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Kleine und mittelständische Unternehmen GroßunternehmenDie Plattform
Über DocuWare
Referenz: Transport / Logistik
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie in Belgien gegründete ILB Group wickelt neben Land- und Wassertransporten auch Container-Geschäfte ab. Über Partnerschaften greift man auf ein starkes Netzwerk von mehr als 100.000 Fahrzeugen zurück. Zu den Kunden des Logistikspezialisten, der insgesamt in Belgien, Holland, Deutschland und Spanien 30 Mitarbeiter und 40 Fahrer beschäftigt, zählen bedeutende Namen aus der Chemie, Pharma- und Kunststoffindustrie zählen. Die Ablage und Bearbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen übernimmt ein Dokumentenmanagement-System (DMS).
Über 1.000 Lieferantenrechnungen erhält das Unternehmen monatlich. Vor der DMS-Einführung empfing man die Belege in unterschiedlichen Formaten: In Papierform, als PDF-Downloads über Lieferanten-Portale oder per E-Mail. Was nicht physisch vorlag, wurde ausgedruckt, anhand der internen Bestelldaten überprüft und schließlich freigegeben. Immer wieder kam es dabei zu Überschneidungen beim Drucken, wodurch unklar war, welche Rechnungen bereits auf Papier vorlagen. Dubletten und doppelte Bearbeitungen waren die Folge. Andere Rechnungen wurden schlichtweg übersehen. Unangenehme Nachfragen von Lieferanten oder angemahnte Zahlungen lagen somit an der Tagesordnung. Um weitere Diskussionen zu vermeiden, machte sich der Geschäftsführer auf die Suche nach einer digitalen Belegbearbeitung. Entscheidend war eine ERP-unabhängige Lösung, da die einzelnen Landesgesellschaften unterschiedliche IT-Systeme einsetzen. DocuWare Cloud punktete bei der Auswahl durch eine hohe Offenheit und flexible Anwendungsmöglichkeiten. Gleichzeitig überzeugte der DocuWare Partner durch seine umfangreiche Erfahrung in der Systemintegration. Analyse, Konzepterstellung, Konfiguration und Rollout erhielt der belgische Logistiker dadurch aus einer Hand.
Die Prozesse in der Buchhaltung sind heute perfekt aufeinander abgestimmt. Auch Diskussionen mit Lieferanten wegen zu späten Zahlungen gehören seither der Vergangenheit an.
Sebastian Erren
Geschäftsführer, ILB Group, Kapellen (Belgien)
Per Mausklick buchen und bezahlen
Heute werden die hauptsächlich elektronisch empfangenen Belege zunächst in einer zentralen Mailbox gesammelt. Ein auf Kofax basierender Algorithmus klassifiziert die Unterlagen und liest entsprechende Indexinformationen aus – bei Rechnungen bis hinunter auf die einzelnen Linien. Gleichzeitig ergänzt das System weitere Daten, etwa die Kostenzuweisung auf interne Budgets oder Buchungskonten. Anschließend werden die Belege an DocuWare übergeben, wo sie vollständig indexiert im digitalen Archiv abgelegt werden. Die Rechnungsfreigabe erfolgt bei vorhandenem Bestellbezug automatisch. DocuWare vergleicht dabei die Rechnung mit offenen Bestellposten und Budgetdaten aus Navision. Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe. Gleichzeitig übergibt das DMS sämtliche Buchungsinformationen an das ERP-System, so dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung die Belege mit nur einem Mausklick anzeigen, buchen und bezahlen. Rechnungen ohne Bestellbezug erscheinen in einer separaten Liste und werden von den Mitarbeitern über zwei Bildschirme geprüft: Links das ERP-System mit den von DocuWare übergebenen Rechnungsdaten, rechts der digitale Beleg aus dem Dokumenten-Pool.
Kosteneinsparung mit dem Kernteam
Seit der DMS-Einführung gehen Rechnungen nicht mehr verloren. Sind Belege einmal im System, werden sie zu jedem Zeitpunkt und auf einfachste Weise wiedergefunden. Entweder über die DocuWare Suchfunktion oder über einen digitalen Button direkt aus Navision, Exact oder Transfusion heraus. Die simple und vollständige Integration in existierende IT-Systeme vereinfachte darüber hinaus die Anwenderschulung. Selbst Mitarbeiter, die nur gelegentlich Zugang zu Rechnungen benötigen, können diese per Mausklick aufrufen, ohne dafür ihre Kollegen aus der Buchhaltung in Anspruch zu nehmen. Gleiches gilt für externe Prüfer während des Jahresabschlusses. Mit entsprechendem Lese-Zugriff ausgestattet können sie ihre Arbeit ohne Vor-Ort-Präsenz durchführen. Da DocuWare auch interne Abläufe kontrolliert, werden Zahlungsfristen mühelos eingehalten: Zu Mahnungen kommt es nur noch selten. Und auch an anderer Stelle spart der Logistiker: Da das Buchen dank vollautomatischer Belegauslesung nur noch wenige Sekunden dauert, konnte das Rechnungswesen trotz Wachstum und steigender Belegzahl an der Originalbesetzung ohne Neueinstellungen festhalten. Entsprechend trägt die auf DocuWare basierte Prozessautomatisierung zu einer niedrigen Kostenstruktur bei.