Además, la autoridad supervisora colombiana impone estrictas normas de seguridad para el archivo y la gestión de documentos sensibles. Con el método de trabajo basado en papel y correo electrónico que se utilizaba, era difícil cumplir estas normas de forma fiable, lo que suponía un factor de estrés considerable para todos los empleados, sobre todo durante las auditorías periódicas. En su búsqueda de una solución, Comfenalco Valle Delagente se decidió por DocuWare Cloud. Gracias a su gran funcionalidad y su disponibilidad inmediata en la nube, se impuso a otros productos y se implementó en muy poco tiempo.
Solución digital para la correspondencia entrante y saliente
Con DocuWare, Comfenalco Valle Delagente pudo automatizar todo el proceso de registro y gestión de documentos entrantes y salientes. Los documentos en papel se escanean directamente tras su recepción y la correspondencia electrónica se importa automáticamente. A continuación, DocuWare se encarga de registrar, indexar y archivar los documentos. Cada documento recibe un sello de registro virtual con un número de radicado único y se archiva completamente indexado. El reenvío a las áreas también se realiza mediante sellos electrónicos, habilitados con listas de selección predefinidas. En cuanto un documento se asigna a un área, DocuWare informa por correo electrónico a la auxiliar, quien a su vez remite el proceso al responsable correspondiente. La organización de las cartas de respuesta también se simplificó considerablemente: DocuWare reconoce automáticamente todas las respuestas que los empleados archivan y las transfiere en formato PDF a la plataforma de correo certificado de Andes. Desde allí se realiza el envío con acuse de recibo, sin necesidad de intervención manual. En la actualidad, once empleados del registro central y más de cien empleados de las distintas áreas trabajan a diario con el nuevo sistema de gestión documental.
Beneficios cuantificables
Gracias al alto grado de automatización y al aumento de la productividad, Comfenalco Valle Delagente logró reducir en aproximadamente un 50% el tiempo dedicado al registro y a la gestión de documentos. Así, los empleados disponen de más tiempo para dedicarse a sus tareas principales, lo que se traduce en tiempos de respuesta notablemente más rápidos en la correspondencia y las solicitudes – una ventaja inmediata para los afiliados. Al mismo tiempo, DocuWare garantiza el cumplimiento total de la normativa sobre almacenamiento, procesamiento y seguridad de la información: desde el momento del archivado, el sistema define los plazos de retención y los derechos de acceso, mientas que la búsqueda integrada asegura la trazabilidad completa de cada proceso. Los sellos digitales muestran de manera transparente cuándo se recibió o envió un documento, quién lo gestionó y cuál fue el resultado. Para Comfenalco Valle Delagente, esto se traduce en una gran ventaja: la tranquilidad de cumplir siempre con los más altos estándares normativos, incluso en las auditorías de los entes reguladores y de control, y todo ello con un uso mínimo de recursos.
