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Casos de éxito: Servicio de personal

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El proveedor de servicios de personal, WSM, almacena y gestiona todos los documentos de personal en DocuWare Cloud desde 2015. La firma digital, que fue integrada en 2020 en el sistema de gestión documental es un componente muy importante con el que se optimizó aún más la gestión de contrato

El principal objetivo del proveedor de servicios de personal fundado en 2014, WSM, es conseguir procesos sencillos y tan digitales como sea posible. Los socios utilizan su experiencia para constituir una empresa de trabajo temporal con un perfil y enfoque definidos.

Entre los 140 trabajadores de WSM Personal provenientes de países de Europa Central y Oriental y las empresas alemanas en las que éstos trabajan reina una buena cooperación. WSM Personal se centra en determinados países de contratación dentro de la UE (Polonia, Rumanía, Hungría, Eslovenia, Croacia y Bulgaria), y ofrece a los candidatos un «paquete integral sin preocupaciones»: contratos de trabajo indefinidos, personas de contacto nativas, residencia y coche de empresa para el desplazamiento al trabajo. Las empresas pueden confiar en que recibirán el personal adecuado con las cualificaciones requeridas. El enfoque de la empresa sobre diferentes sectores industriales y de producción, como la industria alimentaria, la construcción, la logística o el montaje ha demostrado su eficacia durante los siete años desde la constitución de la empresa y su capacidad de resistencia – incluso durante la crisis de COVID, en la que muchos competidores se han visto sometidos a una gran presión.

 

País:
Alemania
Sector industrial:
Servicio de personal
Departamento:
Recursos humanos
Implementación:
Cloud
Integración:
zvoove (solución empresarial) |servicio de firma (Validated ID)

Optimizamos nuestros procesos mediante la digitalización, y DocuWare desempeña un papel fundamental en ella. La firma integrada de DocuWare aumenta nuestra agilidad y rapidez, sobre todo a la hora de firmar contratos de trabajo en distintos países. Sin el sistema de gestión documental necesitaríamos, sin duda, más personal en la administración.

Markus Maier
Gerente de WSM Personal, Senden (Alemania)

Administración simplificada

La empresa WSM Personal también le debe su potencia financiera a una administración simplificada y a procesos eficientes. En el sector de servicios de personal se genera una gran cantidad de documentos y recibos. Hasta el momento, WSM Personal ha almacenado unos 80.000 documentos en la solución basada en la nube. Se trata principalmente de documentación de recursos humanos, desde contratos de trabajo y expedientes académicos, hasta certificados de empadronamiento, solicitudes de vacaciones o nóminas. Para gestionar estos volúmenes sin tener que montar estanterías de archivadores, la empresa siempre ha gestionado digitalmente toda la documentación. En un principio, lo hacía mediante una estructura propia de carpetas. No obstante, el deseo de poder acceder rápidamente a los documentos desde cualquier lugar, llevó a Markus Maier en 2015 a buscar un sistema de gestión documental basado en la nube. 

Procedimiento de firma integrado

Con DocuWare, WSM Personal ha configurado distintos flujos de trabajo, p.ej., para la gestión de los contratos de vehículos o para las solicitudes de vacaciones que se gestionan con formularios basados en la web. El proceso de firma de los contratos laborales es un pilar central. Debido a que la empresa contrata a personal del extranjero, y los candidatos quieren recibir sus contratos de trabajo firmados antes de emprender su viaje a Alemania, es indispensable para WSM Personal contar con un procedimiento de firma digital. Antes, esto se solucionaba mediante un proveedor externo, desde 2020 con la solución integrada de DocuWare del proveedor de servicios de firma, Validated ID. 

El proceso comienza guardando en el archivo central el contrato laboral, que ha sido creado en la solución empresarial zvoove. En el documento aparece un campo de estado para firmar. El correo electrónico y el número de teléfono del candidato se guardan para la autentificación de doble factor. Tras su traspaso a la interfaz de Validated ID se realiza el envío por correo electrónico con un enlace y, tras hacer clic en él, aparece el documento en el navegador, que ahora se puede firmar en la pantalla del móvil con el dedo o en el ordenador con el ratón. Tras introducir el código, que se ha enviado paralelamente por SMS, se completa el proceso de firma. El nuevo trabajador recibe el contrato final, que queda archivado automáticamente en DocuWare, por correo electrónico. El proceso de firma también se utiliza con otros documentos como los acuerdos de rescisión o las notificaciones de servicio.

Conclusión

La digitalización y la gestión documental son parte del ADN de WSM Personal. Junto con el enfoque sectorial y la orientación al servicio, los procesos internos optimizados determinan la fortaleza del proveedor de servicios. De esta manera WSM Personal se ha consolidado como una empresa mediana fuerte en un mercado en el que compiten varios miles de proveedores, incluyendo los grandes actores internacionales.

 

La firma digital integrada en DocuWare, Validated ID, ahorra tiempo y contribuye a la simplificación y aceleración de los procesos administrativos de la empresa.
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