4.000 documentos mensuales, 130 flujos de trabajo, más de 100 usuarios
El sistema de gestión documental cambió radicalmente esta situación. A las pocas semanas de la implementación, más de 100 usuarios activos ya procesaban alrededor de 4.000 documentos mensuales de forma exclusivamente digital. El Partner Autorizado de DocuWare creó unos 130 flujos de trabajo para ello. A día de hoy, al archivar un nuevo documento en el sistema, la solución reconoce automáticamente de qué tipo de documento se trata y si son necesarios otros trámites, como es el caso por ejemplo para las facturas entrantes o los contratos. En caso de que sea necesaria una aprobación, el sistema define cada uno de los pasos individuales hasta finalizar el procesamiento. Esto ha aportado mucha más transparencia a los procesos internos. Al mismo tiempo, el sistema garantiza que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos confidenciales. En el último paso del workflow, los contratos y las facturas aprobadas o rechazadas con ayuda de sellos digitales aparecen en las listas de tareas de la administración, donde se lleva a cabo la tramitación final.
La digitalización garantiza una mejora continua
A día de hoy, prácticamente todos los procesos de la empresa son más rápidos y eficaces gracias a DocuWare. Mediante el acceso digital a los documentos, tanto el personal administrativo como los responsables de los departamentos ahorran mucho tiempo que pueden invertir de forma eficaz en otras tareas. Al mismo tiempo, la solución ofrece un gran abanico de posibilidades de control, lo que ha mejorado considerablemente la seguridad de los procesos internos. Debido a la buena experiencia con DocuWare, Imlek desea digitalizar más procesos de la empresa y continuar mejorando con la ayuda del sistema.
