Administración simplificada
La empresa WSM Personal también le debe su potencia financiera a una administración simplificada y a procesos eficientes, precisamente porque este sector genera un gran número de documentos y registros. Hasta el momento, WSM Personal ha almacenado unos 100.000 documentos en la solución basada en la nube. Se trata principalmente de documentación de recursos humanos, desde contratos de trabajo y expedientes académicos, hasta certificados de empadronamiento, solicitudes de vacaciones o nóminas. Para gestionar estos volúmenes sin tener que montar estanterías de archivadores, la empresa siempre ha gestionado digitalmente toda la documentación. En un principio, lo hacía mediante una estructura propia de carpetas. No obstante, el deseo de poder acceder rápidamente a los documentos desde cualquier lugar, llevó a Markus Maier en 2015 a buscar un sistema de gestión documental basado en la nube.
Procedimiento de firma integrado
Con DocuWare, WSM Personal ha configurado distintos flujos de trabajo, p.ej., para la gestión de los contratos de vehículos o para las solicitudes de vacaciones que se gestionan con formularios basados en la web. El proceso de firma de los contratos laborales es un pilar central. Debido a que la empresa contrata a personal del extranjero, y los candidatos quieren recibir sus contratos de trabajo firmados antes de emprender su viaje a Alemania, es indispensable para WSM Personal contar con un procedimiento de firma digital. Para ello, WSM utiliza una aplicación de firma dentro del software Zoho Cloud CRM.
Las aplicaciones en la nube DocuWare y Zoho están conectadas a través de la plataforma de integración Make. El enlace se realiza mediante el número de personal, de modo que los registros almacenados en DocuWare para un candidato, incluido el historial, se muestran directamente en la interfaz de Zoho. También se han establecido flujos de trabajo en Make que regulan cómo se gestionan los distintos tipos de documentos en DocuWare: si deben reenviarse a una bandeja o al archivo.
Al crear contratos laborales, el borrador del contrato se envía al candidato desde Zoho para que éste lo firme con un dedo o un bolígrafo usando su smartphone o tablet. El contrato firmado se asigna en la plataforma Make según el tipo de documento; en el caso de un contrato firmado, el documento se manda automáticamente a una bandeja en DocuWare, donde se revisa y se archiva.
Conclusión
La digitalización y la gestión de documentos forman parte del ADN del proveedor de servicios de personal, cuyas aplicaciones empresariales se ejecutan ahora íntegramente en la nube. Junto con el enfoque sectorial y la orientación al servicio, los procesos internos optimizados determinan la fortaleza del proveedor de servicios. De esta manera WSM Personal se ha consolidado como una empresa mediana fuerte en un mercado en el que compiten varios miles de proveedores, incluyendo los grandes actores internacionales.
