Alta calidad de los datos de índice
Después de que el departamento haya comprobado la factura, las facturas con importes inferiores a 1000 euros van directamente al departamento financiero; para importes superiores, el proceso pasa por el departamento de Control. Cuando el departamento financiero ha aprobado la factura en el último paso, los datos se envían al sistema SAP para su contabilización. Las máscaras de SAP se rellenan previamente mediante los datos de DocuWare. Mientras que el flujo de trabajo se diseñó internamente, la interfaz con SAP fue desarrollada por el Partner de DocuWare. El puente con SAP garantiza que los campos de índice de DocuWare estén perfectamente "mapeados" en la contabilidad SAP.
Mientras que antes una factura podía tardar dos semanas desde su recepción hasta su aprobación, con el uso de DocuWare suele tardar sólo dos días. En caso de vacaciones, se aplica un sistema de sustitución. En relación con los proveedores, esto supone una clara mejora del servicio, ya que se puede informar en cualquier momento si una factura se ha pagado ya. Para los empleados en Contabilidad, el flujo de trabajo digital significa que ya no tienen que trabajar con papel. Al contabilizar las facturas en SAP, hacen clic en un archivo adjunto que es un enlace a DocuWare. A continuación ven los datos contables extraídos por DocuWare en la pantalla izquierda, y en la pantalla derecha ven el sistema SAP donde pueden completar la contabilización.
Muchas ideas para nuevos usos de DocuWare
En el futuro, las solicitudes de compra se introducirán, comprobarán y aprobarán en DocuWare y, a continuación, se enviarán al sistema SAP como propuestas de pedido. Otro tema del ámbito jurídico, el requisito legal de una posibilidad de "denuncia anónima de irregularidades", también se implementará con un formulario de DocuWare. Además de una base de datos de contratos, están surgiendo otros proyectos en las áreas de Desarrollo y Proyectos de Clientes, como por ejemplo un cuadro de mando para evaluaciones.
