La implementación del sistema DMS en mayo de 2020 se realizó de manera rápida e impecable. En la primera semana ya se involucraron todos los departamentos de las oficinas de Bitsch y Martinach en el flujo de trabajo para la aprobación de facturas. Gracias al funcionamiento intuitivo del sistema, los trabajadores se familiarizaron rápidamente con el nuevo procedimiento del proceso de aprobación en varias fases. A día de hoy, todas las facturas entrantes se almacenan en el archivo central de documentos. Los proveedores ya envían aproximadamente la mitad las facturas por correo electrónico y se pueden archivar fácilmente arrastrando y soltando en DocuWare. Las facturas en papel se escanean, se introducen en el programa de contabilidad, se asignan al empleado o al departamento y se archivan. Así empieza el flujo de trabajo. La factura aparece en la lista de tareas del encargado o la encargada responsable del control. En el Departamento de Compras, esta persona comprueba, por ejemplo, que las cantidades, los precios y las condiciones acordadas sean correctas en las facturas de los grandes proveedores. A continuación, según el límite de aprobación estipulado, la factura se envía automáticamente al jefe del departamento y al gerente para su control y aprobación. Una vez autorizada, aparecerá en el programa de contabilidad automáticamente como aprobada y se incluirá en la siguiente ejecución de pago.
La transparencia está garantizada
Gracias al flujo de trabajo, el procesamiento de facturas ahora es mucho más rápido y transparente. «Puedo ver inmediatamente por quién y cuándo se ha aprobado una factura o cuándo no se ha hecho», afirma el Jefe de finanzas. Él también valora especialmente que, gracias a la cómoda búsqueda de texto resaltada, todos los trabajadores autorizados puedan acceder a los documentos rápidamente, por ejemplo, para encontrar un proveedor de un producto concreto en caso de que un cliente consulte o para obtener una visión general del consumo mensual de electricidad para el Departamento de Calidad.«Ahora encontramos los documentos en cuestión de segundos sin tener que ir al archivo o buscar en archivadores», afirma Roland Steiner. Los empleados ahorran unas diez horas de trabajo a la semana en tareas de archivo, aprobación de facturas y búsqueda, que ahora pueden utilizar para otras tareas. «La inversión en DocuWare ya ha merecido la pena», afirma el Jefe de finanzas.
A día de hoy, se ahorran unas diez horas de trabajo a la semana
Está a punto de introducirse un sistema de gestión de contratos. Cientos de contratos serán escaneados y archivados, desde el contrato del proveedor de productos lácteos hasta los contratos de mantenimiento de los camiones. En el futuro se podrán editar, realizar versiones adicionales y gestionar de manera eficiente con DocuWare.
