Gracias a la colaboración con los Partners de DocuWare, la digitalización de los procesos administrativos se ejecutó con éxito. De este modo, el proceso de control de las facturas entrantes fue reestructurado completamente. Hoy día, las facturas de todos los proveedores, con excepción de algunas autoridades, llegan a KEMWEB en formato digital y se trasladan a la carpeta de correo de DocuWare, donde se leen y se preparan para ser contabilizadas en la cuenta de materiales y proveedores. DocuWare traspasa, en formato Excel, los datos de los documentos con las denominaciones de los campos correspondientemente definidas al software de contabilidad Lexware. Al mismo tiempo, la trabajadora responsable del correo entrante reparte las facturas para su comprobación y autorización entre los responsables de los proyectos. En KEMWEB, los proyectos se llevan a cabo por equipos multifuncionales de distintos sectores. Todos los participantes; project managers, cámaras, editores, diseñadores, programadores, especialistas CEO y redactores tienen acceso a DocuWare y pueden comprobar y autorizar las facturas desde cualquier lugar, incluso con el teléfono móvil.
Las facturas salientes creadas con el software Lexware se trasladan al archivador con sólo pulsar una tecla. Los expedientes de los trabajadores también están digitalizados. Una interfaz para el sistema de nóminas, también creada con Lexware, garantiza que todos los trabajadores tengan acceso digital a sus nóminas mensuales y puedan ver sus expedientes personales. Otra aplicación importante de DocuWare ha sido la gestión de contratos. Todos los contratos, ya sean de bienes materiales o de seguros, se gestionan de forma segura y transparente con sus respectivos plazos de preaviso en el archivador de contratos.
"DocuWare ha sido muy valioso durante la pandemia", afirma Judith Kemmann. "Ya no dependíamos de una presencia física en la oficina; los procesos de administración y contabilidad estaban digitalizados y la solución en la nube nos permitía acceder a los archivos desde cualquier lugar".
