circa 1.500 Altdokumente aus den Jahren 2013 und 2014, die – soweit sie in Papierform vorlagen – gesammelt gescannt und strukturiert archiviert wurden. Für die Digitalisierung stehen dem Tiefbauamt leistungsstarke Multifunktionsgeräte zur Verfügung. Der Dokumentenbestand besteht hauptsächlich aus elektronischen oder per Briefpost versandten Papierdokumenten, die von allen Beteiligten in das System eingespeist werden. Die Ablage der wöchentlich mehr als 100 Neudokumente erfolgt nach gemeinsam erarbeiteten klar definierten Ordnungskriterien. Für die Digitalisierung von großformatigen grafischen Darstellungen, Projekt- und Bauplänen können die Beteiligten auf die Dienste der Fachabteilung „Vervielfältigung“ des Tiefbauamtes zurückgreifen, die über entsprechende Spezialscanner verfügt.

Gute Akzeptanz trotz anfänglicher Skepsis

Für die etwa 30 Mitarbeiter in der Bauüberwachung, der Bauoberleitung und dem Tiefbauamt, die die Cloud-Lösung aktiv nutzen, stellt das DMS inzwischen eine unverzichtbare Informationsplattform dar. Auch bei regelmäßigen Projektbesprechungen mit allen Beteiligten inklusive Fremdfirmen direkt vor Ort in den Baubüros wird das Cloud-Archiv rege genutzt, wenn auf Besprechungsprotokolle, Schriftverkehr und Projektpläne zugegriffen werden muss. Die Akzeptanz der Lösung ist trotz anfänglicher Skepsis bei einigen Beteiligten an cloudbasierten Projekträumen sukzessive gestiegen.

Aufwändige und teilweise kostenintensive Eingriffe in vorhandene IT-Infrastrukturen werden durch den Einsatz von DocuWare Cloud komplett vermieden. Darüber hinaus bietet die Cloud-basierte Lösung genaue Kostenkontrolle und durch die Integrationsfähigkeit ein hohes Maß an Flexibilität. Nach den positiven Erfahrungen und angesichts der steigenden Komplexität von Großbauprojekten sehen die Verantwortlichen einem zukünftigen Ausbau der Lösung zuversichtlich entgegen.