Trabajar desde cualquier oficina
La implementación del sistema de gestión documental en BMK se llevó a cabo junto con un socio autorizado de DocuWare. Previamente, se crearon los flujos de trabajo necesarios y se integró el software financiero Varial, para que los documentos creados por BMK pudieran almacenarse directamente en el archivo central de documentos. La implementación de DocuWare en la oficina americana en Lexington, Carolina del Norte, se desarrolló exactamente igual. La decisión anterior de trabajar con la nube resultó ser una gran ventaja, ya que los procesos americanos podían ser implementados desde Alemania. Los compañeros de EE.UU. fueron formados para trabajar con la nueva solución en dos semanas. El departamento de contabilidad de Lexington trabajaba con el software financiero QuickBooks, que también se integró en DocuWare. En cuanto a la recepción de facturas, los americanos, a diferencia de sus compañeros alemanes, prefieren un proceso en el que las facturas escaneadas se contabilicen inmediatamente. El siguiente paso en el camino hacia la nube en BMK es la consolidación de los diversos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de contabilidad utilizando la solución en la nube de Microsoft ÂŤDynamics 365 Business CentralÂť. Esto permitirá a todos los empleados trabajar globalmente en la nube.
Optimización procesos gracias al sistema de gestión documental
En BMK los objetivos de los proyectos informáticos están claramente definidos: Los procesos deben optimizarse y, en la medida de lo posible, automatizarse, ya que los errores de proceso suelen surgir en las fases en las que se interviene demasiado manualmente. Estos objetivos también se cumplían a la perfección en el proyecto de DocuWare. La solución ofrece al Grupo BMK muchas posibilidades de optimización, como la indexación automática de documentos entrantes, lo cual evita errores y a acelera significativamente los procesos. Al mismo tiempo, llama la atención el alto nivel de aceptación que ha registrado la empresa por parte de los usuarios poco después de la puesta en marcha de DocuWare, lo que no es en absoluto la dinámica natural cuando se introduce un sistema nuevo y simultáneamente se pasa a la nube.
