Zuverlässige Prüfung der Rechnungen
Sowohl in DATEV als auch in CareMan ist DocuWare integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar. Als erstes wurden jedoch alle Lieferscheine, Bestellformulare und die monatlich rund 300 Eingangsrechnungen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Anschließend sorgt ein Workflow für eine zügige und zuverlässige Prüfung der Rechnungen. Dieser startet, sobald die Belege im Sekretariat gescannt, mit der intelligenten Indexierung verschlagwortet und in DocuWare gespeichert sind. Rechnungen, die per Mail eintreffen, werden ebenso automatisch verschlagwortet und gespeichert. Der Workflow geht über Fachabteilungen und Geschäftsführung bis zur Finanzbuchhaltung, wo der gesamte Ablauf noch einmal kontrolliert und die Rechnung freigegeben wird. Gleichzeitig wird ein Buchungssatz erstellt, der in DATEV verarbeitet werden kann.
In einem zweiten Schritt wurde ein Workflow für die Personalabteilung eingerichtet, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der DSGVO sicherzustellen. Bewerbungen, die heute per Mail eintreffen, werden mit allen beiliegenden Dokumenten in DocuWare gespeichert und im Sekretariat an die Verantwortlichen in Ulm oder Heidenheim zur Bearbeitung weitergeleitet. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Unterlagen und kann dann mit wenigen Mausklicks entweder eine Absage generieren oder eine Einladungsmail verschicken.
Problemloser Zugriff auch von Zuhause
Als einen im Arbeitsalltag besonders nützlichen Vorteil der digitalen Lösung schätzt Florian Hägele die Volltextsuche, mit der sich mit wenigen Mausklicks jedes Dokument schnell finden lässt. Beispielsweise um Angebote zu vergleichen, eine Kostenaufstellung für ein Projekt zu generieren (etwa für spezielle Schutzausrüstungen in Corona-Zeiten) oder um zu recherchieren, was bei früheren Fahrdiensten für einen Kunden berechnet wurde. Die gute Verfügbarkeit der Dokumente – unabhängig vom Standort – hat sich bewährt, gerade auch während der Coronakrise: Mitarbeiter, die in dieser Zeit vermehrt zuhause arbeiteten, konnten problemlos auf die dafür notwendigen Dokumente zugreifen.
Der IT-Leiter Florian Hägele lobt insbesondere die Flexibilität, die DocuWare bietet, da es sich in jede Anwendung integrieren lässt. Deshalb ist auch ein kontinuierlicher Ausbau des DMS-Projekts geplant. Nach den positiven Erfahrungen mit dem digitalen Bewerbermanagement ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen.
