Los formularios web ofrecen una forma fácil de recopilar datos especificos. Puede estar seguro de que son correctos porque ha trasladado la entrada de datos a la fuente de información. Un miembro del departamento solicitante, un empleado, un cliente o un proveedor que tenga los conocimientos necesarios para introducir la información correcta completa el formulario digital. Su personal recibe un correo electrónico cuando se ha enviado el formulario y tiene visibilidad de los flujos de trabajo automatizados que ponen los datos en funcionamiento y activan el siguiente paso del proceso.
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Los formularios electrónicos eliminan:
- Tiempo dedicado a archivar y recuperar formularios en papel.
- Introducción manual de datos.
- El reto de descifrar una escritura confusa.
- La ralentización de los procesos debido a que los formularios se encuentran en manos de otro empleado.
- Falta de una visión general de los procesos empresariales.
- Dificultad para capturar y compartir eficazmente la información con una plantilla móvil/remota.
¿Por qué necesita formularios web en su empresa?
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Los clientes de DocuWare utilizan modernos formularios web para casi todo, desde la incorporación de un nuevo empleado a la empresa hasta la gestión de contratos y los procesos de pedidos. Los formularios de DocuWare mejoran la eficiencia de cualquier actividad empresarial que implique la recopilación de información de empleados, clientes y otras fuentes externas. El uso de formularios en línea tiene aún más impacto cuando se combinan con flujos de trabajo automatizados y su integración con aplicaciones adicionales.
He aquí algunos ejemplos:
Con ritmo: ejemplo de compromiso para los nuevos empleados
En una empresa de fabricación, un nuevo empleado rellena un formulario en línea y esos datos rellenan a su vez la información sobre impuestos, la inscripción en los beneficios, la solicitud de TI y otros formularios de empleo.
El proceso de incorporación incluye formación relacionada con el sector que debe completarse en las primeras cuatro semanas de empleo. Cada semana, los nuevos empleados reciben un formulario con enlaces a cursos en línea y otra información específica para esa semana. Completan los cursos, realizan una prueba y su puntuación se registra en un formulario web. Recursos Humanos recibe una notificación sobre si cada tarea semanal se ha completado, para que pueda hacer el seguimiento necesario.
Gestión eficaz de los dolores de cabeza derivados de la aprobación de contratos
En un grupo familiar con negocios de hoteles y casinos, la aprobación de contratos es compleja.
Algunos contratos necesitan la aprobación externa y otros no. Antes de DocuWare Forms, los contratos se procesaban en una oficina central, lo que suponía una pérdida de tiempo para averiguar qué aprobaciones eran necesarias. Ahora, un miembro del departamento iniciador utiliza un formulario en línea para indexar el contrato y definir cómo debe enviarse para su aprobación.
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Una respuesta más rápida a los pedidos
En una empresa de renting, todo el personal de ventas lleva tablets cuando visita las instalaciones de un cliente. Introducen la información de contacto del cliente, el plazo de arrendamiento y los productos solicitados. El cliente firma el formulario electrónico. A continuación, esta autorización activa un flujo de trabajo que notifica al almacén que el equipo debe ser enviado. El equipo de ventas ya no tiene que ir y venir a la oficina para realizar el papeleo. Y el tiempo de respuesta desde el pedido hasta la entrega se redujo de 2 a 3 semanas a 4 días.
El fácil acceso a la información tranquiliza a empleados y jubilados
El sitio web de una empresa que vende planes de pensiones, utiliza DocuWare Forms para dar a empleados y jubilados más control sobre su información personal y reducir los costes administrativos.
Los usuarios se conectan a Internet para inscribirse, cambiar la información de su perfil o los datos bancarios donde se pagan sus pensiones. Los empleados pueden obtener información sobre cuál sería su pensión si se jubilaran hoy o dentro de cinco años si lo requieren. Cuando se modifican los datos del formulario digital, también se actualizan en el sistema del plan de pensiones.
Cree un formulario web sin problemas
Cree nuevos formularios fácil y rápidamente con el editor intuitivo de DocuWare Forms
Ahora que ya conoce las ventajas de los formularios electrónicos, le dejamos 11 buenas prácticas para empezar a trabajar con ellos.
1. No se limite a reproducir electrónicamente un formulario que ya existe en papel. Tómese el tiempo necesario para definir completamente las especificaciones y los objetivos del formulario. Asegúrese de saber qué datos se necesitan, quiénes son los usuarios y todos los procesos empresariales vinculados a la información que recoge el formulario.
Con un formulario web, puede obtener el control de cualquier proceso que requiera organizar la información, dirigirla a las personas adecuadas y compartir los datos con los sistemas ERP o con otras aplicaciones.
2. Proporcione instrucciones claras. Explique la finalidad del formulario de forma sencilla y breve. Nadie quiere perder el tiempo leyendo grandes bloques de texto.
3. Pida sólo la información que corresponda en cada paso. Proporcionar el contexto es importante para asegurarse de que los usuarios entienden por qué necesita la información. Sin embargo, si el formulario es largo, divídalo en secciones para que no resulte excesivo.
4. Utiliza el autocompletado siempre que puedas. Si ya has recogido información, rellena previamente esos campos o no los muestres.
5. Valide los campos en tiempo real. Informe a los usuarios si han cometido un error mientras rellenan el formulario, no después de haberlo enviado.
6. Configura debidamente los campos para asegurarte de que la información se presenta en el lugar y el formato adecuados. Por ejemplo, el campo del número de teléfono puede configurarse para que sólo pueda contener números del 0 al 9, o un campo de nombre sólo puede completarse utilizando caracteres alfabéticos.
Las categorías de los campos ayudan al usuario a rellenar los formularios correctamente la primera vez. El formulario no se envía hasta que las entradas coincidan con las definiciones establecidas.
7. Los campos condicionales son tus amigos. La inteligencia incorporada puede controlar las acciones y dirigir la finalización del formulario en función de los datos que introduzca el usuario. Por ejemplo, si responde "sí" a una pregunta, el formulario proporciona detalles relacionados. Si la respuesta es "no", los campos condicionales no aparecerán en la pantalla.
8. Familiarícese con las características especiales de su software de creación de formularios. Los botones de selección, las casillas de verificación, los menús desplegables, las entradas de calendario y las cargas de archivos permiten capturar información de forma precisa y segura. Los campos de caja de texto ofrecen a los usuarios la posibilidad de dar respuestas abiertas.
9. Optimice sus formularios para el uso móvil. No quiere que sus usuarios tengan que deslizar para que el formulario se pueda ver en las pantallas de sus smartphones. Su formulario debe ser responsive y funcionar correctamente en cualquier dispositivo móvil.
10. Utilice el flujo de trabajo automatizado para generar recordatorios por correo electrónico y listas de tareas. Así podrá notificar al personal cuando se le envíe un formulario para su revisión o aprobación. Los formularios web también estructuran los datos, de modo que la información puede activar un proceso empresarial.
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11. ¡De las gracias! Incluya un mensaje que confirme amablemente que el formulario se ha completado con éxito. El mensaje también puede contener los siguientes pasos.
Únase a los miles de clientes de DocuWare que ahora utilizan formularios web cómodos y estandarizados en lugar de los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y la introducción manual de datos propensa a errores. Para saber más, solicite una demostración.
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