Verwaltung fast ohne Papier
Heute greifen rund 40 Mitarbeiter aus der gesamten Verwaltung auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Die Digitalisierung sämtlicher Auftragsdokumente ist der wichtigste Einsatzbereich. Dafür erstellt Meindl für jeden Auftrag einen digitalen Lieferschein als Basis für die spätere Abrechnung. Nachdem der Auftrag vor Ort abgearbeitet wurde, übermittelt der Fahrer die Fertigstellung digital an die Disposition und übergibt die zugehörigen Entsorgungspapiere später an die Verwaltung. Dort werden diese eingescannt, von DocuWare indexiert und abgelegt. Auf Basis der gesammelten Dokumente erstellen die Mitarbeiter der Faktura daraufhin in der Software ConWin die Kundenrechnungen, welche ebenfalls archiviert werden. Pünktlich zum Monatsende übernimmt die Lösung dann den automatischen Rechnungsversand per E-Mail an sämtliche Endkunden.
Auch im Rechnungswesen sorgt das DMS für mehr Effizienz, etwa über einen digitalen Workflow zur Prüfung aller Eingangsrechnungen. Dazu werden die täglich eingehenden Rechnungen in DocuWare archiviert: Entweder als E-Mail-Rechnung oder im Falle von Papier über einen automatischen Scan- und Indexierungsworkflow. Da genau festgelegt ist, welche Lieferantenrechnung von welcher Abteilung zu prüfen ist, werden die einzelnen Belege selbstständig an die Verantwortlichen weitergeleitet. Die entsprechenden Mitarbeiter können die Rechnungen anschließend bequem in ihrer digitalen Aufgabenliste bearbeiten und beispielsweise mit einem elektronischen Stempel freigeben. In einem letzten Schritt werden Buchung und Zahlung veranlasst. Selbst die Personalabteilung des Unternehmens ist heute vollständig vom Papier befreit. Dazu wurden sämtliche Unterlagen der 250 Beschäftigten gescannt und in elektronische Personalakten überführt. Digitale Workflows sorgen für die schnelle Bearbeitung von Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnungen.
Mehr Service durch den Einsatz digitaler Dokumente
Der zentrale Dokumenten-Pool bringt dem Unternehmen vor allem bei der Bearbeitung der Fahraufträge größten Nutzen. Sucht ein Mitarbeiter im digitalen Archiv einen Fahrauftrag, so stehen ihm über die bequeme Volltextsuche mit wenigen Mausklicks alle Unterlagen am Bildschirm zur Verfügung. Sonderkonditionen bei Aufträgen können dadurch sofort überprüft werden. Im Falle von Reklamationen können die Mitarbeiter dem Kunden umgehend Auskunft geben. Mit Hilfe des DMS kann das Unternehmen seinen Geschäftspartnern darüber hinaus einen zusätzlichen Service bieten. Über ein Kundenportal können Kunden auf ihre Auftragsdokumente sowie Rechnungen zugreifen und selbständig herunterladen – effizient und zeitgemäß.
