DocuWare mejora los procesos en todos los departamentos
La empresa buscó soluciones y encontró DocuWare. Tras la instalación inicial, la solución se extendió a un total de nueve departamentos en tres años, desde finanzas hasta logística y ventas. Desde entonces, cientos de miles de documentos sólo se gestionan digitalmente. Los formularios electrónicos y los flujos de trabajo ayudan al trabajo productivo en el día a día de la empresa. Por ejemplo, los empleados reciben notificaciones sobre nuevas tareas o recordatorios si un asunto lleva demasiado tiempo sin hacerse. Además, gracias a DocuWare, es posible hacer un seguimiento exacto de las solicitudes que se enviaron a cada empleado y en qué momento. Varios departamentos se benefician del uso de la solución: en recursos humanos, la solución apoya los procesos en las nóminas o en la contratación de nuevos empleados. En las cuentas por pagar, DocuWare se hace cargo de varias tareas relacionadas con los informes de gastos, y en el departamento de ventas, la gestión de las notas de crédito se pudo simplificar considerablemente. Al mismo tiempo, el sistema de gestión documental permite el cumplimiento seguro de todas las normas de archivo. De este modo, los documentos están disponibles en las auditorías en muy poco tiempo, mientras que antes se tardaba varias horas o incluso días en buscarlos.
Conexión digital de equipos que trabajan en lugares diferentes
Muchos problemas se han resuelto con DocuWare. Donde había archivadores, ahora hay espacio para mesas y sillas, por ejemplo para celebrar pequeñas reuniones en la oficina. Al mismo tiempo, la empresa consiguió reducir significativamente la cantidad de trabajo en las operaciones diarias, lo que en última instancia beneficia a la productividad. Con el inicio de la pandemia en 2020, Lohmiller & Company (Carrier West) fue clasificada como empresa de importancia sistémica por el estado de Colorado, por lo que las operaciones continuaron con normalidad. Sin embargo, los empleados podían optar por trabajar completamente desde casa durante este tiempo, participando en todos los flujos de trabajo digitales. Incluso hoy en día, la moderna tecnología de DocuWare permite el trabajo híbrido entre la oficina y la casa.
