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Casos de éxito: Producción

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Tan pronto como BMK contabiliza una factura en EE.UU., la dirección comercial en Alemania puede comprobar digitalmente el recibo tras unos segundos. Un sistema de gestión documental basado en la nube vincula las actividades a nivel mundial del especialista alemán en impregnación y optimiza sus procesos globales.

El Grupo BMK es un fabricante líder de recubrimientos de superficies e impregnaciones, que se encuentran en suelos laminados o en mobiliario. La sede principal de la empresa familiar fundada en 1972 se encuentra en la demarcación suaba de Gaildorf-Bröckingen. Sin embargo, el Grupo se ha expandido internacionalmente y está presente en países como EE.UU.. Un sistema de gestión documental basado en la nube ayuda a las empresas a llevar a cabo la contabilidad de manera especialmente eficiente.

Durante años, la contabilidad se ha asignado a un asesor fiscal externo. Al adquirir otra empresa que tenía su propio departamento de contabilidad, se comenzó a utilizar dicho departamento para todo el Grupo. Sin embargo, el nuevo departamento global recién creado tuvo que enfrentarse en un primer momento a algunos problemas propios de cualquier fase inicial. Las dificultades se debieron principalmente a que las facturas entrantes de cada una de las oficinas llegaban al departamento de contabilidad de diferentes maneras. Algunas se escaneaban y enviaban por correo electrónico, otras las llevaban los empleados en sus viajes de negocios entre oficinas, y muchas otras eran enviadas por correo postal. A consecuencia de esto, los documentos a menudo se perdían o se recibían con retraso, por lo que resultaba imposible beneficiarse de ningún descuento en el pago. El Grupo estaba decidido a poner una solución y finalmente la encontró en DocuWare. Debido a la estrategia empresarial expansiva, las posibilidades del sistema en la nube fueron el criterio de selección decisivo, ya que a largo plazo BMK quiere tener toda la tecnología de la información (TI) de su oficina exclusivamente en la nube. Debido a que DocuWare ofrece una gama completa de funciones de la solución en la nube de forma estándar, como el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en marcha, así como diversas posibilidades para la optimización de los procesos, se prefirió el software frente a otros productos de la competencia.

País:
Alemania
Sector industrial:
Producción
Departamento:
Servicio al Cliente |Contabilidad |Recursos humanos |Dirección |IT |Gestión comercial
Implementación:
Cloud
Integración:
QuickBooks (Finance) |Varial (Finance)

DocuWare es un elemento importante de nuestra estrategia en la nube con el que optimizamos nuestros procesos a nivel mundial. Mediante el procesamiento rápido de facturas podemos estar seguros de que aprovechamos las ventajas de descuento.

Jan Martin Zizka
Director de TI, Grupo BMK, Gaildorf-Bröckingen (Alemania)

Trabajar desde cualquier oficina

La implementación del sistema de gestión documental en BMK se llevó a cabo junto con un socio autorizado de DocuWare. Previamente, se crearon los flujos de trabajo necesarios y se integró el software financiero Varial, para que los documentos creados por BMK pudieran almacenarse directamente en el archivo central de documentos. La implementación de DocuWare en la oficina americana en Lexington, Carolina del Norte, se desarrolló exactamente igual. La decisión anterior de trabajar con la nube resultó ser una gran ventaja, ya que los procesos americanos podían ser implementados desde Alemania. Los compañeros de EE.UU. fueron formados para trabajar con la nueva solución en dos semanas. El departamento de contabilidad de Lexington trabajaba con el software financiero QuickBooks, que también se integró en DocuWare. En cuanto a la recepción de facturas, los americanos, a diferencia de sus compañeros alemanes, prefieren un proceso en el que las facturas escaneadas se contabilicen inmediatamente. El siguiente paso en el camino hacia la nube en BMK es la consolidación de los diversos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de contabilidad utilizando la solución en la nube de Microsoft «Dynamics 365 Business Central». Esto permitirá a todos los empleados trabajar globalmente en la nube.

Optimización procesos gracias al sistema de gestión documental

En BMK los objetivos de los proyectos informáticos están claramente definidos: Los procesos deben optimizarse y, en la medida de lo posible, automatizarse, ya que los errores de proceso suelen surgir en las fases en las que se interviene demasiado manualmente. Estos objetivos también se cumplían a la perfección en el proyecto de DocuWare. La solución ofrece al Grupo BMK muchas posibilidades de optimización, como la indexación automática de documentos entrantes, lo cual evita errores y a acelera significativamente los procesos. Al mismo tiempo, llama la atención el alto nivel de aceptación que ha registrado la empresa por parte de los usuarios poco después de la puesta en marcha de DocuWare, lo que no es en absoluto la dinámica natural cuando se introduce un sistema nuevo y simultáneamente se pasa a la nube.

Con DocuWare hemos mejorado con creces nuestro proceso de tramitación de facturas. Los procesos que antes eran muy irregulares se han digitalizado en todo el grupo a través de la solución en la nube.
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