Schritt eins:
Markieren Sie das Dokument im Briefkorb und klicken Sie auf „Ablegen“. Wählen Sie Archiv und Ablagedialog aus. In der Lösung für Rechnungsverarbeitung sind unterschiedliche Ablagedialoge vorkonfiguriert, die den Benutzern je nach Archiv und entsprechend ihrer Benutzerrolle zur Verfügung stehen.
Schritt zwei:
Indexieren Sie das Dokument, indem Sie die Indexfelder des Ablagedialogs füllen. Dies funktioniert sehr einfach durch Klicks auf Begriffe im Dokument (Funktion „One Click Indexing“) oder durch die Auswahl der Indexbegriffe aus der Auswahlliste.
Eingangsrechnungen im Briefkorb „Eingangsrechnungen“ werden vom Intelligent Indexing Service automatisch vorindexiert. In diesem Fall muss die Indexierung nur noch geprüft und gegebenenfalls ergänzt oder korrigiert werden. Danach klicken Sie erneut auf „Ablegen“, um das Dokument ins Archiv zu speichern.
Hinweis für Eingangsrechnungen
Legen Sie Eingangsrechnungen nur aus dem Briefkorb „Eingangsrechnungen” und über den Ablagedialog „Eingangsrechnungen” ins Archiv „Buchhaltung” ab. Nur für diesen Briefkorb und Ablagedialog ist Intelligent Indexing aktiviert. Sie erkennen dies auch am Glühbirnchen-Icon neben dem Ablagedialog.