Gemeinsam mit dem DocuWare Partner wurden die Projekte zur Digitalisierung der administrativen Prozesse sukzessive umgesetzt. So wurde der Prozess der Rechnungseingangsprüfung grundlegend neu strukturiert. Rechnungen von allen Lieferanten – mit Ausnahme einiger Behörden – gehen bei KEMWEB heute digital ein und gelangen in den DocuWare Postkorb, wo sie ausgelesen und für die Buchung auf das betreffende Sach- und Kreditorenkonto vorbereitet werden. Im Excel-Format übergibt DocuWare die Daten zu den Dokumenten mit entsprechend definierten Feld-Bezeichnungen an die Lexware-Buchhaltungssoftware. Die für den Posteingang zuständige Mitarbeiterin verteilt gleichzeitig die Rechnungen zur Prüfung und Freigabe an die Verantwortlichen der einzelnen Projekte. Bei KEMWEB wird in den Projekten mit crossfunktionalen Teams aus den verschiedenen „Gewerken“ gearbeitet. Alle Beteiligten – die Projektmanager, Kameraleute, Cutter, Designer, Entwickler, SEO-Spezialisten und Texter – haben einen DocuWare Zugang und können die sie betreffenden Rechnungen auch mobil per Handy prüfen und freigeben.
Die ausgehenden Rechnungen, die in der Lexware-Software erzeugt werden, gelangen per Knopfdruck ins Archiv. Auch die Personalakte ist digitalisiert. Eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung, die ebenfalls mit Lexware erstellt wird, sorgt dafür, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihren monatlichen Gehaltszettel digitalen Zugriff haben und auch sonst ihre Personalakte einsehen können. Eine weitere wichtige Anwendung, die mit DocuWare realisiert wurde, ist die Vertragsverwaltung. Im Vertragsarchiv werden alle Verträge, sei es für Sachgegenstände oder Versicherungen, mit ihren jeweiligen Kündigungsfristen sicher und transparent verwaltet.
„In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert“, sagt Judith Kemmann. „Denn auf die physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen; die Administrations- und Buchhaltungsprozesse waren bereits digitalisiert und durch die Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die Archive.“
