Implementando una solución fácil para los padres

Una vez llevada a cabo la instalación de DocuWare, el colegio podía enviar a los padres un formulario mediante un enlace por correo electrónico, que podían rellenar desde su ordenador. Debido a que los formularios digitales son más rápidos y más fáciles para el usuario que los de papel, los padres respondían más rápido. La herramienta DocuWare Forms utiliza una lógica condicional para garantizar que los padres sólo reciban formularios en relación con las actividades en las que participan sus hijos. Por ejemplo, solamente los padres, cuyos hijos practican algún deporte, recibirán formularios de autorización atlética. Cuando los formularios digitales se envían a las oficinas del distrito, se indexan y almacenan automáticamente usando una tecnología digital segura. «DocuWare nos permitió alcanzar un nivel superior y proporcionar todos los demás formularios de registro y autorización electrónicamente», asegura Roark. «Esto nos ayudó con nuestro objetivo de convertirnos en un distrito con un consumo mínimo de papel».

DocuWare asegura el cumplimiento de conservación de datos

Antes de instalar DocuWare, los empleados realizaban un seguimiento de los planes de conservación de documentos en papel. Esta tarea resultaba muy complicada debido a que los distintos tipos de documentos se rigen por diferentes planes de conservación. Por ejemplo, la información sobre la asistencia debe conservarse durante 20 años, mientras que la información sobre la salud recibida por las enfermeras escolares solo se guarda durante cinco años. Tras la instalación de DocuWare, esta tarea se automatizó. Ahora, los flujos de trabajo de DocuWare ayudan a cumplir automáticamente los planes de conservación de información establecidos por el Departamento de Bibliotecas y Archivos de Kentucky, lo que hace que el cumplimiento de la normativa sea más fácil y transparente. Los auditores del Estado controlan como se lleva a cabo la conservación y es mucho más fácil proporcionarles los documentos solicitados. Las escuelas del distrito escolar DCPS también se pasaron al nuevo método de registro de expedientes académicos que permite búsquedas más rápidas. Esto es especialmente útil para encontrar expedientes escritos a mano de los años 60 y 70. «Utilizábamos un antiguo programa para archivar expedientes y buscábamos algo más moderno con mejores funciones de búsqueda», comenta Roark. «Ahora podemos buscar por el nombre, la fecha de nacimiento o la información de indexación».

La automatización ofrece flexibilidad para los sistemas escolares

Durante la crisis ocasionada por la COVID-19, DocuWare facilitó la asignación de dispositivos para que los profesores pudieran llevarse a casa ordenadores portátiles y otros equipos para implementar el aprendizaje online. Cuando un profesor firmaba un formulario para registrar el equipo que se llevaba a casa, esto se registraba electrónicamente en un iPad. La medida permitió a los maestros firmar la salida del equipo con una mínima interacción con el resto del personal. «Algunas personas piensan que la automatización de oficinas es algo para las grandes empresas, sin embargo, también presenta muchos beneficios para los sistemas educativos», afirma Roark. «DocuWare es utilizado por siete departamentos del distrito escolar de escuelas públicas del condado de Daviess [Daviess County Public Schools (DSPS)] y su uso continúa expandiéndose».