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Über DocuWare
Referenz: Dienstleistung
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie Digital-Agentur KEMWEB ist ein agiles Unternehmen, das Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zum Erfolg in der digitalen Welt führt. Mit DocuWare Cloud können die Mainzer ihre flexiblen Teams, die sich projektbezogen immer wieder neu zusammensetzen, administrativ optimal unterstützen.
KEMWEB ist bei Firmen aus dem Medien- und Dienstleistungsbereich ebenso beliebt wie bei Industrieunternehmen und hat das digitale Geschäft u.a. von Werner & Mertz, Schott AG, Sanofi, Rotkäppchen Mumm, Stiftung Lesen, Lanxess, ZDF und DFB vorangebracht. Das Angebotsportfolio ist breit gefächert: Mit hybriden Events, Videos, Imagefilmen, Sendungsbeiträgen fürs Fernsehen, Online-Spielen, Website-Erstellung, Social Media-Kampagnen und Podcasts werden die Kunden in der digitalen Welt ganzheitlich betreut. Das macht den Erfolg aus, der für kontinuierliches Wachstum sorgt und inzwischen zur stattlichen Größe von heute 40 Mitarbeitenden geführt hat.
Vor sechs Jahren begann Judith Kemmann als Leiterin Finanzen und Administration damit, die administrativen Prozesse der Agentur, die großen Wert auf Nachhaltigkeit wie etwa „grünen Strom“ legt, zu optimieren. Als sie sich mit dem Rechnungsprüfungsablauf beschäftigte, wurde ihr klar, dass die bis dahin praktizierte Mischung aus einem selbstentwickelten digitalen Ablagesystem mit physischer Mappe, die durchs Haus gereicht wurde, nicht den Ansprüchen eines agilen Unternehmens gerecht werden kann. Bei der Suche nach einer geeigneten DMS-Software wurde eine klare Präferenz für die Cloud gesetzt. Außerdem waren ein wichtiges Kriterium die Integrationsmöglichkeiten mit den vorhandenen Anwendungen und die Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen.
Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen Dokumenten-Pool archiviert.
Judith Kemmann
verantwortlich für Finanzen und Administration, KEMWEB
Gemeinsam mit dem DocuWare Partner wurden die Projekte zur Digitalisierung der administrativen Prozesse sukzessive umgesetzt. So wurde der Prozess der Rechnungseingangsprüfung grundlegend neu strukturiert. Rechnungen von allen Lieferanten – mit Ausnahme einiger Behörden – gehen bei KEMWEB heute digital ein und gelangen in den DocuWare Postkorb, wo sie ausgelesen und für die Buchung auf das betreffende Sach- und Kreditorenkonto vorbereitet werden. Im Excel-Format übergibt DocuWare die Daten zu den Dokumenten mit entsprechend definierten Feld-Bezeichnungen an die Lexware-Buchhaltungssoftware. Die für den Posteingang zuständige Mitarbeiterin verteilt gleichzeitig die Rechnungen zur Prüfung und Freigabe an die Verantwortlichen der einzelnen Projekte. Bei KEMWEB wird in den Projekten mit crossfunktionalen Teams aus den verschiedenen „Gewerken“ gearbeitet. Alle Beteiligten – die Projektmanager, Kameraleute, Cutter, Designer, Entwickler, SEO-Spezialisten und Texter – haben einen DocuWare Zugang und können die sie betreffenden Rechnungen auch mobil per Handy prüfen und freigeben.
Die ausgehenden Rechnungen, die in der Lexware-Software erzeugt werden, gelangen per Knopfdruck ins Archiv. Auch die Personalakte ist digitalisiert. Eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung, die ebenfalls mit Lexware erstellt wird, sorgt dafür, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihren monatlichen Gehaltszettel digitalen Zugriff haben und auch sonst ihre Personalakte einsehen können. Eine weitere wichtige Anwendung, die mit DocuWare realisiert wurde, ist die Vertragsverwaltung. Im Vertragsarchiv werden alle Verträge, sei es für Sachgegenstände oder Versicherungen, mit ihren jeweiligen Kündigungsfristen sicher und transparent verwaltet.
„In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert“, sagt Judith Kemmann. „Denn auf die physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen; die Administrations- und Buchhaltungsprozesse waren bereits digitalisiert und durch die Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die Archive.“