La sencillez convence

Mediante el proveedor informático que mantiene los sistemas de impresión de la empresa, CADÍ llegó a conocer DocuWare. La sencillez del sistema le gustó a la empresa desde el principio, igual como la posibilidad de mantener la forma de trabajar después de la introducción del gestor documental. De esta manera, la solución ayudaba a digitalizar los procesos existentes, haciéndolos incluso más eficientes.

En total se han digitalizado tres áreas de la organización: Administración, Ventas y Calidad. Las facturas entrantes que se reciben en formato PDF electrónico se pasan hoy directamente al archivador digital de DocuWare, sin tener que imprimirlas como antes. Facturas salientes se generan una vez por semana en un proceso de impresión automático desde el ERP. DocuWare reconoce automáticamente el tipo del documento, separa los recibos y detecta las palabras clave en diferentes zonas de la factura. En las autoliquidaciones con los socios de la cooperativa, CADÍ aún va un paso más allá: los documentos que se generan desde el ERP pueden mandarse directamente vía correo electrónico a los agricultores. Este proceso es mucho más rápido que antes, lo cual favorece a toda la organización.

Reinvertir los recursos liberados de forma lucrativa

Gracias a DocuWare, la empresa pudo cumplir con su visión de un único lugar para encontrar los documentos, de un único original, y de una sola versión. Para encontrar documentos, los empleados de CADÍ tienen a su disposición diferentes búsquedas dinámicas. También la segunda sede de la empresa en Barcelona se beneficia del gestor documental. Con el fin de poder planificar las próximas actividades comerciales de la empresa, antes se pasaban estadísticas y reportes comerciales tan sólo una vez por mes a la delegación en Barcelona. Hoy es posible acceder vía Internet a todos los documentos y análisis de CADÍ en cualquier momento, puesto que el archivador online y seguro de DocuWare está siempre disponible. De esta manera, los comerciales están ahorrando mucho tiempo y pueden contestar a las preguntas de sus clientes en la misma llamada telefónica, sin tener que pedir la información requerida a la central de la empresa. Gracias a DocuWare la cooperativa CADÍ se ahorra mucho tiempo, que invierte de forma lucrativa en otras áreas de la organización.