El nuevo RGPD supuso un problema adicional por la falta de seguridad jurídica en el manejo de documentos digitales, que la empresa recibe a día de hoy, como facturas entrantes de casi todos los proveedores. Finalmente la razón decisiva para implementar un DMS fue precisamente poder garantizar que el proceso de archivado fuese conforme a la ley. La decisión de implementar el sistema se tomó después de una presentación por parte del partner de DocuWare en un evento informativo. La buena relación calidad-precio y la fácil disponibilidad fueron puntos a favor para la solución en la nube. Adicionalmente, la empresa no tuvo que comprar hardware adicional.
El archivo central de documentos y el flujo de trabajo van de la mano
Ahora DocuWare está integrado en Winprojekt, un software especial de la industria de saneamientos. Los presupuestos, las confirmaciones de pedidos, las facturas emitidas, los albaranes de entrega o los recordatorios de pago creados con él se indexan automáticamente mediante la función de impresión y se guardan en el archivo central de documentos. Gracias a la integración en el software de banca electrónica Sfirm, todas las transacciones de pago también se archivan de forma centralizada, al igual que todas las facturas y albaranes entrantes en formato digital. Los pocos documentos que se reciben todavía por correo se escanean, se indexan con el sistema de indexación inteligente y se guardan. Al mismo tiempo, varios flujos de trabajo digital controlan la tramitación del pedido, la emisión de la factura y la supervisión de los pagos. Con la entrada del pedido del cliente, el departamento de montaje recibe una hoja de pedido en la cual se describen los trabajos a realizar y que finalmente será firmada por el cliente. Una vez de vuelta en la oficina, esta hoja se escanea y se guarda en DocuWare, lo cual desencadenará automáticamente los procesos de emisión de la factura y supervisión del pago. De este modo, el sistema muestra recordatorios de pagos pendientes en caso de impago. Los trabajadores pueden acceder en todo momento y con sólo un par de clics a todos los documentos necesarios para tramitar solicitudes de clientes. La verificación electrónica de las facturas entrantes facilita mucho el trabajo y proporciona transparencia. En cuanto una factura digital es archivada a prueba de auditorías, ésta puede ser verificada y autorizada por la dirección de manera rápida y cómoda.
Facilitando el trabajo a todas las partes implicadas
Muchos procesos de trabajo en la administración de la empresa de saneamientos han mejorado gracias a la digitalización y se han acelerado de manera considerable. Junto con la seguridad jurídica garantizada al manejar documentos, su fácil y rápida disponibilidad son las mayores ventajas para los trabajadores. Éstos pueden acceder a los documentos necesarios incluso en carretera o desde las instalaciones del cliente. Por ejemplo, la tediosa búsqueda en carpetas de papel ahora se ha sustituido por la introducción de un número de artículo. Inmediatamente queda claro cuándo y qué mayorista entregó un accesorio. Las piezas de repuesto necesarias se piden de inmediato y los derechos a garantía se aclaran rápidamente. En definitiva, una tremenda simplificación del trabajo para todas las partes involucradas.
