Configuración flexible de procesos basados en documentos
A día de hoy, casi todos los documentos administrativos se guardan de manera uniforme con DocuWare. La solución archiva las facturas emitidas y los albaranes directamente desde CROSS. Los pedidos de clientes firmados se escanean, se indexan automáticamente y se guardan también. Los flujos de trabajo preconfigurados en DocuWare garantizan la comprobación de las facturas entrantes de forma rápida y fiable, asignándolas a un trabajador determinado de forma automática entre las cuatro oficinas. Otros flujos de trabajo han sido configurados para el comercio online, como p.ej., la entrada de pedidos para artículos de tuning. Si un cliente selecciona «pago anticipado» como modalidad de pago, el departamento de contabilidad recibirá el documento de control correspondiente en su lista de tareas. Tras la recepción del pago, el pedido se marca como «pagado» y se remite al departamento de tuning para su envío. Otro flujo de trabajo preconfigurado acelera la venta de coches de segunda mano que Volkswagen Leasing pone a disposición. El flujo comienza con la llegada de la factura y termina en cuanto el vehículo se ha guardado en el sistema, se ha preparado para la venta y se ha hecho una foto para la tienda online.
Expedientes digitales aumentan la eficiencia
Gracias a DocuWare, también los expedientes de vehículos se han digitalizado. Si un cliente opta por la compra, el contrato firmado se archiva digitalmente. Tras la comprobación por parte del director comercial y la realización de varias tareas por parte del departamento de programación, el vendedor recibe la notificación de que está lista la documentación para el cliente. Gracias a DocuWare, los trabajadores saben en todo momento, qué tareas han sido completadas, y cuáles quedan aún pendientes. Además, toda la documentación está disponible en cualquier momento a través del expediente digital del vehículo.
Simplificación del trabajo para todos
Tanto pedidos, como facturas, contratos o expedientes de vehículos: actualmente se encuentran todos los documentos rápidamente mediante las diversas funciones de búsqueda. Esto es muy útil para procesar reclamaciones, así como a la hora de buscar vehículos específicos. DocuWare permite que cualquier trabajador pueda realizar la mayoría de sus tareas de forma independiente, sin tener que asignarlas a sus compañeros en otras oficinas, lo cual supone una simplificación del trabajo considerable para toda la organización. Hay muchos planes de expansión para la solución basada en la nube. Por ejemplo, un flujo de trabajo en la tienda online que garantice una respuesta más rápida y con ello, un mejor servicio al cliente.
