Per Mausklick buchen und bezahlen
Heute werden die hauptsächlich elektronisch empfangenen Belege zunächst in einer zentralen Mailbox gesammelt. Ein auf Kofax basierender Algorithmus klassifiziert die Unterlagen und liest entsprechende Indexinformationen aus – bei Rechnungen bis hinunter auf die einzelnen Linien. Gleichzeitig ergänzt das System weitere Daten, etwa die Kostenzuweisung auf interne Budgets oder Buchungskonten. Anschließend werden die Belege an DocuWare übergeben, wo sie vollständig indexiert im digitalen Archiv abgelegt werden. Die Rechnungsfreigabe erfolgt bei vorhandenem Bestellbezug automatisch. DocuWare vergleicht dabei die Rechnung mit offenen Bestellposten und Budgetdaten aus Navision. Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe. Gleichzeitig übergibt das DMS sämtliche Buchungsinformationen an das ERP-System, so dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung die Belege mit nur einem Mausklick anzeigen, buchen und bezahlen. Rechnungen ohne Bestellbezug erscheinen in einer separaten Liste und werden von den Mitarbeitern über zwei Bildschirme geprüft: Links das ERP-System mit den von DocuWare übergebenen Rechnungsdaten, rechts der digitale Beleg aus dem Dokumenten-Pool.
Kosteneinsparung mit dem Kernteam
Seit der DMS-Einführung gehen Rechnungen nicht mehr verloren. Sind Belege einmal im System, werden sie zu jedem Zeitpunkt und auf einfachste Weise wiedergefunden. Entweder über die DocuWare Suchfunktion oder über einen digitalen Button direkt aus Navision, Exact oder Transfusion heraus. Die simple und vollständige Integration in existierende IT-Systeme vereinfachte darüber hinaus die Anwenderschulung. Selbst Mitarbeiter, die nur gelegentlich Zugang zu Rechnungen benötigen, können diese per Mausklick aufrufen, ohne dafür ihre Kollegen aus der Buchhaltung in Anspruch zu nehmen. Gleiches gilt für externe Prüfer während des Jahresabschlusses. Mit entsprechendem Lese-Zugriff ausgestattet können sie ihre Arbeit ohne Vor-Ort-Präsenz durchführen. Da DocuWare auch interne Abläufe kontrolliert, werden Zahlungsfristen mühelos eingehalten: Zu Mahnungen kommt es nur noch selten. Und auch an anderer Stelle spart der Logistiker: Da das Buchen dank vollautomatischer Belegauslesung nur noch wenige Sekunden dauert, konnte das Rechnungswesen trotz Wachstum und steigender Belegzahl an der Originalbesetzung ohne Neueinstellungen festhalten. Entsprechend trägt die auf DocuWare basierte Prozessautomatisierung zu einer niedrigen Kostenstruktur bei.
