Bill Szczytko, IT Manager, eligió DocuWare porque quería una solución que utilizara XML y se integrara con su software de contabilidad. Con DocuWare, el administrador de propiedades imprime una solicitud y le añade un código de barras. La solicitud completada se escanea en DocuWare, donde se envía electrónicamente a través de un proceso de flujo de trabajo para garantizar que se complete una comprobación de los antecedentes crediticios y penales junto con la autorización del gerente. Si se aprueba, el administrador de la propiedad imprimirá un contrato de alquiler que también presenta un código de barras. Una vez firmado el contrato de alquiler, se envía electrónicamente al Departamento de Contabilidad para su posterior revisión y procesamiento. La indexación se automatiza mediante el número de solicitud del código de barras utilizado como código de coincidencia. Cualquier correspondencia por correo electrónico relacionada con un inquilino también se archiva en DocuWare, lo que agiliza la resolución de problemas.

Recuperación de documentos más rápida

«La posibilidad de buscar en la base de datos ha mejorado mucho nuestra eficiencia. Hemos ahorrado al menos 100 horas al mes solo en los Departamentos de Contabilidad y Crédito. Ahora es muchísimo más fácil encontrar nuestros documentos», explica Szczytko. Antes tardábamos horas o días en recuperar y enviar los documentos. Ahora solo lleva unos pocos segundos. «El envío de documentos por mensajería suponía un gran obstáculo en nuestra actividad», dice Szczytko. «Las mejoras más llamativas las hemos observado en el acceso autogestionado a cualquier documento después de la firma del contrato de arrendamiento. Incluso nuestros auditores externos reciben autorizaciones de acceso temporal a DocuWare, lo que permite una preparación rápida y cómoda de la auditoría. No volveríamos de nuevo al sistema antiguo», dice Szczytko. «La posibilidad de buscar en nuestra base de datos rápidamente ha mejorado mucho nuestra eficiencia. Hemos ahorrado al menos 100 horas al mes solo en los Departamentos de Contabilidad y Crédito».