Empresarialmente, tiene mucho sentido intentar aprovechar técnicas que permitan mejorar la eficiencia y la productividad, especialmente cuando se aplican globalmente, y no solo en un equipo de proyecto o departamento.
Los sistemas de gestión documental (o gestión de contenido empresarial) ofrecen numerosas ventajas de eficiencia y, puesto que están integrados con el resto de su infraestructura de TI, tienen el potencial de generar un ahorro de tiempo en toda la empresa.
A continuación se enumeran cinco ideas para obtener un valioso ahorro de tiempo mediante el uso de un sistema de gestión documental.
1) Búsquedas de documentos: los empleados malgastan un promedio de 3,5 horas a la semana buscando documentos que finalmente no logran encontrar, según datos de IDC. Al utilizar la gestión documental digital, el tiempo dedicado a búsquedas queda reducido a segundos. Además, si el sistema ofrece medios de indexación potentes y automatizados, no es necesario preocuparse de perder documentos ni de recordar cómo encontrarlos de nuevo.
2) Mayor agilidad en los procesos empresariales: independientemente de si desea enviar una factura para su aprobación, procesar solicitudes o gestionar revisiones de un catálogo de precios, necesitará poder colaborar de forma secuencial o simultánea en documentos y también una forma de enviar el documento final para su aprobación a los departamentos. Por otra parte, la gestión de estas aprobaciones, de acuerdo con los datos de IDC, requiere un promedio de 4,3 horas a la semana por empleado. Gracias a la gestión de contenido empresarial (ECM), este tiempo se puede reducir considerablemente, ya que los responsables de los procesos ven inmediatamente en qué puntos quedan retenidos los documentos y toman las medidas pertinentes.
3) Automatización de los flujos de trabajo: gestionar reiteradamente los documentos es laborioso y aumenta las posibilidades de que se cometan errores. Sin embargo, los flujos de trabajo digitales, permiten combinar reglas de flujos de trabajo y documentos electrónicos que automaticen el proceso. Por ejemplo, puede crear una regla que garantice que cualquier factura de más de 5000 € se envíe automáticamente a un empleado sénior y que las facturas de importe menor se envíen a otro empleado para su aprobación. Esto supone menos errores, más transparencia y más eficiencia de procesos.
4) Reducción del trabajo improductivo: los empleados dedican mucho tiempo a tareas superfluas como, por ejemplo, cambiar el formato de los documentos. Según los datos de IDC, los empleados dedican un promedio de 2,4 horas semanales a pasar documentos de un formato a otro y 3,8 horas a convertir varios formatos a un formato de documento único. La gestión documental digital le permitirá ahorrar tiempo gracias a la estandarización automática del formato del documento de acuerdo con sus preferencias.
Por ejemplo, puede optar por convertir todos los documentos en PDF o mantenerlos en sus formatos originales (documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o correos electrónicos). Todo depende de cómo vaya a utilizar estos documentos. Si parece probable que tenga que realizar modificaciones en el contenido, puede ser deseable conservar el formato del archivo original. Si prefiere disponer de un registro estable, lo más habitual es convertir el archivo en PDF y distribuir de esta forma la información.
5) Mejora de la colaboración interdepartamental: la integración de todos sus tipos de documentos, desde correos electrónicos hasta documentos en papel, hace que los empleados puedan trabajar conjuntamente en proyectos y compartir información con mayor facilidad. Imaginemos que tiene una empresa de ingeniería cuyas propuestas incluyen un documento de Word, un dibujo de CAD y una hoja de cálculo. Antes de enviar la propuesta al cliente, podría «grapar» estos documentos, para luego distribuirlos por los distintos departamentos para su revisión. El software de visualización, parte esencial de un sistema de gestión documental, permite que los miembros del equipo visualicen un archivo de CAD incluso si no disponen de una aplicación específica de CAD.
Estas son solo algunas de las formas en que su empresa podría ahorrar tiempo aplicando la gestión documental en tareas y procesos de negocio habituales. Los sistemas de gestión documental también permiten que la recuperación en casos de desastre resulte mucho más eficaz, a la vez que permiten realizar auditorías que mejoran las garantías y el cumplimiento financiero. Por otra parte, como la gestión documental ofrece un mejor rendimiento cuando se encuentra integrada en toda la empresa y en su infraestructura de TI, toda la empresa se puede beneficiar de estas potenciales ventajas.
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