Mandanten-Akten als Herzstück

Mandanten-Akten enthalten alles, was die Experten für eine maßgeschneiderte Finanzplanung über ihre Kunden wissen müssen: Darlehensverträge, Eheverträge, Testamente, Kaufverträge, Gesellschaftsverträge Präsentationen, Sicherheitenverträge, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Schriftverkehr. Früher wurden die Dokumente in Papierform oder auch digital an unterschiedlichen Orten archiviert: Zum Teil wurden Unterlagen und Verträge in Papierordnern in Schränken aufbewahrt, zum Teil in Windows-Ordnern und Unterordnern archiviert. Die Projektordner waren nicht immer vollständig, nach Dokumenten musste an unterschiedlichen Orten gesucht werden. Da an einem Projekt immer mehrere Mitarbeiter – Berater, Beratungsassistenten und Sekretariat – beteiligt sind und diese oft gleichzeitig auf dieselben Unterlagen zugreifen müssen, war zeitaufwendiges Suchen auch auf den Schreibtischen der Kollegen lästige Routine. Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit war deshalb ausschlaggebend für den Einsatz eines DMS.

Einfache Integration in die IT

Seit Februar 2017 arbeiten alle 17 Mitarbeiter der Kanzlei mit DocuWare. Einige Arbeitsplätze wurden dafür mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Heute werden alle per E-Mail oder per Post eingehenden Dokumente – rund 250 pro Woche bei 235 Mandanten – zentral im Sekretariat entweder aus Outlook direkt in den zentralen Dokumenten-Pool übernommen oder gescannt, anschließend mit Indexeinträgen versehen und archiviert. Zusätzlich wurden alle kundenbezogenen Dokumente der letzten beiden Jahre digitalisiert, da diese noch häufig benötigt werden. DocuWare ist sowohl in das CRM-System Financial Planning Manager als auch in die Finanzplanungssoftware OptiPlan integriert. Mit nur einem Mausklick können die Mitarbeiter so schnell und bequem aus der Anwendung heraus beispielsweise auf den für die Fragestellung benötigten Vertrag oder die letzte Präsentation zugreifen. Mandanten erhalten heute viel schneller Auskunft geben. Die Zusammenarbeit ist dadurch noch verbessert worden. Vorteile der Cloud sind, dass alle Optionen erst getestet und dann, falls sinnvoll, genutzt werden können.

Mausklicks statt Ordnersuche

Ein Workflow ermöglicht es, Finanzpläne der Kunden mit wenig Aufwand immer aktuell zu halten und die Mitarbeiter können sicher sein, dass alle Informationen verarbeitet wurden. Ein weiterer Workflow wurde eingerichtet, um bestimmte Arbeitsabläufe zu koordinieren. So kann ein Berater mit dem Setzen eines digitalen Stempels die Bearbeitung eines Dokuments anstoßen, zum Beispiel die Überprüfung eines Darlehensvertrags, wenn ein Kunde überlegt ihn vorzeitig aufzulösen. Die mit dem Stempel definierten Teilaufgaben werden von den zuständigen Mitarbeitern schnell erledigt, jeder weiß, was zu tun ist.

Die wesentlichen Informationen immer schnell parat zu haben ist das, was den Finanzexperten an der Lösung besonders gefällt. Dass sich das DMS ohne Probleme an die Arbeitsabläufe im Unternehmen anpassen lies und deshalb von den Mitarbeitern kaum eine Umstellung verlangt wurde, war ein weiterer Grund für die schnelle Akzeptanz.