El procesamiento digital de documentos como un reloj

En un primer momento, el sistema DMS se probó durante quince días con un flujo de trabajo en el departamento de ambulancias aéreas. DocuWare guía a los empleados paso a paso en el cálculo de la oferta, por ejemplo, para seleccionar los criterios necesarios para determinar el precio del vuelo. Una vez cumplidos todos los requisitos, se crea automáticamente un presupuesto, que se envía por correo electrónico y se almacena en el archivador digital. Tras el éxito de esta prueba, el Partner de DocuWare implantó la solución en el departamento de contabilidad y en algunos otros. Más o menos la mitad de los 100 trabajadores acceden ahora al archivo central de documentos. Para comprobar las facturas entrantes, los proveedores de servicios envían, en primer lugar, los recibos por correo electrónico a la sede de Innsbruck, donde se archivan. Los recibos de las tarjetas de crédito de los pilotos por las tasas aeroportuarias o el combustible se escanean, se indexan e igualmente, se archivan. El flujo de trabajo comienza con el archivado. Las facturas aparecen primero en la lista de tareas de contabilidad, donde se contabilizan previamente y se asignan al departamento correspondiente. A continuación, los responsables reciben los documentos para su comprobación. En caso de aprobación, cierta información del documento se devuelve al departamento de presupuestos para que éste pueda disponer de información de precios actualizada para su siguiente cálculo. Al mismo tiempo, las facturas se envían al departamento de contabilidad para su comprobación final. Por último, una interfaz transfiere los documentos al sistema de contabilidad financiera BDM para su contabilización. En algunos casos, se realiza un envío adicional al departamento de facturación para la facturación posterior de artículos individuales. 

Los flujos de trabajo digitales aumentan su ventaja competitiva

Gracias a DocuWare, la comunicación ha mejorado considerablemente y los flujos de trabajo son más eficaces y rápidos. También ha sido posible reducir los errores al no tener que introducir y archivar todo dos o tres veces. Mediante el acceso al archivo central de documentos, todos los trabajadores tienen el mismo nivel de información. Esto conlleva claras ventajas, por ejemplo, en la preparación de presupuestos gracias al flujo de retorno de la información. El flujo de trabajo permite reaccionar a las consultas con gran rapidez y flexibilidad, lo que hace que la empresa sea más competitiva. La oficina central de Innsbruck también se beneficia del flujo de trabajo de las facturas digitales. El sistema proporciona una mejor visión de conjunto del estado de tramitación de las facturas y de los cargos posteriores, un volumen millonario en Tyrol Air Ambulance.