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Kleine und mittelständische Unternehmen GroßunternehmenDie Plattform
Über DocuWare
Referenz: Lebensmittel
Finden Sie weitere KundenreferenzenMit über 80 unterschiedlichen Milchprodukten am Markt ist Imlek die größte Molkerei in der Balkanregion. Seit über 50 Jahren fokussiert das innovative Unternehmen aus Serbien auf fachkundiges Personal und eine ständige Verbesserung der Produktionsprozesse. Darüber hinaus setzt man auf moderne Technologie: Die Dokumentenmanagement-Plattform DocuWare ermöglicht etwa die komplette Digitalisierung der Verwaltung.
Früher basierten die einzelnen Geschäftsabläufe bei Imlek hauptsächlich auf Papier. Eine Vielzahl von Dokumenten wie Lieferantenrechnungen, Verträge und andere Belege wurden wöchentlich zwischen den einzelnen Produktionsstätten und der Zentrale in Belgrad hin- und hergeschickt. Vor allem bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen kam es dadurch immer wieder zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen in Freigabe und Bezahlung. Darüber hinaus beklagten sich die Mitarbeiter sowohl in der Zentrale als auch in den einzelnen Niederlassungen darüber, dass eine Rückverfolgung äußerst schwierig war. Denn waren die Dokumente einmal verschickt und damit aus der Hand, so gab es für die Kollegen vor Ort keine Möglichkeit mehr, nach einzelnen Belegen oder Informationen zu suchen.
DocuWare kombiniert einfache Abläufe mit extrem hohen Sicherheitsstandards. Unsere Verantwortlichen müssen zur Belegbearbeitung heute lediglich auf einen Knopf drücken – DocuWare steuert daraufhin den Bearbeitungsweg vollautomatisch.
Nenad Jeremić
HR-Manager, Großmolkerei Imlek, Belgrad (Serbien)
4.000 monatliche Belege, 130 Workflows, über 100 Anwender
Die Entscheidung für das DMS änderte diese Situation schlagartig. Bereits wenige Wochen nach der Einführung bearbeiteten über 100 aktive Anwender rund 4.000 Belege pro Monat rein digital. Der autorisierte DocuWare Partner richtete dafür etwa 130 digitale Workflows ein. Wird heute ein neues Dokument im digitalen Archiv abgelegt, so erkennt die Lösung automatisch, um welchen Dokumententyp es sich handelt und ob – wie im Falle von Eingangsrechnungen oder Verträgen – weitere Bearbeitungsschritte erforderlich sind. Im Falle einer notwendigen Freigabe definiert das System sogar die einzelnen Abzeichnungsstufen bis zur abschließenden Bearbeitung, wodurch die internen Prozessabläufe deutlich an Transparenz gewonnen haben. Gleichzeitig stellt das System sicher, dass nur autorisierte Anwender auf vertrauliche Unterlagen zugreifen können. Die mithilfe digitaler Stempel freigegebenen oder abgelehnten Verträge und Rechnungen erscheinen im letzten Schritt in den Aufgabenlisten der Verwaltung, wo die abschließende Bearbeitung stattfindet.
Digitalisierung sorgt für kontinuierliche Verbesserung
Dank DocuWare laufen heute praktisch alle Geschäftsprozesse schneller und effizienter ab. Sowohl die Mitarbeiter in der Verwaltung als auch die Abteilungsverantwortlichen sparen durch den digitalen Dokumentenzugriff wertvolle Zeit, welche an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt wird. Gleichzeitig eröffnet die Lösung vielfältige Kontrollmöglichkeiten, wodurch die unternehmensinterne Prozesssicherheit entscheidend verbessert wurde. Aufgrund der sehr guten Erfahrungen mit dem System möchte Imlek auch weitere Unternehmensabläufe digitalisieren und sich mithilfe des Systems kontinuierlich verbessern.