarios.
- Envía notificaciones por correo electrónico sobre violaciones de los protocolos de seguridad mediante informes de actividad.
- Dispone de capacidades de seguimiento y auditoría de errores.
Mantiene un control de versiones
- Garantiza la integridad del documento mostrando exactamente lo que ha cambiado en cada versión.
- Asegura que los usuarios sólo editen la versión más reciente.
- Bloquea los documentos "retirados" para evitar que varias personas realicen cambios al mismo tiempo.
- Conserva un registro preciso de quién ha cambiado qué y cuándo se han producido los cambios.
Crea registros de auditoría detallados
Registra todos los accesos y cambios a los documentos para crear un historial completo para la preparación de auditorías y otros fines de obligado cumplimiento.
El diseño de una estrategia de cumplimiento legal requiere reflexión, experiencia en la materia y colaboración entre departamentos. Ejecutarlo es tarea de una oficina automatizada. Una vez que defina las reglas de negocio para cumplir con sus requisitos y esas reglas cobren vida a través de la automatización, podrá eliminar los riesgos asociados al incumplimiento y centrarse en sus responsabilidades principales. Obtenga más información sobre DocuWare y solicite una demostración gratuita.
Nota del editor: Este artículo se ha actualizado para que sea más preciso y se ha añadido nuevo contenido.
