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Casos de éxito: Producción

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La cooperativa catalana CADÍ cuenta con una larga historia, en la que los agricultores tenían que reinventarse una y otra vez. El uso de un sistema de gestión documental ayuda ahora a liberar recursos que se reinvierten de forma lucrativa en otras áreas de la organización.

Antes de introducir el sistema de gestión documental, la mayoría de los documentos en CADÍ se guardaban en formato papel. Más de 1.200 facturas entrantes y salientes, autoliquidaciones, cargos y abonos se almacenaban cronológicamente cada mes en cajas, ocupando un espacio considerable de la oficina. A las facturas se sumaban los diferentes documentos electrónicos en los servidores, así como los correos en las bandejas de entrada individuales de los empleados.

La multitud de archivos paralelos no ayudaba a mantener un estilo de trabajo eficiente. En caso de que los empleados necesitaban consultar por ejemplo una factura de un cliente, tenían que ir al archivo, buscar la caja del mes correspondiente, sacar todas las facturas y pasarlas una a una hasta encontrar el recibo con el número correspondiente. La búsqueda era tan laboriosa que casi siempre se prefería volver a imprimir la factura desde el sistema ERP. Gestionar los documentos en el servidor mediante una estructura de carpetas tampoco resultó fácil: cuantos más documentos se acumulaban allí, menos claro era el almacenamiento. En vez de una versión, de repente se encontraban varias copias desactualizadas en el mismo lugar.

País:
España
Sector industrial:
Producción
Departamento:
Contabilidad |Administración |Ventas
Implementación:
On-Premises

En vez de buscar como antes en diferentes archivos físicos y electrónicos, hoy nuestros empleados encuentran documentos importantes en cuestión de segundos. Los recursos que así nos ahorramos se usan para prestar un mejor servicio al cliente y al socio, lo cual beneficia a nuestra cooperativa a nivel global.

Roser Riera Cusí
Responsable TIC, CADÍ Societat Cooperativa Catalana, La Seu d’Urgell, España

La sencillez convence

Mediante el proveedor informático que mantiene los sistemas de impresión de la empresa, CADÍ llegó a conocer DocuWare. La sencillez del sistema le gustó a la empresa desde el principio, igual como la posibilidad de mantener la forma de trabajar después de la introducción del gestor documental. De esta manera, la solución ayudaba a digitalizar los procesos existentes, haciéndolos incluso más eficientes.

En total se han digitalizado tres áreas de la organización: Administración, Ventas y Calidad. Las facturas entrantes que se reciben en formato PDF electrónico se pasan hoy directamente al archivador digital de DocuWare, sin tener que imprimirlas como antes. Facturas salientes se generan una vez por semana en un proceso de impresión automático desde el ERP. DocuWare reconoce automáticamente el tipo del documento, separa los recibos y detecta las palabras clave en diferentes zonas de la factura. En las autoliquidaciones con los socios de la cooperativa, CADÍ aún va un paso más allá: los documentos que se generan desde el ERP pueden mandarse directamente vía correo electrónico a los agricultores. Este proceso es mucho más rápido que antes, lo cual favorece a toda la organización.

Reinvertir los recursos liberados de forma lucrativa

Gracias a DocuWare, la empresa pudo cumplir con su visión de un único lugar para encontrar los documentos, de un único original, y de una sola versión. Para encontrar documentos, los empleados de CADÍ tienen a su disposición diferentes búsquedas dinámicas. También la segunda sede de la empresa en Barcelona se beneficia del gestor documental. Con el fin de poder planificar las próximas actividades comerciales de la empresa, antes se pasaban estadísticas y reportes comerciales tan sólo una vez por mes a la delegación en Barcelona. Hoy es posible acceder vía Internet a todos los documentos y análisis de CADÍ en cualquier momento, puesto que el archivador online y seguro de DocuWare está siempre disponible. De esta manera, los comerciales están ahorrando mucho tiempo y pueden contestar a las preguntas de sus clientes en la misma llamada telefónica, sin tener que pedir la información requerida a la central de la empresa. Gracias a DocuWare la cooperativa CADÍ se ahorra mucho tiempo, que invierte de forma lucrativa en otras áreas de la organización.

La rapidez con la que recuperamos documentos hoy es fantástica. Si un colega está fuera, otro compañero puede acceder a la información relevante, sin tener que conocer la manera personal de almacenamiento de la persona que la ha archivado.
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