En un evento informativo, el sistema de gestión de documentos de DocuWare (DMS) fue presentado a Iwan Thür. El concepto completo de flujo de trabajo y la integración sin problemas en el sistema de planificación de recursos empresariales existente, MyFactory, fueron, en última instancia, los factores decisivos para elegir este software. «El partner autorizado de DocuWare hizo un buen trabajo», resume Iwan Thür. Debido a que la empresa obtiene todo su procesamiento electrónico de datos (PED) y su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la nube, era lógico optar también por una solución basada en la nube para el DMS, explica Thür. La buena relación calidad-precio fue otro argumento de peso para la mediana empresa de 27 empleados.
GFT Fassaden AG utiliza DocuWare desde principios de 2020. Según el Director General Thür, la implantación se llevó a cabo rápidamente. Desde el primer momento, el flujo de trabajo de verificación de facturas nos resultó especialmente útil. Todas las facturas entrantes se archivan en el archivo central de documentos, el 95 por ciento de ellas ya se reciben en formato digital, el resto se escanea, se indexa y se archiva. El responsable comprueba la factura y, según el importe, la remite a su superior o directamente al director general, que finalmente la autoriza. Incluso durante la crisis del COVID, los trabajadores podían otorgar autorizaciones trabajando desde casa. De este modo, las facturas se abonaron a tiempo.
En otro flujo de trabajo, las notas de crédito y los pagos a los clientes han de ser comprobados y autorizados en primer lugar, por los trabajadores y luego por la dirección, antes de que el departamento de contabilidad los pueda enviar. La implemetación de DocuWare también abarca al departamento de personal. Aquí, un flujo de trabajo garantiza que los gastos se liquiden rápidamente. La administración de la flota de vehículos acaba de ser reconfigurada con el DMS. «Ahora sé exactamente lo que está sucediendo con cada uno de los vehículos y cuándo tengo que invertir en nuevos», asegura Thür.
«Ahora los procesos de trabajo están regulados uniformemente y, por lo tanto, queda claramente definido quién tiene que hacer qué y cuándo, esto aporta muchas ventajas a la empresa. Ahora trabajamos de manera mucho más rápida y eficiente a la hora de buscar documentos o realizar autorizaciones», subraya el Director General. Si un trabajador no completa sus tareas a tiempo, ahora es posible reaccionar rápidamente. Actualmente apenas hay retrasos en las autorizaciones, principalmente porque la aplicación DocuWare permite a los trabajadores acceder a los documentos desde cualquier lugar, incluso cuando están de viaje.
Iwan Thür valora especialmente el hecho de que el DMS ofrezca tantas posibilidades y se adapte con flexibilidad a las necesidades individuales: «Ahora que conocemos el sistema, queremos automatizar muchos más procesos de trabajo». Uno de sus mayores deseos sería, por ejemplo, implementarlo en la gestión central de pedidos. En un futuro, un flujo de trabajo desde la consulta de precios hasta el pedido evitaría que se generen pedidos incorrectos, que podrían causar grandes costes.
