Anualmente se llenaban 150 carpetas de documentos y, teniendo en cuenta los 250 vehículos vendidos al año aproximadamente y el requisito de mantenimiento durante diez años, esto correspondía a una superficie de unos 75 metros para el archivo. El método de trabajo manual no cumplía las directrices habituales de cumplimiento ni era especialmente eficaz. La buena relación con el Partner local de DocuWare llevó a los responsables a integrar un sistema DMS en el entorno de trabajo de Schmitz + Zinke. Nos decidimos por DocuWare Cloud, porque la solución se podía integrar y usarse en su totalidad inmediatamente.
Una perfecta preparación simplifica la implementación
Una vez que se registraron y se analizaron todos los procesos de trabajo, se decidió la creación de los archivos electrónicos "procesos de trabajo", "personal" y "dirección". A cada uno de ellos se le asignaron autorizaciones de acceso diferentes y hoy conforman el archivo central de documentos. Todas las actas del personal, que se habían acumulado en diez archivadores hasta el momento de la implementación de DocuWare, fueron escaneadas y los documentos en papel se destruyeron. Del mismo modo se procedió con los expedientes de venta, que anteriormente se almacenaban en carpetas y comprendían de 20 a 30 hojas por cada transacción; desde la oferta hasta el acuerdo para la prueba de conducción, pasando por recibos de la entrega del coche antiguo, la documentación de financiación y el pedido. Gracias a la búsqueda digital, hoy se pueden encontrar inmediatamente todas las transacciones y los documentos asociados. Los documentos nuevos derivados de una operación de venta se archivan directamente en el archivo central de documentos. Esto se lleva a cabo fácilmente con la impresora virtual integrada en la nube de DocuWare, que se puede utilizar desde cualquier aplicación. Se reconocen unos 30 tipos diferentes de documentos y se almacenan automáticamente como originales e inalterables, tal como lo define la ley. Si se necesita un original en papel, se envía a una impresora física. Las facturas u otros documentos recibidos por correo electrónico simplemente se trasladan a un directorio, donde DocuWare los recupera y los indexa automáticamente.
Todos los documentos están disponibles en formato digital
A día de hoy, el archivo central de documentos es el eje de todos los procesos comerciales en el concesionario. Cada modificación y nueva versión de un documento queda documentada, los documentos digitales originales permanecen intactos como lo exige la ley. Los trabajadores pueden acceder a los documentos directamente tanto desde el software de Mazda como desde DATEV mediante un botón de DocuWare. Incluso cuando están de viaje o trabajando desde casa, los trabajadores autorizados pueden ver sus carpetas, archivos y listas de tareas en cualquier momento. También se informa inmediatamente a la dirección sobre el correo importante, independientemente de dónde se encuentre. Y con la aplicación PaperScan de DocuWare, se pueden incluso fotografiar y archivar los documentos con una alta calidad mientras se está viajando.
