Casos de éxito: Administración pública

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Gracias a DocuWare, la oficina municipal de obras públicas de Stuttgart cuenta con una plataforma informática en la que todos los involucrados en el proyecto de construcción del túnel vial de Rosenstein pueden consultar información actualizada a diario sobre el estado del proyecto.

La ejecución de este gran proyecto supone para la oficina municipal de obras públicas de la capital de Baden-Wurtemberg como contratante una misión titánica. Con una longitud total de cerca de 1300 metros, la obra subterránea atraviesa el Parque Rosenstein y zonas del parque zoológico y jardín botánico Wilhelma.

Una fase importante del proyecto de construcción vial es el desmantelamiento de áreas de tráfico existentes, que se sustituirán por zonas verdes y abrirán a los residentes el acceso a la orilla del río Neckar. El plan del proyecto, iniciado en 2013 y cuya finalización está prevista en 2020, tiene como objetivo construir el túnel con el mínimo impacto ambiental posible. Para que tanto la oficina de obras públicas como los despachos de ingenieros encargados de la supervisión y la dirección de la obra por parte de la constructora puedan acceder a todos los documentos relevantes actualizados a diario se ha creado un archivo digital. No obstante, y dado que todos los participantes cuentan con redes informáticas propias protegidas, que limitan considerablemente el intercambio de datos, no resulta practicable la instalación local en uno de los emplazamientos de la obra.

País:
Alemania
Sector industrial:
Administración pública
Departamento:
Controlling |Marketing |Servicio al Cliente |Gestión de proyectos
Implementación:
Cloud

La envergadura de este proyecto de construcción de carreteras supera todas las obras realizadas hasta ahora por nuestra oficina, tanto por lo que respecta al desafío en materia de construcción como por la enorme cantidad de documentos que hay que elaborar, intercambiar y archivar durante todo el desarrollo de la obra. Por tanto, era imprescindible un sistema DMS.

Gerd Schwertner
Responsable de la coordinación del proyecto del túnel vial y de la construcción del túnel en la oficina municipal de obras públicas de la ciudad de Stuttgart (Alemania)

Alta eficiencia en ingeniería civil

De la implementación de DocuWare Cloud se ha encargado un socio comercial de DocuWare con experiencia en el ámbito de la construcción. Todos los integrantes del proyecto utilizan el sistema DMS de forma productiva desde mayo de 2015. Ya durante los primeros cinco meses se archivaron cerca de 4000 documentos de varias páginas en el archivo digital, entre ellos alrededor de 1500 documentos acumulados en 2013 y 2014, los cuales, en la medida en que estaban disponibles en papel, se escanearon en lote y se archivaron estructuradamente. La oficina municipal de obras públicas cuenta para la digitalización con equipos multifunción de alto rendimiento. El inventario consta principalmente de documentos electrónicos o enviados en papel por correo postal que todas las partes implicadas van incorporando al sistema. El almacenamiento de los más de 100 documentos nuevos por semana se efectúa conforme a criterios de clasificación convenidos y claramente definidos. Para la digitalización de representaciones gráficas de gran formato, planos del proyecto y de obra, los participantes pueden recurrir a los servicios del departamento técnico de «reproducción» de la oficina municipal de obras públicas, que dispone de escáneres especiales para este tipo de tareas.

Buena acogida tras las dudas iniciales

Para los cerca de 30 trabajadores encargados de la supervisión de la construcción, de la dirección de la obra y de la oficina municipal de obras públi¬cas que utilizan de forma activa la solución en la nube, el sistema DMS se ha convertido en una plataforma de información indispensable. También durante las reuniones periódicas del proyecto con todos los interesados, incluidas las empresas externas, que se celebran in situ en la obra, el archivo en la nube se utiliza intensivamente para con¬sultar protocolos de reuniones, correspondencia y planes del proyecto. A pesar de las dudas iniciales por parte de algunos participantes, la aceptación de la solución ha ido aumentando sucesivamente con el uso de los espacios del proyecto basados en la nube.

Gracias a la implementación de DocuWare Cloud se han evitado complejas y costosas intervencio¬nes en las infraestructuras de TI existentes. La solución basada en la nube facilita además un control de costes exacto y brinda una flexibilidad extraordinaria gracias a la capacidad de integración. En vista de los buenos resultados y en previsión de la creciente complejidad de los grandes proyectos de construcción, los responsables con¬fían en una futura ampliación de la solución.

DocuWare Cloud brinda la flexibilidad y la transparencia necesarias para nuestro proyecto.
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