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Casos de éxito: Comercio / Comercio al por mayor

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El Grupo Walker en el cantón Valais se ha labrado un nombre en Suiza como vendedor y productor de queso con una larga tradición. Un sistema de gestión documental garantiza que el proceso de aprobación de facturas en la administración se desempeñe de forma segura y transparente.

Para el Grupo Walker, una empresa comercial y productora de queso en Valais, la aprobación de las facturas siempre había sido un proceso que requería mucho tiempo. A día de hoy, todos los departamentos de la empresa familiar suiza se benefician del sistema DMS, que garantiza flujos de trabajo eficientes en la administración.

«Queríamos más seguridad y claridad en el proceso de aprobación de facturas, pero garantizarla con el proceso convencional en papel, suponía un gran esfuerzo», comenta Roland Steiner, CFO del mayorista alimentario y productor tradicional de queso. El negocio familiar con sede en Bitsch y oficinas en Zermatt y Martigny, distribuye a hoteles, restaurantes, a grandes cocinas en hospitales y residencias y a menoristas con unos 9000 productos diferentes. Si un departamento de logística funciona bien, se puede garantizar una entrega profesional, incluso en restaurantes alpinos alejados. El control de las facturas entrantes de 150 proveedores y 200 prestadores de servicios solía ser un proceso tedioso en papel, que requería numerosas autorizaciones manuales, y por lo tanto, a veces surgían errores.

Con la migración al nuevo sistema de contabilidad Sage 200, se tomó la decisión de introducir un sistema de gestión documental. «Queríamos estar a la última en tecnología, tanto a la hora de archivar documentos como en el proceso de aprobación de facturas», comenta el Jefe de finanzas, Steiner. El primer argumento a favor de DocuWare fue la interfaz a Sage 200. Finalmente nos convenció la presentación del Partner de DocuWare, asegura Roland Steiner: «Hemos observado que el sistema se puede ajustar exactamente a las necesidades de nuestra empresa».

País:
Suiza
Sector industrial:
Comercio / Comercio al por mayor
Departamento:
Marketing |Contabilidad |Ventas |Dirección |Producción |Mantenimiento de vehículos |Compra de mercancía |Logística y programación
Implementación:
On-Premises
Integración:
Sage

Con el sistema DMS pudimos digitalizar casi por completo nuestras cuentas a pagar sin modificar significativamente los procesos de trabajo convencionales. Pudimos comenzar a trabajar inmediatamente gracias a que el sistema es muy intuitivo.

Roland Steiner
CFO del Grupo Walker en Bitsch (Suiza)

La implementación del sistema DMS en mayo de 2020 se realizó de manera rápida e impecable. En la primera semana ya se involucraron todos los departamentos de las oficinas de Bitsch y Martinach en el flujo de trabajo para la aprobación de facturas. Gracias al funcionamiento intuitivo del sistema, los trabajadores se familiarizaron rápidamente con el nuevo procedimiento del proceso de aprobación en varias fases. A día de hoy, todas las facturas entrantes se almacenan en el archivo central de documentos. Los proveedores ya envían aproximadamente la mitad las facturas por correo electrónico y se pueden archivar fácilmente arrastrando y soltando en DocuWare. Las facturas en papel se escanean, se introducen en el programa de contabilidad, se asignan al empleado o al departamento y se archivan. Así empieza el flujo de trabajo. La factura aparece en la lista de tareas del encargado o la encargada responsable del control. En el Departamento de Compras, esta persona comprueba, por ejemplo, que las cantidades, los precios y las condiciones acordadas sean correctas en las facturas de los grandes proveedores. A continuación, según el límite de aprobación estipulado, la factura se envía automáticamente al jefe del departamento y al gerente para su control y aprobación. Una vez autorizada, aparecerá en el programa de contabilidad automáticamente como aprobada y se incluirá en la siguiente ejecución de pago.

La transparencia está garantizada

Gracias al flujo de trabajo, el procesamiento de facturas ahora es mucho más rápido y transparente. «Puedo ver inmediatamente por quién y cuándo se ha aprobado una factura o cuándo no se ha hecho», afirma el Jefe de finanzas. Él también valora especialmente que, gracias a la cómoda búsqueda de texto resaltada, todos los trabajadores autorizados puedan acceder a los documentos rápidamente, por ejemplo, para encontrar un proveedor de un producto concreto en caso de que un cliente consulte o para obtener una visión general del consumo mensual de electricidad para el Departamento de Calidad.«Ahora encontramos los documentos en cuestión de segundos sin tener que ir al archivo o buscar en archivadores», afirma Roland Steiner. Los empleados ahorran unas diez horas de trabajo a la semana en tareas de archivo, aprobación de facturas y búsqueda, que ahora pueden utilizar para otras tareas. «La inversión en DocuWare ya ha merecido la pena», afirma el Jefe de finanzas.

A día de hoy, se ahorran unas diez horas de trabajo a la semana

Está a punto de introducirse un sistema de gestión de contratos. Cientos de contratos serán escaneados y archivados, desde el contrato del proveedor de productos lácteos hasta los contratos de mantenimiento de los camiones. En el futuro se podrán editar, realizar versiones adicionales y gestionar de manera eficiente con DocuWare.

El flujo de trabajo nos permite procesar digitalmente la aprobación de las facturas de forma personalizada y específica para cada etapa, así como hacer un seguimiento preciso de cada uno de los pasos de aprobación. Es una gran ventaja poder contar con esta garantía.
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