Búsqueda de una solución multisistema
El jefe del departamento informático y su equipo buscaban una solución flexible y de aplicación general. El proveedor de su sistema de flujo de trabajo les informó de la posibilidad de resolver el problema entre diferentes sistemas con inteligencia artificial. Con la promesa de poder extraer e importar incluso datos complejos de documentos muy diversos, DocuWare IDP cumplía los requisitos.
La facturación de las horas trabajadas en las empresas, que utilizan sistemas de registro de horas muy diferentes y, en algunos casos, muy antiguos, suponía una tediosa transferencia manual, ya que no todos los sistemas emiten documentos de los que se pueden extraer automáticamente los datos relevantes sobre el trabajo temporal. La solución anterior consistía en programas basados en reglas para la transferencia de datos, que, sin embargo, tenían que adaptarse continuamente.
Entrenamiento de la IA para documentos complejos
A finales de 2024 se probó un primer enfoque de solución junto con el Partner de implementación: Algunas de las listas leídas con datos de registro de tiempo se reconocieron enseguida de forma fiable, mientras que otras requirieron un entrenamiento más intensivo de la IA. Tras un entrenamiento adicional de la IA, también se pudieron leer correctamente listas más complejas. Además, desde marzo de 2025, se ha establecido un proceso de mejora continua en el que se sigue desarrollando la IA de forma específica con casos especialmente complejos.
De los aproximadamente 1000 documentos que se leen cada mes, unos 200 se consideran especialmente difíciles debido a su complejidad. Estos pasan por un flujo de trabajo en el que está integrado DocuWare IDP. Si es necesario, por ejemplo, en casos especiales como la conversión de minutos industriales (100 segundos), se realiza una única comprobación manual. Una vez realizada correctamente la asignación, no es necesario volver a realizar ningún control para operaciones futuras. El sistema calcula un valor de confianza para cada documento; si este valor es inferior a un umbral definido, se inicia automáticamente una comprobación visual en el flujo de trabajo. Por último, se generan archivos XML a partir de los documentos, que se transfieren al sistema ERP para su facturación.
Evitar picos de mucha carga
El sistema de IA tiene el potencial de resolver de forma sostenible un problema fundamental que siempre surge cuando hay que elaborar las nóminas y se deben procesar grandes cantidades de documentos en poco tiempo. Esto hace que la carga de trabajo en la administración llegue al límite debido al intenso trabajo manual de transferencia. Sin embargo, ahora se pueden evitar estos picos de carga. La automatización permite reducir drásticamente el trabajo manual, con el objetivo de eliminarlo por completo en el futuro.
El equipo de informática ya tiene previstas otras áreas de aplicación de la IA. Entre ellas se encuentran la lectura de documentos de horas trabajadas rellenados a mano en pequeñas empresas que no disponen de un sistema electrónico de registro de horas, así como el procesamiento de solicitudes de vacaciones en papel.
