Soluciones
Productos
Recursos
Empresa
Partners
Demo gratuita

Casos de éxito: Servicios

Buscar más casos prácticos

DocuWare Cloud apoya a la agencia digital ofreciendo la máxima flexibilidad. Los equipos de KEMWEB pueden acceder a documentos relevantes desde cualquier lugar; los Departamentos de Contabilidad y Administración funcionan a la perfección incluso cuando se trabaja desde casa, lo cual tiene un valor incalculable en tiempos de pandemia.

La agencia digital KEMWEB es una empresa ágil que impulsa a sus clientes de distintos sectores hacia el éxito en el mundo digital. Gracias a DocuWare en la nube, ahora es posible garantizar un buen apoyo administrativo a los equipos flexibles de Maguncia (Mainz, Alemania), que se reorganizan constantemente en función de los proyectos en los que trabajan.

KEMWEB goza del mismo reconocimiento entre las empresas del sector de los medios de comunicación y servicios como entre las empresas industriales, y ha impulsado el negocio digital de Werner & Mertz, Schott AG, Sanofi, Rotkäppchen Mumm, Stiftung Lesen, Lanxess, ZDF y DFB, entre otras. La oferta de productos es muy amplia: Se acompaña a los clientes de forma integral en el mundo digital mediante eventos híbridos, vídeos, vídeos de imágenes, intervenciones en programas de televisión, juegos virtuales, creación de páginas web, campañas de publicidad y podcasts. Ahí radica el éxito que garantiza el crecimiento continuo con el que se ha conseguido alcanzar un volumen de 40 trabajadores.

Judith Kemmann comenzó hace seis años, como Directora de Finanzas y Administración, a optimizar los procesos administrativos de la agencia, que otorgaban una gran importancia a la sostenibilidad, como la «energía verde». Cuando analizó el proceso de control de facturas, se dio cuenta de que la mezcla establecida hasta la fecha de un sistema de almacenamiento digital diseñado internamente y un archivador físico que se trasladaba por la empresa no podía satisfacer las necesidades de una empresa ágil. Durante el proceso de búsqueda de un software de gestión documental digital se observó rápidamente una clara preferencia por la nube. Además, las posibilidades de integración con las aplicaciones ya existentes y la capacidad de adaptación a las necesidades individuales fueron otros criterios decisivos.

País:
Alemania
Sector industrial:
Servicios
Departamento:
En toda la empresa
Implementación:
Cloud
Integración:
Haufe-Lexware

Me encanta lo fácil que resulta ahora. En vez de buscar en archivadores para encontrar un recibo, utilizamos la función de búsqueda de DocuWare y el documento deseado aparece en pantalla en cuestión de segundos. Ahora se almacena todo de forma digital, a prueba de auditorias y de manera más respetuosa con el medio ambiente en el archivo central de documentos, en vez de en armarios enormes repletos de archivadores.

Judith Kemman
Directora de Finanzas y Administración en KEMWEB, Maguncia (Mainz), Alemania

Gracias a la colaboración con los Partners de DocuWare, la digitalización de los procesos administrativos se ejecutó con éxito. De este modo, el proceso de control de las facturas entrantes fue reestructurado completamente. Hoy día, las facturas de todos los proveedores, con excepción de algunas autoridades, llegan a KEMWEB en formato digital y se trasladan a la carpeta de correo de DocuWare, donde se leen y se preparan para ser contabilizadas en la cuenta de materiales y proveedores. DocuWare traspasa, en formato Excel, los datos de los documentos con las denominaciones de los campos correspondientemente definidas al software de contabilidad Lexware. Al mismo tiempo, la trabajadora responsable del correo entrante reparte las facturas para su comprobación y autorización entre los responsables de los proyectos. En KEMWEB, los proyectos se llevan a cabo por equipos multifuncionales de distintos sectores. Todos los participantes; project managers, cámaras, editores, diseñadores, programadores, especialistas CEO y redactores tienen acceso a DocuWare y pueden comprobar y autorizar las facturas desde cualquier lugar, incluso con el teléfono móvil.

Las facturas salientes creadas con el software Lexware se trasladan al archivador con sólo pulsar una tecla. Los expedientes de los trabajadores también están digitalizados. Una interfaz para el sistema de nóminas, también creada con Lexware, garantiza que todos los trabajadores tengan acceso digital a sus nóminas mensuales y puedan ver sus expedientes personales. Otra aplicación importante de DocuWare ha sido la gestión de contratos. Todos los contratos, ya sean de bienes materiales o de seguros, se gestionan de forma segura y transparente con sus respectivos plazos de preaviso en el archivador de contratos.

«DocuWare ha sido muy valioso durante la pandemia», afirma Judith Kemmann. «Ya no dependíamos de una presencia física en la oficina; los procesos de administración y contabilidad estaban digitalizados y la solución en la nube nos permitía acceder a los archivos desde cualquier lugar».

Hubo una clara preferencia por la nube a la hora de escoger el software, ya que no queríamos introducir ningún sistema adicional que requiriese mantenimiento constante y porque queríamos garantizar el acceso remoto a los miembros del equipo, que a menudo trabajan a distancia.
macbook.png

Solicite una demostración personalizada

Obtenga su demostración personalizada gratuita y libre de compromiso de DocuWare y descubra cómo la gestión documental y la automatización de procesos le pueden ayudar a adaptar la transformación digital en su organización.

Solicite una demostración