Digitalizando años de información
Después de considerar muchas soluciones de gestión documental, Criterion Tool & Die Inc. escogió DocuWare. La empresa adquirió sus propios servidores y actualmente cuenta con 16 500 documentos digitalizados de casi 100 grandes cajas de almacenamiento y archivadores. Con una persona dedicada a ello que realiza regularmente el escaneo de documentos, se añaden entre 50 y 100 documentos semanalmente, incluyendo tanto los documentos actuales como algunos históricos, que todavía se están digitalizando.
Ahora todas las piezas enviadas a lo largo de la semana se introducen en el sistema DocuWare
Cada pieza fabricada se convierte en un registro en los archivos de DocuWare, que incluye los dibujos dimensionales de la pieza, las copias de los informes de inspección, las certificaciones del material y órdenes de compra. «Si no encuentro algo, debe estar en DocuWare», asegura Kellyanne Gottschalk, Marketing & IT Coordinator de la empresa. «Cambió la dinámica de hacer las cosas aquí».
Poder recuperar documentos digitalmente reduce las horas de trabajo, los árboles cortados y los niveles de estrés
Además de aumentar el espacio en la oficina, la solución de DocuWare redujo enormemente el tiempo invertido en la recuperación de documentos. En vez de tener que buscar en cajas y luego en los registros dentro de estas cajas, la información sobre las piezas se encuentra casi instantáneamente. La empresa está ahorrando aproximadamente 10 horas de trabajo a la semana al poder recuperar los archivos digitalmente. La velocidad e idoneidad de la solución digital resultó especialmente importante durante las auditorías. Antes utilizar DocuWare, los preparativos para la auditoría llevaban muchas horas, pero ahora los documentos se encuentran introduciendo los números de trabajo y recuperando los registros. «El mayor ahorro de tiempo es poder obtener el documento al instante», dice Gottschalk. El hecho de disponer de la información inmediatamente también ha reducido en gran medida los niveles de estrés de los trabajadores durante el periodo de preparación de la auditoría», añade. «Conocemos el número de trabajo y simplemente tenemos que buscarlo para recuperar los documentos solicitados delante del auditor».
Los puestos de formación laboral facilitan aún más que los trabajadores comiencen a usar soluciones de DocuWare
La empresa usa DocuWare para una gran variedad de necesidades, incluyendo la conservación de documentos para la FDA, el sistema de gestión de calidad, el mantenimiento preventivo de máquinas y equipamientos, así como para el almacenamiento de registros de trabajadores y clientes, y de documentos externos usados por el departamento de calidad para sus clientes. La empresa también instaló estaciones de DocuWare en sus tiendas y oficinas para que los trabajadores pudieran aprender a recuperar registros electrónicamente en vez de imprimir documentos en papel. En base a los registros internos de la compañía, la implantación de DocuWare ha contribuido a salvar 41 árboles este año y a ahorrar cientos de dólares en gasto de papel.
