Un gran atractivo para East Coast Scaffolding fue el componente de formularios. “Dado que la salud y la seguridad son tan críticas en nuestro sector, los formularios de DocuWare se convirtieron en el punto de partida perfecto para optimizar la evaluación de riesgos específica de cada proyecto de obra y los informes de auditoría”. Los trabajadores pueden llegar a la obra con una tablet, abrir un enlace específico del proyecto, revisar un formulario ya rellenado, añadir fotos, responder a preguntas y enviarlo, lo que proporciona a la empresa acceso instantáneo al informe completado.
“Otra ventaja de los formularios es la posibilidad de enviarlos y remitirlos automáticamente a nuestros clientes”, dijo Aaron. En el sector de la construcción, el usuario final debe recibir una copia de determinados informes y certificados de entrega. DocuWare permite enviar formularios a varios destinatarios de forma automática e instantánea, lo que elimina la necesidad de que un empleado adjunte el formulario a un correo y lo envíe, algo que antes realizaba la empresa. Gracias a esta función, los clientes de East Coast Scaffolding tienen la seguridad de que la documentación se gestiona mediante un proceso conforme a la normativa, coherente y fiable.
DocuWare se integra con el ERP existente de la empresa, una base de datos de Microsoft Access, que se utiliza como su principal herramienta de planificación. Aaron comentó: “Ciertas funciones que se realizan en DocuWare desencadenarán otras acciones dentro de nuestra base de datos. Esto sucede mediante el servidor SQL y mediante - DocuWare pidiéndole que haga cosas -. Es bastante ingenioso cómo se integra todo”. Con esta integración, la empresa obtiene acceso a funciones adicionales, como tareas, flujos de trabajo y listas que ayudan a optimizar los procesos y ayudan al equipo.
East Coast Scaffolding cuenta actualmente con casi 11.000 documentos y 5.300 formularios en DocuWare. Se ha calculado que, tomando como referencia a seis empleados, se ahorran unas 264 horas al año con DocuWare, lo que supone un retorno de la inversión de 40.000 dólares al año.
Para East Coast Scaffolding no solo importan los beneficios inmediatos. La empresa ve un gran potencial a largo plazo en DocuWare y espera con interés las posibilidades adicionales que se introducirán. ”Una gran ventaja es que la plataforma nos prepara para adoptar nuevas tecnologías como la inteligencia artificial. Estamos en el camino correcto para el futuro de nuestra empresa”.
East Coast Scaffolding presta servicios al sector de la construcción. Con sede en Sidney, gestiona unas 250 obras al mismo tiempo. En 2023, East Coast Scaffolding quería modernizar su gestión documental. La empresa utilizaba una aplicación para leer el número de proyecto del documento entrante y almacenarlo en una base de datos. Se trataba de un proceso ineficiente, tedioso y manual. Aaron Fermanis, Managing Director, afirmó: “Requería mucho trabajo administrativo que estos formularios llegaran a donde tenían que ir”.
Ahora es muy sencillo. “La funcionalidad ampliada de DocuWare eliminó ese engorroso procesamiento administrativo”. Se crea un número de proyecto en la base de datos de la empresa y se introduce en DocuWare, lo que permite a los empleados recopilar detalles mediante la indexación con un solo clic, completar la hoja de trabajo, crear el proyecto y almacenar los documentos a medida que lleguen. DocuWare actúa como un repositorio central para todos los documentos relacionados con el proyecto, incluyendo órdenes de compra, planos, adjuntos de correo, informes y presupuestos. Aaron señaló que ahora es “fácil acceder a los documentos y son seguros en toda la empresa”.
