La gestión documental impulsa el crecimiento
Al seleccionar el software, también se consideró la introducción de un módulo de gestión documental de la solución contable BMD. Sin embargo, esta opción carecía de flexibilidad y diseño contemporáneo. Además, se barajó la posibilidad de utilizar un sistema de gestión de proyectos con un componente de gestión documental, que ofrecía muchas posibilidades, pero que también habría requerido una gran reestructuración y programación interna. El Partner de DocuWare presentó la combinación perfecta de tecnología moderna, flujos de trabajo preconfigurados y muchas referencias existentes.
Una vez que la empresa se había decidido por DocuWare en abril de 2020, la recepción, la comprobación y el procesamiento de las facturas se comenzó a realizar mediante las bandejas y los archivadores electrónicos. Este gran paso hacia una oficina sin papel se completó en cuestión de pocas semanas. A finales de mayo del mismo año, la empresa empezó a centrarse en el principal proceso operativo: la gestión de los contratos de internet, que se habían firmado en masa desde 2020. Primero se escanearon todos los contratos existentes, que en su mayoría estaban escritos a mano. Alrededor del 50% de los datos del índice pudieron leerse automáticamente, el resto tuvo que introducirse manualmente a posteriori. De esta manera, se digitalizaron los aproximadamente 4.000 contratos antiguos que ahora se pueden encontrar en cuestión de segundos. Actualmente, el departamento de ventas introduce los nuevos contratos mediante un formulario web.
Rápida solución de problemas
El archivador digital de contratos está vinculado a OPENService, la solución de software utilizada en Nöhmer para el establecimiento de conexiones a internet. A través del número de documento, el contrato del cliente gestionado en DocuWare está vinculado a los procesos operativos en OPENService, desde la preparación y configuración de la conexión hasta la facturación. La gestión digital de los contratos hace que el proceso sea transparente y muestra, por ejemplo, si un módem de conexión aún no tiene línea después de tres días. La causa se identifica inmediatamente y se soluciona el problema.
DocuWare también participa en los procesos de adquisición de nuevos clientes: Al cotejar su información con los datos de la agencia austriaca de cartografía, es posible ver qué hogares de una zona residencial de nueva construcción no tienen todavía conexión y, por tanto, pueden ser asignados a los representantes comerciales. De este modo, el sistema de gestión documental impulsa la buena dinámica de ventas y el rápido crecimiento de la empresa.
