Lösung innerhalb einer Woche
Im Jahr 2013 präsentierte ein autorisierter DocuWare-Partner schließlich die Lösung aller Probleme: DocuWare gefiel dem Management von Anfang an aufgrund seiner Einfachheit und seinen umfangreichen Funktionen zur automatischen Archivierung. Zunächst wurde das Dokumentenmanagement-System (DMS) in der Steuer- und Rechtsabteilung implementiert, im Anschluss auf weitere Bereiche ausgeweitet. Die Installation und Einrichtung dauerte dank einer genauen Projektplanung lediglich eine Woche. Abgesehen von einer ohnehin nötigen Aktualisierung des Windows-Servers mussten keine weiteren Investitionen getätigt werden. Gleichzeitig wurden auch alle Unterlagen aus dem bisherigen Dateisystem des Servers in den zentralen Dokumenten-Pool überführt.
Heute arbeiten ungefähr zehn Angestellte der Kanzlei täglich mit DocuWare. Das System erlaubt die Suche über verschiedene Indexbegriffe, beispielsweise Kundenname, Steuernummer, Betreff oder Dokumenttyp. Auf diese Weise findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Die meisten Anwender der Gestoría Arenys arbeiten dabei mit zwei Bildschirmen: Auf einem läuft das Kanzleiprogramm A3 von Wolters Kluwer, auf dem anderen werden die in DocuWare archivierten Unterlagen angezeigt. Bei der Archivierung nutzt die Gestoría Arenys die umfangreichen Funktionen, welche DocuWare zur automatischen Indexierung von Dokumenten zur Verfügung stellt. Praktisch jeder Beleg wird in weniger als zehn Sekunden verschlagwortet und archiviert, ohne dass man dafür einen einzigen Indexbegriff manuell eintippen muss. Auf diese Weise werden monatlich hunderte Dokumente abgelegt, zu Stoßzeiten sogar deutlich mehr. Auch die A3-Software ist in DocuWare integriert. Ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen, sehen Anwender direkt aus der Kanzleisoftware heraus alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen.
Aufgaben im selben Arbeitsschritt erledigen
Die meisten Mitarbeiter der Kanzlei hätten früher nie geglaubt, dass es so einfach ist, Dokumente digital abzulegen. Wo früher nach fast jedem Arbeitsvorgang ein Beleg zu archivieren war, erledigt DocuWare heute alles im selben Arbeitsschritt. Auch Suchen ist deutlich einfacher geworden: Waren Mitarbeiter vor dem DocuWare-Einsatz dazu gezwungen, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, um ein Dokument im Ordner zu suchen, eine Kopie anzufertigen, diese dem Kunden zu schicken und das Original anschließend wieder zu archivieren, können sie heute den kompletten Vorgang in wenigen Sekunden direkt am PC erledigen.
Die Gestoría Arenys schmiedet bereits Pläne, den DocuWare-Einsatz deutlich auszuweiten, denn demnächst sollen auch externe Anwender über die Firmen-Webseite Zugang auf den Dokumenten-Pool erhalten. Mit entsprechenden Berechtigungen können Kunden wichtige Dokumente rund um die Uhr einsehen und erhalten dadurch einen noch besseren Service. Mit dieser Idee werden gleich zwei Probleme auf einmal gelöst. Erstens müssen Dokumente nicht mehr aktiv an Kunden verschickt werden. Und zweitens werden durch die verschlüsselten Zugänge sämtliche gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz noch besser eingehalten.
