Un proyecto transversal orientado a la automatización y la escalabilidad
Dirigida conjuntamente por los equipos de Finanzas y TI de Henry Schein, en estrecha colaboración con su proveedor tecnológico, la iniciativa fue mucho más allá de la simple sustitución de una herramienta. Se prestó especial atención al área de compras, donde los elevados volúmenes de documentos y los estrictos requisitos de control y trazabilidad hacían imprescindible gestionar de forma inteligente todo el ciclo de vida de los documentos, integrándolo sin fisuras con el sistema ERP corporativo y los procesos financieros y operativos existentes.
Automatización integral del proceso de compras con integración ERP
Actualmente, DocuWare Cloud gestiona de forma centralizada todo el ciclo documental del proceso de compras. Las facturas de proveedores se capturan e indexan automáticamente, independientemente de su formato o canal de entrada, y se concilian con los pedidos y los registros de recepción de mercancías procedentes del ERP. Cuando existe una coincidencia completa con un pedido aprobado previamente, las facturas se contabilizan de forma automática. En los casos que requieren validación, DocuWare activa flujos de aprobación automatizados que involucran a los responsables correspondientes, con notificaciones electrónicas y acceso inmediato a toda la documentación relacionada. Durante todo el proceso, la plataforma mantiene una integración bidireccional con el ERP, garantizando la coherencia de la información y eliminando tareas manuales de bajo valor añadido. El resultado es un proceso más ágil, seguro y transparente, que reduce errores, tiempos de gestión y riesgos operativos.
Más allá de compras: un sistema documental central para toda la organización
El alcance de DocuWare en Henry Schein España y Portugal va más allá del área de compras. La solución se utiliza también para la gestión de facturas emitidas y documentación técnica de producto, consolidándose como el repositorio documental corporativo. Gracias a la integración mediante API, el portal online de la compañía permite a los clientes acceder en tiempo real a su documentación, mejorando la experiencia de servicio y reforzando la relación comercial. En total, más de 70 empleados de áreas como finanzas, administración, logística, atención al cliente y ventas utilizan DocuWare a diario como herramienta de trabajo.
Una base sólida para la estrategia de digitalización
La implantación de DocuWare Cloud ha supuesto un avance significativo en la eficiencia operativa y en el control de los procesos basados en documentos. Los empleados pueden localizar la información en cuestión de segundos desde cualquier ubicación y dispositivo, mientras que la trazabilidad completa de los documentos facilita el cumplimiento normativo y la auditoría interna. Además de los ahorros en costes administrativos y del aumento de la productividad, la compañía ha reforzado la calidad del servicio ofrecido a clientes y socios, al garantizar un acceso rápido y seguro a la documentación relevante. En definitiva, DocuWare Cloud se ha convertido en un elemento clave dentro de la estrategia global de digitalización de Henry Schein España y Portugal, proporcionando una plataforma robusta, flexible y preparada para acompañar el crecimiento futuro del negocio.
