Tras el proceso de selección y el trabajo preparatorio realizado por el Partner de DocuWare, empezaron implantando el gestor documental en el departamento de Compras el 1 de enero de 2020. Aquí todos los procesos de compra debían funcionar sin problemas -desde el pedido de material de oficina hasta el de piezas de maquinaria- en ambas sedes. Esto solía ser engorroso y propenso a errores antes del DMS, cuando había que buscar documentos en papel en archivadores y luego compartirlos o transferirlos entre oficinas. Hoy, todo esto se gestiona con un enorme grado de transparencia en el DMS. Los empleados que son usuarios autorizados disponen inmediatamente de todos los datos, lo que les permite realizar cualquier tarea sin problemas.

Integración de SAP, Outlook y programación propia

KLEiN trabaja con SAP como sistema ERP, que se utiliza en la versión R3 EHP7. La provisión de una interfaz entre SAP y DocuWare fue un criterio decisivo en el proceso de selección. El archivado automático de los documentos generados por el sistema SAP aumenta la eficacia y la seguridad de los procesos. El sistema de archivado centralizado automático garantiza que todas las facturas, confirmaciones de pedidos, albaranes, pedidos entrantes y salientes estén disponibles. La integración con Outlook garantiza que también se archiven los correos electrónicos asociados a un proceso. Además, se ha integrado en DocuWare una solución de programación propia para ventas, que se utiliza, entre otras tareas, para elaborar presupuestos. KLEiN ahora también dispone de expedientes digitales de personal. Gracias al servicio de escaneado prestado por el Partner de DocuWare, todos los documentos se han importado al archivador para poder digitalizar gradualmente los procesos de recursos humanos.

Expedientes de personal digitales

Según KLEiN, con el sistema de gestión documental se han logrado mejoras clave como la búsqueda más rápida, el aumento de la eficacia y la transparencia de los flujos de trabajo. A esto hay que añadir la ventaja de descuentos por pronto pago. En resumen, una de las ventajas del DMS es que ya no se olvida nada.