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DocuWare für Rechnungsverarbeitung

Ressourcen für Anwender der vorkonfigurierten Cloud-Lösung

Wie lassen sich die hinterlegten E-Mails an Lieferanten ändern?

Für die Aktivitäten „Neue Rechnung anfordern“ sowie „Rechnung ablehnen“ stehen in den Workflows „Sachliche Prüfung“, „Fachliche Prüfung“ und „Finale Prüfung“ vordefinierte E-Mails zur Verfügung. Die E-Mail-Texte sind in den jeweiligen Workflows im Workflow Designer hinterlegt.

Gehen Sie wie folgt vor, um die E-Mail-Inhalte oder den Betreff zu ändern (Benutzerrolle Interner Administrator):

  • Öffnen Sie den Workflow Designer über Ihr Windows Startmenü (Desktop Apps müssen installiert sein).
  • Öffnen Sie den entsprechenden Workflow („Sachliche Prüfung“, „Fachliche Prüfung“ bzw. „Finale Prüfung“) mit einem Doppelklick.
  • Gehen Sie zur Aktivität „E-Mail – Neue Rechnung anfordern“ bzw. „E-Mail – Rechnung ablehnen“ und klicken Sie auf den Bearbeitungsstift:
    Email im Workflow Designer ändern 1
  • Klicken Sie im neu geöffneten Fenster auf den Bearbeitungsstift neben dem Feld „Betreff“ bzw. „Inhalt“:

Email im Workflow Designer ändern 2

  • Ändern Sie den entsprechenden Text und bestätigen Sie mit „OK“. Bitte beachten Sie aber, dass die Texte innerhalb der eckigen Klammern nicht geändert werden dürfen.

Email im Workflow Designer ändern 3

 

  • Veröffentlichen Sie die neue Version des Workflows mit einem Klick auf „Start“:

Email im Workflow Designer ändern 4

 

Die Änderungen greifen  für alle Dokumente, die ab der Veröffentlichung der neuen Version in den Workflow gelangen. Die Dokumente, die aktuell in diesem Workflow laufen, sind von den Änderungen noch nicht betroffen.

 

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