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Casos de éxito: Organización sin ánimo de lucro

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Mientras que antes las facturas pasaban por un tedioso proceso de días o incluso semanas a lo largo de varios edificios del Monasterio, ahora la verificación se suele completar en cuestión de una hora.

El detonante y razón definitiva para la implantación del sistema DMS en la Fundación del Monasterio Eberbach fue principalmente la falta de claridad en las facturas entrantes: La correspondencia se repartía entre las distintas oficinas del recinto, pasaba de A a B y con frecuencia no sabíamos dónde se encontraba en un momento determinado.

Las tareas administrativas en la Fundación son muy variadas: En el recinto cerca de Eltville am Rhein hay empresas gastronómicas, un hotel y un museo, y en una empresa hermana donde se produce vino. En el Monasterio, fundado en 1136, hoy en día se celebran muchos eventos culturales y también se utiliza como centro de conferencias. Debido a su impresionante arquitectura gótica y medieval es fácil verlo en películas («El nombre de la rosa») o en la televisión («Hildegard von Bingen») y anualmente lo visitan unas 300.000 personas.

Yannick Müller trabajaba anteriormente en el Departamento de Contabilidad y Control y desde principios de 2021 dirige el Área completa de Finanzas, Control e Informática. En este cargo interdisciplinar, puede dedicar más tiempo a optimizar los procesos administrativos. DocuWare desempeña un papel fundamental en este contexto. Se comenzó con el flujo de trabajo de facturas entrantes, el cual fue configurado conjuntamente con un Partner de DocuWare. La antigua distribución del correo mediante bandejas y carpetas daba como resultado la demora en el pago de algunas facturas o en el peor de los casos, el abono por duplicado de las mismas después de un recordatorio.

País:
Alemania
Sector industrial:
Organización sin ánimo de lucro
Departamento:
En toda la empresa
Implementación:
On-Premises
Integración:
Microsoft Dynamics NAV

DocuWare nos permite procesar documentos desde prácticamente cualquier lugar. La interfaz de edición intuitiva desde la perspectiva del usuario y las muchas posibilidades de personalización individualizada de los flujos de trabajo y los conceptos de autorización garantizan que sea muy fácil trabajar con el sistema.

Yannick Müller
Director de finanzas, control e informática de la Fundación del Monasterio Eberbach, en Eltville am Rhein (Alemania)

Aprobación de las facturas en cuestión de una hora

DocuWare ha demostrado su eficacia en los procesos cotidianos de manera impecable desde su puesta en marcha en junio de 2018. La Fundación recibe anualmente unas 1500 facturas entrantes, de las cuales el 95 por ciento llega en formato digital y el resto se escanea. Al recibir un correo electrónico de «Facturas» de la Fundación con una factura adjunta en PDF, se generan automáticamente los datos del índice, como el nombre del proveedor, la fecha, el importe bruto y neto, el descuento, etc., y se envían con la factura al Departamento de Contabilidad, que comprueba y procesa los datos. De ahí pasa a los respectivos compradores, normalmente las personas responsables en el Departamento de Compras y, dependiendo del importe, a otros niveles de aprobación hasta la Dirección de la Fundación. «El proceso de aprobación de facturas, que antes podía durar días o incluso semanas, a día de hoy se completa en cuestión de una hora». En casos excepcionales, si por ejemplo, hay un técnico involucrado que no está siempre en la oficina, puede tardar un día. Como resultado, ya no se pierden los descuentos por pronto pago y los recordatorios, que se reciben muy rara vez, se resuelven inmediatamente, ya que es posible ver con un solo clic donde se han estancado las cosas en el flujo de trabajo.

Optimización de procesos adicionales

«La digitalización era una necesidad urgente», concluye Yannick Müller casi tres años después de la implementación de DocuWare. Las tareas administrativas continúan aumentando. En 2020, el negocio hotelero, que hasta entonces estaba alquilado, fue asumido por la propia empresa. No obstante, la carga de trabajo administrativo también aumenta en el ámbito de la gastronomía arrendada y en la gestión de instalaciones debido a los numerosos eventos que celebran. Ya hemos dado el primer paso mediante el flujo de trabajo de recepción de facturas. Hay muchos temas con un enorme potencial de optimización de procesos con DocuWare, desde la correspondencia con clientes que se sumarán al sistema DMS en 2021, pasando por la gestión de contratos, hasta la integración de las facturas salientes. Lo más destacado desde el punto de vista del Jefe de finanzas, controlling e informática es lo siguiente: «Con DocuWare podemos ajustar los procesos nosotros mismos como acabo de comprobar al realizar la integración de un organigrama nuevo de forma completamente independiente con sus correspondientes permisos».

Con DocuWare disponemos de la herramienta adecuada para optimizar un gran cantidad de procesos administrativos.
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