Mit der Prozessdigitalisierung wollte man diese enormen Papierberge abbauen und Bearbeitungszeiten drastisch verkürzen, bei gleichzeitigem Service-Ausbau gegenüber Händlern und Zulieferern. Das Lösungskonzept sah ein spezielles Internet-Portal zur Verteilung aller Ausgangsrechnungen vor. Ausgestattet mit dedizierten Zugriffsrechten sollten Händler Rechnungen rund um die Uhr aus einem elektronischen Postfach abrufen können. Das vorhandene IBM-Mainframe-System mit eigenentwickelter ERP-Lösung stellte dabei eine besondere Herausforderung dar, welcher durch vielfältige Anpassungen des flexiblen DocuWare-Systems Rechnung getragen wurde.

Viele Millionen Dokumente

Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung kommt heute ein digitaler Workflow zum Einsatz. Alle papierbasierten Rechnungen werden über Scanner digitalisiert, vom DMS indiziert, abgelegt und anschließend in einem Freigabeprozess geprüft – oft über mehrere Länder hinweg. Software-Tools erlauben die Erstellung vielfältiger Reports, etwa zu offenen Aufgaben. Auch bei der Portallösung zur Verteilung von Ausgangsrechnungen handelt es sich um eine Eigenentwicklung. Eine vom DocuWare-Partner entwickelte Integrationsschnittstelle steuert dabei die Rechnungsübertragung vom ERP-System auf das Portal und ins digitale Archiv. Mittlerweile greifen insgesamt etwa 1.000 DAF-Mitarbeiter auf DocuWare zu, sowohl in der Firmenzentrale als auch in den internationalen Niederlassungen. Schätzungsweise mehr als fünf Millionen Dokumente wurden bereits 2011 sicher im zentralen Dokumenten-Pool verwahrt.

Digitales Rechnungsportal entlastet Sachbearbeiter und Händler

Der Rechnungsversand über das digitale Händlerportal stellt für DAF Trucks eine deutliche Erleichterung dar und für Händler eine willkommene Serviceverbesserung. Durch den blitzschnellen Dokumentenzugriff bearbeiten Mitarbeiter Rückfragen und Reklamationen schnell und unbürokratisch. Hinzu kommt die Einsparung an Lagerfläche, der geringere Papierverbrauch und das Wegfallen des zeitintensiven Postwegs. Noch deutlicher wird der Nutzen der durchgehenden Prozessdigitalisierung bei der heute äußerst transparenten und sicheren Bearbeitung von Eingangsrechnungen. War beispielsweise bisher eine Bestellung nicht eindeutig zuordenbar, erwies sich die Rechnungsprüfung als extrem zeitaufwändig, da man zur Klärung der Verantwortlichkeit zunächst Kopien an unterschiedliche Niederlassungen schicken musste. Heute kann DAF Trucks unklare Rechnungen auf elektronischem Wege und in kürzester Zeit an einen großen Personenkreis verteilen und den internen Auftraggeber schnell ermitteln. Ein Vorteil, der nicht nur die Effizienz steigert, sondern durch die zeitnahe Bearbeitung auch das Einhalten von Skontofristen sicherstellt. Gleichzeitig schätzt man die Flexibilität des Systems: Sollte das Unternehmen etwa auf ein ERP-Standardprodukt wie SAP umsteigen, so passt sich das DMS dank seiner Modularität und der vorhandenen Schnittstellen entsprechend an. Das erhöht auch die Investitionssicherheit der Lösung.