Öffnen Sie den DocuWare Client und gehen Sie in den Bereich „Aufgaben“. Für jeden Workflow, in den Sie (basierend auf Ihren Benutzerrollen) eingebunden sind und für den Sie aktuell Aufgaben zu erledigen haben, gibt es ein eigenes Register. Die Nummer an den Aufgaben zeigt Ihnen an, wie viele Aufgaben Sie aktuell zu bearbeiten haben. Bei neuen, noch nicht gelesenen Aufgaben ist die Markierung rot, ansonsten gelb:
In der Buchhaltung stehen aktuell drei offene Aufgaben an - je eine in den Worfklows „Sachliche Prüfung", „Fachliche Prüfung" und „Finale Prüfung"
Innerhalb der Register sehen Sie eine Liste der Rechnungen, für die Sie aktuell eine Entscheidung treffen müssen. Die Spalte Aktivität zeigt an, welche Aufgabe innerhalb des Workflows zu erledigen ist. Sie können die Rechnungen sortieren (mit gedrückter Umschalt-Taste markieren Sie mehrere Spalten) und auch in jeder Spalte einen Filter setzen, sodass z.B. nur Rechnungen einer bestimmten Aktivität angezeigt werden.
Sobald Sie auf eine Rechnung klicken, sehen Sie im Aufgabenbereich darunter Ihre Entscheidungsmöglichkeiten für die Weiterverarbeitung der Rechnung („Rechnungsprüfer zuweisen“, „Ohne weitere Prüfung zahlen“ etc.). Sie müssen mindestens die Pflichtfelder (zu erkennen am *) ausfüllen. Alle anderen Felder sind optional. Mit einem Klick auf „Bestätigen“ schließen Sie die Aufgabe ab und die Rechnung verschwindet aus der Aufgabenliste.
Wenn Sie gleich mehrere Rechnungen mit der gleichen Entscheidung bestätigen wollen, markieren Sie alle Einträge aus der Liste und treffen Ihre Entscheidung.