Gestartet wurde der DocuWare-Einsatz schließlich in der Verbandszentrale in Berlin, wo man zehn Arbeitsplätze mit zweiten Monitoren ausrüstete. In einem zweiten Schritt erhielten einige Landesverbände für den bundesweiten Einsatz neue Multifunktionsgeräte zur Dokumenten-Digitalisierung. Heute arbeiten über 2.000 Mitarbeiter in allen Sparten der Hilfsorganisation mit dem DMS. Über eine Schnittstelle ist DocuWare in das ERP-System Diamant integriert, wodurch sich Belege direkt über die Oberfläche der kaufmännischen Lösung aufrufen lassen.

Digitaler Workflow steuert Freigabeschritte

Sämtliche Personalakten stehen heute allen Berechtigten in digitaler Form zur Verfügung. Bewerbungsunterlagen, Krankenscheine oder Adressänderungen, die per Post in den jeweiligen Personalabteilungen eintreffen, werden von den Sachbearbeitern gescannt, über die Mitarbeiternummer der richtigen Akte zugeordnet und archiviert. In der Rechnungsprüfung kommt zusätzlich ein digitaler Workflow zum Einsatz. Nach dem Scannen der Papierrechnungen werden diese mit Intelligent Indexing verschlagwortet und revisionssicher abgelegt. Das DMS benachrichtigt daraufhin die für die Prüfung zuständigen Mitarbeiter der Regionalverbände per E-Mail, welche die Belege aus einer Aufgabenliste heraus per digitalem Stempel abzeichnen. Teilweise kontrolliert der Workflow gleich mehrere Freigabeschritte, vom Bereichsleiter bis hin zum Vorstand des Regionalverbands. Am Ende landen die Unterlagen zur Bezahlung in der Buchhaltung.

Schneller Dokumentenzugriff spart Kosten

Gerade weil die Einrichtungen der Hilfsorganisation räumlich oft weit auseinanderliegen und die Dokumente früher per Post verschickt werden mussten, ist der digitale Genehmigungsprozess heute sehr viel schneller. Im Gegensatz zu früher können Skontofristen leicht eingehalten werden. Durch digitale Vertretungsregelungen bleiben Rechnungen nicht mehr unbearbeitet liegen, selbst wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind. Die Buchhaltung hat immer den Überblick, wo sich ein Beleg gerade befindet, und kann auch im Nachhinein leicht feststellen, wer was wann geprüft hat. Ebenso können sich Bereichsleiter für die Planung des nächsten Jahresbudgets einfach sämtliche Rechnungen des Vorjahres aufrufen. Auch in der Personalabteilung schätzen die Mitarbeiter den schnellen Dokumentenzugriff. Da man keine Akten mehr per Post an die Landesverbände verschicken muss, wird sichergestellt, dass kein Unberechtigter Einblick erhält. Gleichzeitig spart man Zeit und Kosten. Gerade deshalb wird der DocuWare-Einsatz kontinuierlich ausgebaut. Das nächste große Projekt ist ein bundesweites Archiv für die Hausnotrufe, ähnlich der digitalen Personalakte. Dafür soll das DMS in weitere Softwaresysteme integriert werden.