La puesta en marcha definitiva de DocuWare se realizó en la central de la asociación en Berlín, donde se equiparon diez estaciones de trabajo con un segundo monitor. En una segunda etapa se instalaron en algunas asociaciones regionales nuevos dispositivos multifunción para la digitalización de documentos para su aplicación a nivel nacional. Hoy en día, más de 2000 empleados en todas las áreas de la organización humanitaria trabajan con el DMS. DocuWare está integrado en el sistema ERP Diamant a través de una interfaz que permite consultar los documentos directamente desde la interfaz gráfica de la herramienta comercial.

Un flujo de trabajo digital controla los pasos de autorización

Todos los registros de personal están hoy disponibles en formato digital para todas las personas autorizadas. La documentación de las solicitudes de empleo, certificados de enfermedad o cambios de dirección, que se reciben por correo en los respectivos departamentos de personal, son escaneados por los encargados, asignados al registro correcto mediante el número de empleado y archivados. Para la verificación de facturas se utiliza un flujo de trabajo digital adicional. Después de escanear las facturas en papel, se indexan con Intelligent Indexing y se almacenan de forma segura para posteriores auditorías. El DMS notifica entonces por correo electrónico a los empleados de las asociaciones regionales responsables de la comprobación, los cuales firman los documentos a partir de una lista de tareas utilizando un sello digital. En algunos casos, el flujo de trabajo controla varios pasos de autorización a la vez, desde el jefe de área hasta la dirección de la asociación regional. Al final del proceso, los documentos van a parar al departamento de contabilidad, donde se ordena el pago.

El acceso más rápido a los documentos reduce costes

Teniendo en cuenta que las instalaciones de la organización humanitaria están en muchos casos muy alejadas y antiguamente los documentos tenían que ser enviados por correo postal, el proceso de autorización digital resulta hoy mucho más rápido. A diferencia de lo que ocurría en el pasado, los plazos de descuento por pago anticipado ahora pueden cumplirse fácilmente. Gracias a las reglas digitales de suplentes, las facturas ya no quedan sin tramitar, incluso si un empleado está enfermo o de vacaciones. El departamento de contabilidad siempre tiene una visión general de dónde se encuentran los documentos en cada momento y puede determinar fácilmente a posteriori quién verificó qué y cuándo. Asimismo, los jefes de área pueden consultar fácilmente todas las facturas del año anterior para planificar el próximo presupuesto anual. Los empleados del departamento de personal también aprecian el acceso rápido a los documentos. Dado que ya no es necesario enviar registros de personal a las asociaciones regionales por correo postal, se garantiza que ninguna persona no autorizada pueda verlas, y al mismo tiempo se ahorra tiempo y dinero. Precisamente por este motivo la organización continúa ampliando constantemente el uso de DocuWare. El siguiente gran proyecto es un archivo de alcance nacional para llamadas de emergencia a domicilio, similar al registro digital de personal. Para esto, el DMS se integrará en otros sistemas de software.